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Occupation des salles communales : règlement général

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03/09/2019
02/10/2019

Le présent règlement régit les conditions d’occupation à la journée ou à l’année des salles communales gérées par le service Gestion Immobilière de la Ville.

Belgrade
Salle André Guisset

Naninne
Espace Pierre Collard

Beez
Espace Fernand Massart

Saint-Marc
Centre socio-culturel

Bouge
Réfectoire de l’école de Bouge Moulin-à-Vent

Saint-Servais
Salle Destrebeeq
Espace Hastimoulin

Daussoulx
Salle Amon nos Ôtes

Temploux
Ancienne salle de gymnastique

Dave
Salle Al’Copette

Vedrin
Salle Parmentier

Flawinne
Salle Al’Volée

Wartet
La Bourguignonne

Jambes
Espace Francis Laloux
Réfectoire de l’école Astrid
Salle Jean Materne
Château d’Amée
Réfectoire de l’école de Basse-Enhaive
Auditorium

Wépion
Le Bienvenu
Réfectoire de l’école de Wépion

Ce règlement s’applique aux salles communales (bâtiment et abords) appartenant à la Ville de Namur et proposées à l’occupation. Ces salles sont reprises à l’annexe I du présent règlement.

Ce règlement énumère les règles et modalités qui régissent l’occupation et l’usage des lieux, ainsi que les responsabilités des occupants entre eux et à l’égard de la Ville de Namur, propriétaire.

Les occupants sont tenus de se conformer à ce règlement ainsi qu’au règlement d’ordre intérieur spécifique de chacune des salles.

Les lieux mis à disposition devront être occupés selon la notion juridique : « en bon père de famille ».

Tous les règlements visés dans ce document sont disponibles sur le site internet de la Ville de Namur.

Art. 1 : DISPOSITIONS GENERALES

1. Les différentes salles reprises à l’annexe I du présent règlement peuvent être occupées par toute personne physique ou morale.

2. Sont autorisées : les occupations pour l’organisation de :

  • soirée privée* (mariage, communion, baptême, anniversaire familial, souper, …) à laquelle ne peuvent participer que des personnes nommément et anticipativement invitées par le demandeur de la salle (à charge pour le demandeur de s’assurer que l’accès soit strictement contrôlé par lui ou par toute personne habilitée à cet effet),
  • diverses activités* d’une association (assemblée générale, souper, ...)

*le nombre d’entrées est limité de manière à ce que la capacité de la salle, mentionnée dans l’annexe I ne soit jamais dépassée.

3. Sont interdites : les occupations pour l’organisation de manifestations à caractère lucratif, les bals publics, les soirées estudiantines et de manière générale toute manifestation avec publicité et entrée payante ainsi que toute manifestation qui troublerait l’ordre public et les bonnes mœurs.

4. Le service Gestion Immobilière est autorisé à refuser l’accès aux salles reprises à l’annexe I du présent règlement en cas de garanties insuffisantes quant au niveau du bon déroulement de la manifestation.

5. Toute manifestation qui occasionne du tapage diurne ou nocturne, des dégâts au mobilier de la salle ou au bien occupé sera immédiatement arrêtée par le responsable de salle, avec appel aux Forces de l’Ordre en cas de nécessité.

6. :

A. Toute soirée privée qui s’avère être en fait une soirée publique ou qui se transformerait en cours de déroulement en soirée publique, sera immédiatement arrêtée par le responsable de salle, avec appel aux Forces de l’Ordre en cas de nécessité.

B. L’utilisation de la salle s’effectue dans le respect de la manifestation déclarée lors de la réservation et de la capacité d’accueil prévue dans l’annexe I. Le responsable de salle ou un membre de l’Administration peut, à tout moment, par tout moyen qu’il jugera utile, vérifier que l’occupation respecte bien le contrat signé entre les parties et que le nombre de personnes présentes ne dépasse pas la capacité d’accueil.

Dans les deux cas cités ci-avant, une amende de 500 euros, à titre de dédommagement pour fraude au présent règlement et non-respect du contrat d’occupation sera facturée à l’organisateur.

7. La conclusion d’un contrat d’occupation ne décharge nullement l’organisateur de procéder aux formalités en vue d’obtenir les autorisations nécessaires à l’organisation de la manifestation (SABAM, Rémunération équitable, assurances, …- cf. articles 5 et 8).

8. Le demandeur ne pourra disposer des locaux réservés que si dans les délais requis par le présent règlement :

  • il signe le contrat se rapportant à son occupation,
  • il s’acquitte du montant de l’occupation,
  • il souscrit une assurance "R.C.- Organisateur" (voir article 5)
  • il s’acquitte du paiement de la caution (voir article 4)

9. L’acceptation des conditions d’occupation dégage la Ville de Namur de toute responsabilité du chef de l’occupation de la salle réservée (y compris cuisine, bar, salle annexe/classe reprises dans la convention signée entre l’occupant et la Ville de Namur). Le non-respect du présent règlement et des clauses contractuelles entraînera d’office l’annulation du contrat.

10. Le Collège communal peut modifier la liste des salles reprises à l’annexe I.

11. Le présent règlement abroge tous les autres règlements ainsi que toutes les autres tarifications relatives à l’ensemble des salles visées dans ce document.

12. Le présent règlement sera affiché dans les salles communales proposées à l’occupation. Ce règlement peut être consulté et téléchargé sur le site internet de la Ville – rubrique Location de salles communales.

13. Les Tribunaux de Namur sont compétents pour trancher toutes les contestations généralement quelconques pouvant naître du présent règlement ainsi que du contrat d’occupation établi entre les parties.

Art. 2 : HORAIRES/DISPONIBILITE/DISPOSITIONS SPECIFIQUES

1. Les salles reprises à l’annexe I du présent règlement se réservent :

  • soit à la journée : de 8h00 du matin à 2h00 le matin suivant,
  • soit à l’année :
    • minimum 1 fois / mois pendant l’année scolaire hors période des congés scolaires
    • soit 1 mois / an (uniquement les jours ouvrables)
    • soit minimum 5 jours de suite durant les vacances scolaires,

2. Le demandeur prendra contact avec le responsable de la salle afin de fixer un rendez-vous pour effectuer la prise et la remise des clés ainsi que l’état des lieux d’entrée et de sortie.

3. En cas de perte de clés ou de badge d’accès aux installations communales occupées, le changement de barillet ainsi que le nombre de jeux de clés ou le remplacement du badge pour ces installations seront facturés au demandeur selon le règlement redevance sur les prestations techniques des services communaux.

4. Le Collège communal et/ou le service Gestion Immobilière de la Ville peuvent à titre exceptionnel modifier l’horaire établi en reportant ou avançant les dates réservées pour autant que le demandeur concerné soit averti du changement au moins 40 jours à l’avance.

5. Ouverture et fermeture des locaux :

La remise des clés à l’occupant se fait au moment de l’état des lieux d’entrée. Après l’occupation de la salle, la remise des clés au responsable de la salle se fait au moment de l’état des lieux de sortie.

Dès la fin de leur activité, les occupants sont tenus de fermer à clé les portes d’accès aux salles.

Les occupants sont tenus responsables des vols et dégâts lorsque ceux-ci sont facilités par des oublis ou négligences de leur part.

Les portes d’accès et les sorties de secours doivent être libres de tout objet pouvant entraver une évacuation rapide des lieux.

6. Le demandeur est tenu de quitter les lieux occupés en dernier et de vérifier avant de s’en aller, que tout est en ordre tant au niveau électricité, gaz, eau, chauffage qu’au niveau de la fermeture des portes et fenêtres, et ce dans tous les locaux qu’il a occupés (cuisine, bar, classe, salle, couloirs, toilettes, annexes, ...). Faute d’observer cette règle, il se verra imputer la responsabilité de tous dégâts, accidents, ou autres problèmes qui pourraient résulter de ce manquement et se verra facturer le montant total des réparations qui seraient éventuellement à réaliser.

7. Le demandeur devra se conformer aux directives qui lui seront données par le responsable de la salle, notamment en matière de sécurité et d’hygiène.

Il est, par exemple, formellement interdit à tout demandeur :

  • d’introduire des bonbonnes de gaz, barbecue dans les locaux qu’il a réservés
  • de fumer dans les endroits non prévus à cet effet.

Si un tel fait était constaté, le demandeur sera tenu d’arrêter immédiatement sa manifestation et de quitter les lieux sans retard avec le matériel qu’il y a amené.

8. L’évacuation complète des déchets et la remise en ordre des locaux seront effectués immédiatement après la location et devront être achevées au plus tard le lendemain de la manifestation pour 6h00 (sauf dérogation accordée par le responsable de la salle).

9. Il est strictement interdit (liste non exhaustive) :

  • de suspendre quoi que ce soit au plafond et structures d’éclairage,
  • de fixer, et ce par n’importe quel moyen, quoi que ce soit dans les murs,

En cas de non-respect de ces points, toute dégradation constatée par le responsable de salle (dégâts dans la peinture/revêtement mural ou sol ou plafond), un montant de 80 euros sera d’office retenu sur la caution.

Si toutefois les dégâts causés étaient de plus grande envergure, un devis serait réalisé par les services compétents de la Ville de Namur et les frais facturés. La caution serait retenue également.

  • de fumer dans les locaux. L’occupant prévoira, à proximité des sorties, des seaux de sable pour y écraser les mégots – il les évacuera à la fin de son occupation,
  • de jeter papiers, mégots ou quoi que ce soit d’autre, sinon dans les poubelles prévues à cet effet,
  • par mesure de prévention contre l’incendie, il est défendu d’allumer bougies, cierges ainsi que tout autre ornement du genre (fumigènes, …) et d’éviter l’apport de matériaux ou tissus inflammables. Dans les cours d’école, l’usage de barbecue et méchouis sont également interdit. Pour les autres salles proposées, si l’occupant souhaite faire un barbecue, il lui est demandé de se conformer aux instructions du responsable de salle qui précisera l’endroit où installer le barbecue.

Tous les objets et matériaux à caractère inflammable, tels que vêtements, guirlandes, nappes de papier, …, doivent être gardés éloignés de toute source de chaleur,

  • d’utiliser un générateur de mousse,
  • de dormir sur place,
  • de troubler l’ordre public,
  • de céder ou mettre à disposition les locaux à une tierce personne.

10. Les occupants sont tenus d’enlever les publicités posées dans les salles, dès la fin de leur activité.

11. Lorsque les bâtiments sont équipés d’un système de lutte contre l’incendie ou l’intrusion, tout utilisateur qui déclencherait volontairement et abusivement ce système s’expose à devoir payer les dégâts occasionnés (déplacement du responsable de salle / du service de garde, …).

12. Parkings :

Les parkings ne peuvent pas faire l’objet d’une réservation et ne sont pas compris dans le prix d’occupation.

Les utilisateurs des parkings doivent respecter la signalisation mise en place. Le code de la route reste en vigueur dans ces parkings et aux abords des salles.

Afin d’éviter des accidents en cas d’absence temporaire de signalisation, il importe d’être prudent dans les parkings, entre autre en respectant une vitesse maximale de 5km/h.

13. Précision quant aux espaces verts attenants aux salles : ils sont entretenus régulièrement mais aucune fréquence de passage pour les tontes de pelouse n’est fixée. Les services en charge de ces travaux n’ont aucune obligation d’intervenir avant les weekends d’occupation.

14. Tranquillité publique et tapage nocturne : extrait du Règlement Général de Police (Chapitre 6 : De la tranquillité publique - Section 1 : Du tapage diurne et du tapage nocturne)

Art. 184 : Sont interdits, tous tapages diurnes, de nature à troubler la tranquillité des habitants lorsqu’ils sont causés sans nécessité ou dus à un défaut de prévoyance ou de précaution, qu’ils soient le fait personnel de leurs auteurs ou qu’ils résultent d’appareils en leur détention ou d’animaux attachés à leur garde (ex : appareils de diffusion, instruments de musique, travaux, jeux bruyants, cris d’animaux, moteurs, …).

Art. 184 bis : Sont interdits, tous tapages nocturnes (entre 22.00 heures et 07.00 heures), de nature à troubler la tranquillité des habitants lorsqu’ils sont causés sans nécessité ou dus à un défaut de prévoyance ou de précaution, qu’ils soient le fait personnel de leurs auteurs ou qu’ils résultent d’appareils en leur détention ou d’animaux attachés à leur garde (ex : appareils de diffusion, instruments de musique, travaux, jeux bruyants, cris d’animaux, moteurs, …).

Art. 185 : Sont interdits les tapages susceptibles de troubler la tranquillité ou le repos des habitants du voisinage, notamment ceux provenant d’appareils de diffusion, d’instruments de musique, de travaux industriels, commerciaux ou ménagers, ou de jeux bruyants ou de cris d’animaux.

Art. 186 : Sont interdits sur la voie publique, sauf autorisation écrite du Bourgmestre :

- l’usage de pétards et les feux d’artifice ;

- l’usage de haut-parleurs, d’amplificateurs ou d’autres appareils sonores.

Art. 187 : Les appareils détonateurs automatiques ou non, de quelque type qu’ils soient, destinés à écarter les oiseaux des champs ensemencés, sont interdits sauf autorisation écrite du Bourgmestre. Cette autorisation précise les heures durant lesquelles leur fonctionnement est permis.

Art. 188 : Les organisateurs de réunions publiques ou privées et les exploitants de locaux où se tiennent de telles réunions sont tenus de veiller à ce que le bruit produit à l’intérieur n’incommode pas les habitants du voisinage.

Art. 3 : RESERVATIONS

Dispositions générales

1. Les services de la Ville, du CPAS et de la Zone de Police de Namur ainsi que les associations paracommunales namuroises disposent prioritairement, dans le respect du présent règlement, des salles reprises à l’annexe I pour des manifestations s’inscrivant dans le cadre de leurs fonctions et attributions.

La priorité d’occupation ne vaut que pour autant que la salle n’a pas déjà fait l’objet d’une confirmation d’occupation dûment signé depuis 6 mois au moment où la demande est introduite au Service Gestion Immobilière.

A titre exceptionnel, le Collège communal et/ou le service Gestion Immobilière de la Ville peuvent toutefois annuler, avancer ou reporter à une autre date ladite occupation pour autant que la décision intervienne au plus tard 40 jours avant la date effective d’occupation.

2. Le demandeur qui souhaite conclure un contrat à l’année est tenu de communiquer au service Gestion Immobilière de la Ville son calendrier annuel d’occupation au moins 1 mois avant l’entrée en vigueur de son contrat.

3. Toute demande d’occupation doit parvenir au service Gestion Immobilière de la Ville 1 mois avant la date d’occupation souhaitée.

4. Comme précisé à l’article 1er – point 6 : lorsque le motif de l’occupation s’avère ne pas correspondre au motif réel de l’occupation, une amende de 500 euros sera facturée à l’occupant, pour fraude au présent règlement.

Option

5. Lorsque la date souhaitée par un demandeur est libre, ce dernier peut demander à ce qu’on la retienne pendant une période de 10 jours ouvrables maximum, afin de lui permettre d’arrêter son choix et de procéder aux modalités de confirmation de son option.

Passé ce délai, la demande d’occupation sera automatiquement annulée et la date retenue libérée.

Il est toutefois demandé au demandeur qui bénéficie de cette mesure d’option de bien vouloir, soit par téléphone, soit par courriel ou par courrier, avertir le service Gestion Immobilière de la Ville, au terme du délai accordé, du choix qu’il aura posé.

Confirmation

6. Toute option doit être confirmée par le paiement d’un acompte et la signature d’un document écrit qui reprendra :

  • le nom,
  • le prénom,
  • le numéro de registre national
  • l’adresse complète,
  • le numéro de téléphone de(s) la personne(s) responsable(s),
  • la catégorie à laquelle il appartient (cf. Règlement-redevance pour l’occupation des salles communales),
  • le motif exact de l’occupation,
  • la date réservée,
  • les locaux retenus (grande salle, salle, salle annexe/bar/classe et/ou cuisine),
  • la location éventuelle de vaisselle.

La salle ne pourra pas être occupée ni utilisée exclusivement par des mineurs. L’utilisation de la salle par des mineurs aura pour impératif de nommer une personne majeure responsable de la soirée et des modalités de réservation.

Lorsque l’occupation est accordée à une association, la demande de confirmation reprendra :

  • la dénomination exacte de ladite association,
  • la mention du siège social,
  • le numéro de BCE,
  • le nom, prénom, adresse complète et numéro de téléphone du responsable,
  • une copie des statuts les plus récents parus au Moniteur belge,
  • le motif exact de l’occupation,
  • la date réservée,
  • les locaux retenus (grande salle, salle, salle annexe/bar/classe et/ou cuisine),
  • la location éventuelle de vaisselle.

L’association s’engage à ne pas servir de prête-nom pour masquer les utilisations de particuliers, même adhérents, ou d’utilisation extérieure. Dans le cas contraire, l’association prête-nom ne pourra plus louer de salles communales.

L’occupation se fera sous la responsabilité du président de l’association ou d’un administrateur dûment mandaté par le président.

Acompte :

7. Afin de confirmer la réservation, en plus de la signature du contrat, un acompte de 50 euros sera réclamé au demandeur. Ce montant est payable par voie électronique au service Gestion immobilière au moment de la réservation, maximum dans les 10 jours qui suivent la prise d’option. Cette somme sera déduite du montant global de l’occupation et sera perdu en cas d’annulation de l’occupation.

Paiement de l’occupation :

8. Le solde du montant de l’occupation sera payable préalablement à l’occupation, soit par voie électronique au service Gestion immobilière, soit versé sur le compte de l’Administration communale de Namur conformément aux modalités reprises sur la facture.

A défaut de paiement, l’occupation sera interdite.

Annulation d’une occupation :

9. L’annulation d’une réservation doit se faire obligatoirement par écrit par le demandeur (lettre, courriel ou fax) adressé au Service Gestion Immobilière.

10. L’acompte versé à la signature du contrat sera perdu.

11. En cas d’annulation intervenant moins d’un mois avant la date d’occupation, une indemnité, égale au ¾ du tarif d’occupation (hors frais de nettoyage et de location de vaisselle) sera due par le demandeur qui se désiste. Il sera, en outre, à chaque fois réclamé 12,50 euros de frais supplémentaires de dossier.

12. En cas d’annulation pour cause indépendante à la volonté du demandeur sur base d’un justificatif probant, l’entièreté des montants payés sera remboursée.

Report d’une date d’occupation à une date ultérieure :

13. Il sera permis au demandeur de reporter son occupation à une date ultérieure à condition,

  • qu’il paie le montant total de la location prévue à la date initiale
  • que le report de date se fasse avant la fin de l'année civile (à condition que les locaux soient libres d'occupation à la date souhaitée par l’occupant – ce dernier n'étant pas prioritaire),
  • si l’occupant souhaite changer ou ajouter des salles, une adaptation du tarif sera faite en fonction du prix des salles au moment du changement,
  • si l’occupant ne revient pas vers le service Gestion immobilière au cours de l'année civile concernée par la date d’occupation initiale ou si aucune date proposée ne convient, le montant de la réservation sera perdu pour l’occupant.

Art. 4 : CAUTION

1. Le demandeur est responsable de tous dégâts occasionnés à la salle occupée ainsi qu’aux équipements. Il établira l’état des lieux avec le responsable de la salle, avant et après l’occupation.

2. A l’exception des services de la Ville, du CPAS, de la Zone de Police de Namur ainsi que des associations paracommunales qui occupent les locaux dans le cadre de manifestations s’inscrivant dans le cadre de leurs fonctions et attributions, une caution dont le montant varie de 175€, 350€ ou 525€ (175€/local occupé) sera exigée à titre de garantie.

Cette somme sera déposée maximum une semaine avant l’occupation :

  • soit en espèces à la Caisse centrale - service de la Recette communale (2e étage de l’Hôtel de Ville – ouverte uniquement le matin, de 9h à 12h),
  • soit versée sur le compte de l’Administration Communale de Namur conformément aux modalités reprises sur la facture
  • soit versée sur le compte de l’Administration Communale de Namur au moyen par voie électronique disponible au service Gestion Immobilière.

3. Sur production de l’avis favorable du responsable de la salle figurant sur l’état des lieux de sortie, la caution sera restituée au demandeur ou à la personne désignée par ce dernier.

4. Si des dégâts sont constatés, ceux-ci seront indiqués par le responsable de la salle dans l’état des lieux de sortie. L’état des lieux sera visé par les deux parties. La caution versée ne sera libérée qu’après la remise en état des dégâts aux frais du demandeur.

Art. 5 : ASSURANCE « RESPONSABILITE CIVILE – ORGANISATEUR »

1. Avant toute occupation d’une salle reprise à l’annexe I du présent règlement, le demandeur est tenu de présenter au service Gestion Immobilière la preuve de la souscription à une assurance "Responsabilité Civile - Organisateur".

2. Dans le cadre d’une occupation à l’année, le demandeur est tenu de souscrire une assurance « Responsabilité Civile – Organisateur » et d’en fournir la preuve au Service Gestion Immobilière.

Art. 6 : NETTOYAGE – GESTION DES DECHETS

A Dispositions générales

1. Le demandeur est tenu de se conformer à ce qui est précisé ci-dessous quant aux dispositions pour le nettoyage et la gestion des déchets.

2. En cas de non-respect de ses obligations de remise ne état des lieux occupés constatées par le responsable de la salle dans l’état des lieux de sortie, une pénalité de 250€ sera due et facturée au demandeur.

3. La Ville de Namur s’engage à mettre à disposition du matériel fonctionnel. Il peut arriver que celui-ci soit défaillant le jour de la remise des clés. Dans ce cas, le responsable de salle avise le demandeur. Dans la mesure du possible, il pourra être remplacé par du matériel plus ou moins équivalent. En aucun cas, le locataire ne pourra exiger un remboursement total ou partiel d’une partie de la somme payée pour son occupation.

B. Dispositions spécifiques quant à la remise en ordre et au nettoyage des locaux occupés

4. La remise en ordre des locaux sera effectuée immédiatement après l’occupation et devra être achevées au plus tard le lendemain de la manifestation pour 6h00 (sauf dérogation accordée par le responsable de la salle).

Le nettoyage est compris dans le prix de l’occupation, il comprend le nettoyage « à l’eau » des sols et du matériel de cuisine.

L’occupant remettra les locaux en ordre : rangement des tables, chaises et de tout matériel utilisé pour son occupation. Il respectera les consignes données par le responsable de la salle.

L’ensemble des locaux sera balayé (le matériel nécessaire sera fourni à l’occupant) et les déchets évacués.

5. Le nettoyage du matériel de cuisine (cuisinière, four, friteuse, frigo, congélateur, lave-vaisselle, éviers) et de bar est compris dans le prix de l’occupation. Cependant, il est demandé à l’occupant, après son occupation des lieux de :

Cuisine : après utilisation,

  • les frigos, chambre froide, congélateurs seront débranchés, vidés et resteront ouverts.
  • les friteuses seront vidangées et les huiles évacuées par l’occupant.
  • les fours seront vidés et resteront ouverts.

Bar : les réglages du beer-cooler ne peuvent être modifiés, ni l’alimentation électrique coupée.

Après occupation :

  • les fûts de bière seront débranchés et les pompes à bière seront rincées,
  • les frigos seront débranchés, vidés et resteront ouverts,
  • les armoires et étagères seront vidées,
  • l’évier se retrouvera dans un état de propreté irréprochable.

Toilettes :

  • le papier toilette, les essuie-mains et savons ne sont pas fournis. L’occupant veillera à l’absence de salissures sortant de l’ordinaire pour pareil endroit. Il nettoiera les cuvettes des WC et urinoirs.

6. Après état des lieux contradictoire et vérification du bon fonctionnement du matériel mis à disposition de l’occupant, la Ville décline toute responsabilité en cas de problèmes techniques pouvant survenir pendant la durée d’occupation. Aucune indemnité ne pourra donc lui être réclamée.

Les dégâts éventuels occasionnés pendant l’occupation seront évalués par les services techniques compétents de la Ville de Namur et facturés à l’occupant.

Tout manquement à ces directives peut entraîner le blocage de la caution et le prélèvement d’une amende sur cette dernière

7. Si le locataire loue de la vaisselle, celle-ci sera remise dans un état impeccable : lavée et rangée dans les armoires sur base des indications du responsable de salle. En cas de manquement (disparition, casse, détérioration, vaisselle sale), le responsable de salle l’indiquera dans l’état des lieux de sortie et les frais résultant de ce manquement seront retenus sur la caution déposée par l’occupant.

8. Le nettoyage des abords est à charge de l’occupant : ramassage des papiers, bouteilles, mégots, …

9. Si la salle n’est pas remise en ordre comme il a été convenu à l’heure demandée, le responsable de salle sera autorisé à sortir le matériel pour laisser libre les lieux. Une partie de la caution sera d’office retenue pour non-respect des modalités fixées entre le responsable de salle et le demandeur. La Ville ne sera en rien responsable de dégâts ou pertes occasionnés au matériel du demandeur.

C. Dispositions spécifiques quant à l’évacuation des déchets

10. L’évacuation des déchets devra être effectuée immédiatement après l’occupation de la salle et l’occupant se référera aux directives du responsable de salle et aux dispositions reprises ci-dessous:

11. Les sacs-poubelles ne sont pas fournis par la Ville de Namur.

Deux possibilités sont offertes à l’occupant :

  • la reprise des déchets par l’occupant de la salle,
  • le dépôt des déchets dans des sacs-poubelles réglementaires de la Ville acquis par l’occupant. Les sacs-poubelles réglementaires seront déposés à l’endroit indiqué par le responsable de la salle.

12. Le tri des déchets est d’application dans les bâtiments communaux. Il est donc indispensable de respecter les consignes et le matériel de tri en place.

13. Il est interdit de verser les huiles et les graisses de friture dans les éviers, sanitaires et avaloirs extérieurs. Ces déchets sont repris par le locataire et à déposer dans les parcs à conteneurs.

En cas de non-respect de ce qui précède, une somme de 50€ sera facturée à l’occupant défaillant.

14. Est également d’application le Règlement Général de Police - cf. extrait de ce règlement : Chapitre 2 : De la propreté de la voie publique – Section 6 – Dispositions visant à garantir la sécurité et la propreté :

Art. 73 : Nettoyage de l’espace public en cas de manifestation ou de rassemblement sur ou en dehors de la voie publique

L’organisateur de la manifestation assure l’évacuation régulière des déchets produits lors de la manifestation. Il peut passer, à cet effet, un contrat avec une société privée (mise à disposition de conteneurs, ramassage et évacuation des déchets). En cas d’événements ou animations se déroulant exclusivement sur le domaine communal, l’organisateur peut recourir au service de collecte organisé par la Ville.

Manifestation se déroulant dans une salle ou sur un site privé
Dans un rayon de cinquante mètres aux alentours de la salle ou du site privé où se déroule la manifestation, l’organisateur veille à assurer le nettoyage de l’espace public et l’enlèvement des déchets que la concentration de public a engendrés. Ce nettoyage est assuré régulièrement durant la manifestation et finalisé au plus tard à midi, le lendemain de celle-ci.

Manifestation se déroulant en extérieur, sur un espace public
Dans un rayon de cent mètres aux alentours du site où se déroule la manifestation, l’organisateur veille à assurer le nettoyage de l’espace public et l’enlèvement des déchets que la concentration de public a engendrés. Ce nettoyage est assuré régulièrement durant la manifestation et finalisé au plus tard à midi, le lendemain de celle-ci.

Art. 7 : CAS PARTICULIER - RECEPTION APRES DES FUNERAILLES

1. Lorsqu’une salle communale est encore disponible, la personne souhaitant la réserver devra se présenter au service Gestion Immobilière pour y effectuer les démarches utiles à l’occupation.

2. Le paiement de l’occupation se fera uniquement sur base de la facture

3. Le tarif d’occupation à l’heure sera appliqué.

4. Exceptionnellement, il ne sera ni demandé de déposer une caution, ni de prendre une assurance RC.

Cependant, si des dégâts dus à l’occupation sont constatés par le responsable de la salle, l’occupant s’engage à prendre en charge le montant de frais qui lui sera facturé après estimation des services techniques de la Ville.

Art. 8 : TARIF

Dispositions générales

1. Le montant de la l’occupation est fixé en fonction du tarif en vigueur le jour de la confirmation écrite de la réservation par le service Gestion Immobilière.

Les tarifs couvrent le prix de l’occupation de la salle principale et/ou de la salle annexe/bar/classe et des sanitaires, et de leur mobilier (tables, chaises, …).

2. Le prix de l’occupation d’une salle comprend un forfait pour charges liées à la consommation normale de chauffage, d’électricité et d’eau, et pour le nettoyage à l’eau en fin d’occupation des installations occupées, à l’exclusion du rangement du matériel mis à disposition ainsi que de l’enlèvement des déchets et autres détritus inhérents à la manifestation organisée (cf. article 6 – point B pour les détails liés au nettoyage).

3. Le prix de l’occupation (à la journée ou à l’année) est repris dans le Règlement redevance pour l’occupation des salles communales.

4. Il est éventuellement possible d’occuper des classes des écoles communales dans le cadre de stages extra-scolaires. Ces demandes devront être introduites au service Gestion immobilière et soumises après avis de la Direction de l’implantation scolaire et du service Jeunesse, à l’approbation du Collège communal. Le tarif d’occupation à l’année repris dans le Règlement redevance pour l’occupation des salles communales sera appliqué.

5. Le prix de l’occupation ne couvre pas :

  • les droits d’accises résultant de l’exploitation d’un débit de boissons. Le demandeur procédera aux formalités requises en vue d’obtenir les autorisations nécessaires en ce cas tant du Collège communal que de l’Administration des Douanes et Accises et prendra directement en charge, en dehors de toute intervention de la Ville, toutes dépenses en résultant, ainsi que toute amende qui lui serait infligée pour non respect de la réglementation en cette matière,
  • les droits d’auteur en cas de diffusion de musique : SABAM et rémunération équitable.
  • Le demandeur procédera aux formalités requises notamment en ce qui concerne les déclarations que réclame la réglementation en la matière et prendra directement en charge, en dehors de toute intervention de la Ville, toutes dépenses en résultant, ainsi que toute amende qui lui serait infligée pour non-respect de la réglementation en cette matière,
  • le gardiennage, qui ne pourra être assuré que par un service agréé par le SPF Intérieur, que réclameraient certains événements, qu’il soit prévu par leur organisateur ou imposé par la Ville de Namur. Le demandeur en supportera directement les dépenses, en dehors de toute intervention de la Ville ;
  • les frais d’assurance dont il est question à l’article 5.

Location de vaisselle

6. Certaines salles sont équipées de vaisselle. L’occupant souhaitant louer de la vaisselle devra le préciser lors de la confirmation écrite de sa son occupation.

7. La location de vaisselle est payable au comptant par voie électronique et préalablement à l’occupation de la salle. A défaut, le demandeur ne bénéficiera pas de la vaisselle.

8. La vaisselle se loue par lot de 50 couverts : possibilité de louer pour 50 personnes, 100 personnes ou 150 personnes et au-delà.

9. La vaisselle louée fait l’objet des meilleurs soins de la part de l’emprunteur et est restitué dans un état impeccable.

10. Lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie, l’état du matériel est vérifié contradictoirement par l’occupant et le responsable de la salle. Les frais résultant de la disparition, détérioration et du nettoyage de tout ou une partie du matériel sont à charge de l’occupant (au prix coûtant). Ce montant sera retenu sur la caution (cf. article 4 point 4).

Un lot de 50 couverts comprend :

  • 50 assiettes creuses
  • 50 assiettes plates
  • 50 assiettes à dessert
  • 50 tasses
  • 50 sous-tasses
  • 4 pots à lait
  • 4 sucriers
  • 4 cafetières
  • 4 plats à pâtisserie (30cm)
  • 4 plats à servir ovale (22cm)
  • 4 plats à viande ovale (35cm)
  • 8 saladiers (23cm)
  • 4 saucières

Couverts :

  • 50 cuillères,
  • 50 fourchettes,
  • 50 couteaux,
  • 50 petites cuillères


Verres :

  • 50 verres à vin rouge,
  • 50 verres à vin blanc,
  • 50 flûtes,
  • 50 verres à eau

 

 

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