Gestion documentaire

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Missions

Collecte

Le service Gestion documentaire – Archives gère un fonds d’archives publiques communales des XIXè et XXè siècles. Ces archives proviennent des différents départements et services de l’administration. La Ville de Namur compte 25 anciennes entités avant la fusion des communes le 1er janvier 1977. Les archives communales antérieures à la création de la Belgique sont consultables au dépôt des Archives de l’Etat à Namur.

Conservation

En prenant en charge les documents, le service Archives cherche à assurer leur pérennité. Un tri est réalisé parmi les archives collectées pour déterminer ce qui n’est pas à conserver. Le classement, l'inventoriage et la communication de documents communaux répondent à des contraintes légales strictes et les archives de la ville sont soumises à la surveillance des Archives Générales du Royaume avec qui elles travaillent en étroite concertation.

Communication

Régulièrement, le service publie des inventaires et met à dispositions de chercheurs, d’associations ou de cercles d’histoire des pièces d’archives dans le cadre d’une publication ou d’une exposition. Le service participe aussi, en relation avec d’autres services de l’Administration, à des travaux pour mettre en évidence des périodes de l’histoire namuroise. Le tout, dans le respect de la législation en vigueur, disponible dans la rubrique "Dispositions réglementaires"

Conseil

En étroite collaboration avec les départements communaux, le service Gestion documentaire – Archives conseille et accompagne les services dans la gestion courante de leurs dossiers et du transfert aux archives, que ce soit sous version papier ou électronique.

Matières

Le service compte plusieurs sous-fonds liés à chacune des 25 anciennes communes (Namur, Beez, Belgrade, Boninne, Bouge, Champion, Cognelée, Daussoulx, Dave, Erpent, Flawinne, Gelbressée, Jambes, Lives-sur-Meuse, Loyers, Malonne, Marche-les-Dames, Naninne, Rhisnes, Saint-Marc, Saint-Servais, Suarlée, Temploux, Vedrin, Wépion, Wierde).

De plus, le service conserve un important fonds urbanistique (permis de bâtir) et environnemental (établissements classés), des actes authentiques, cartes et plans, les délibérations des conseils et collèges communaux des 25 entités.

Dons

Le service Gestion documentaire de la Ville invite tout citoyen qui disposerait de renseignements relatifs à la localisation de fonds d'archives communaux  ou qui  en posséderait chez lui à le contacter. Il est également prêt à accueillir tout fonds d'archives privées qui s'inscrirait dans le cadre géographique de la Ville.

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