Organiser un événement : ce qu'il faut savoir

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Concert, spectacle, soirée, apéritifs urbains…

Un seul formulaire pour vos demandes d’autorisations

Clubs sportifs, associations, comités de quartier, promoteur privé, nombreux sont ceux à souhaiter organiser un événement dans les rues et places de Namur.

Ces organisations sont soumises à réglementation, et doivent faire l’objet de plusieurs demandes d’autorisation, a fortiori lorsqu’elles prennent place sur le domaine public. Pour vous faciliter la vie, la Ville a rassemblé toutes ces demandes d’autorisation dans un formulaire unique, que vous pouvez compléter en ligne.

Ce nouvel outil centralise les demandes à formuler auprès de l’administration communale. Il ne dispense en rien l’organisateur des démarches à effectuer en matière d’assurances, de raccordement électrique, de droits d’auteur. Un mémo en fin de docu ment l’aidera toutefois à lister les démarches restantes, afin de faire de chaque événement une réussite.

Prenons l’exemple d’un concert organisé par une association sur la place de l’Ange. Avant toute chose, il faut s’assurer que la place soit disponible, ni occupée par le marché -ou un autre événement déjà autorisé-, ni par des travaux éventuels.

Ensuite, il faut pouvoir assurer la sécurité du public: les pompiers doivent être informés, inspecter le site et garantir que les installations sont conformes aux normes en vigueur. Il faut également évaluer les risques au niveau de l’ordre public : si 10 000 personnes arrivent sur place, un service d’ordre doit être mis en place, voire même des postes médicaux, comme c’est le cas lors des fêtes de Wallonie.

S’il faut dévier la circulation, le bourgmestre doit prendre un arrêté de police allant dans ce sens. Il faudra également informer les riverains des déviations de circulations et des nuisances sonores éventuelles.

Si, dans le cas de notre concert, un bar est prévu, il faut également une autorisation pour vendre de l’alcool et/ou des denrées alimentaires…

L’affichage lié à un événement, que ce soit par le placement d’affiche ou la distribution de flyers en rue, doit faire l’objet d’une autorisation, de même que le pavoisement (les kakémonos et autres calicots, banderoles ou oriflammes), et le fléchage (marquage au sol ou placement de signalisation).

En dehors de ces considérations, il n’est pas rare que l’organisateur d’événement sollicite une aide matérielle, qu’elle soit financière ou logistique. Mise à disposition de poubelles, scènes mobiles, tables, chaises, de la vaisselle ou encore des samovars, des barrières Nadar, voilà autant de postes sur lesquels la Ville de Namur peut soutenir les événements organisés sur son territoire.

Une fois que vous aurez rassemblé les autorisations, le budget, le matériel, les travailleurs et les volontaires qui feront de votre événement un succès, n’oubliez pas d’en assurer également la promotion. Pour cela, vous pouvez compter également sur le service Communication de la Ville et son agenda de la vie namuroise.

Voir aussi

  • Annoncer votre événement dans l’agenda communal
  • Démarches : Formulaire unique pour les organisateurs d’événement

 

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