Règlement général du Challenge de la Ville de Namur

• la finalité sociale de l'organisation devra être renseignée au "Comité Challenge",
• les courses seront réparties dans le calendrier dans le respect des critères suivants:
  • la date choisie n'entrera pas en concurrence avec les Challenges Delhalle, Vals et Châteaux,
  • le nombre total d'épreuves ne dépassera pas 20. La Ville se réserve le droit d'annuler le Challenge si celui-ci n'atteint pas au minimum 10 courses.
  • la localisation géographique des courses devra être répartie de façon équilibrée sur le territoire de la Commune.
• toute nouvelle course désirant entrer dans le Challenge doit introduire le formulaire et en plus démontrer l'expérience d'au minimum une première édition,
• dans un souci environnemental, les organisatrices et organisateurs de courses devront utiliser des gobelets réutilisables (prise en charge financière et gestion par l’organisation).

Art. 4 - Identité de la candidate organisatrice ou du candidat organisateur

Le formulaire de candidature devra comporter les informations suivantes:

• l’identification de l'organisatrice ou de l’organisateur: nom de l’établissement, du club ou de la structure, plus les coordonnées de la personne physique responsable (adresse- tel-courriel),
• la présentation brève de la manifestation: site de départ, date, horaire, plan du parcours,
• le souhait d’implication du service des Sports,
• l’explicatif d’éventuelles mises en place d’actions en termes d’écologie et de respect de la nature,
• les besoins divers.

Art. 5 - Date du dépôt de la candidature

Les dossiers devront être transmis au service des Sports pour le 1er octobre de l’année précédant la saison (YW5pbWF0aW9ucy5ldmVuZW1lbnRzQHZpbGxlLm5hbXVyLmJl).

Chaque organisatrice ou organisateur, même ancien, est tenu de compléter le formulaire de candidature sous peine de se voir exclure du Challenge (pas de reconduction tacite).

Art. 6 - Décision du « Comité Challenge »

Le Comité Challenge, sur décision du Collège communal, informera pour le 1er novembre de chaque année, les candidats organisateurs de la suite réservée à leur demande.

Art. 7 - Coordination générale du Challenge

Le suivi et la coordination générale du Challenge seront assurés par le service des Sports.

Art. 8 - Evaluation de la course

A l’issue de l’organisation, une évaluation sera réalisée par le "Comité Challenge". Les critères porteront principalement sur:

• les installations d’accueil,
• la promotion et la communication sur l’événement,
• le nombre de participantes et participants,
• le nombre de bénévoles assurant le secrétariat, la logistique et l’encadrement de la course,
• la présence de vestiaires, douches, sanitaires et si possible une consigne,
• le bon placement du balisage durant la course et le dé-balisage qui devra impérativement s’effectuer dans les 24h qui suivent la manifestation,
• la présence de panneaux indicateurs tous les kilomètres,
• la présence d’un parking,
• la présence d’un ravitaillement minimum et plus si nécessaire (suivant le nombre total de kilomètres),
• la présence d'un nombre suffisant de signaleuses ou signaleurs habilités (+ de 18 ans) au moins ½ heure avant le début de la course, équipés de gilets fluorescents, de C3 et de brassards tricolores qui se chargeront de la sécurité des joggeuses et joggeurs tout au long du parcours,
• le chronométrage du départ à l'arrivée avec l'utilisation des dossards à puce,
• les inscriptions et les paiements en ligne sont à privilégier, l'organisatrice ou l’organisateur gère lui-même toutes les inscriptions,
• les résultats devront être accessibles en ligne maximum 24h après l’événement,
• les catégories entrant en ligne de compte, doivent être identiques pour toutes les courses du Challenge:
  • Catégorie Dames et Messieurs :
    • Juniors (de 12 à 17 ans)
    • Espoirs (de 18 à 19 ans)
    • Seniors (de 20 à 39 ans)
    • Ainées - vétérans A (de 40 à 49 ans)
    • Ainées – vétérans B (de 50 à 59 ans)
    • Ainées – vétérans C (de 60 à 69 ans)
    • Ainées – vétérans D (70 ans et plus)
  • Enfants : moins de 12 ans au moment de la course

Art. 9 - Communication

Un visuel (logo) de la Ville de Namur et du service des Sports sera repris sur l’ensemble de la communication réalisée par l'organisatrice ou l’organisateur, ainsi que les logos de nos partenaires sur l’ensemble du Challenge.

Chaque organisatrice ou organisateur est tenu d’envoyer au service des Sports le texte de présentation de sa course avec toutes les modalités (paiement, inscriptions, …) pour le 1er décembre au plus tard.

Art. 10 - Assurance

L’organisatrice ou l'organisateur est tenu de souscrire une assurance en responsabilité civile. La preuve doit être fournie avant l’événement à l’adresse: YW5pbWF0aW9ucy5ldmVuZW1lbnRzQHZpbGxlLm5hbXVyLmJl

Art. 11 - Sécurité

La Ville de Namur se réserve le droit d’annuler une épreuve sans que les organisatrices et organisateurs ne puissent prétendre à un quelconque dédommagement en cas de force majeure, de catastrophe naturelle ou de toute autre circonstance mettant en danger la sécurité des concurrentes et concurrents ou rendant l’organisation impossible.

Art. 12 - Le service des Sports de la Ville de Namur assure :

• la présence de maximum 2 membres du personnel du service des Sports (accompagnés de bénévoles mis à disposition par l’organisation) pour assurer le ravitaillement en eau à l’arrivée dans des gobelets réutilisables fournis par l'organisatrice ou l’organisateur,
• le prêt de chasubles fluorescentes, de C3, de brassards et de flèches. Le matériel devra être intégralement rendu dans l’état dans lequel il a été prêté. Le matériel non rendu ou détérioré devra être remplacé à l'identique par l'organisateur;
• la promotion de la course dans le cadre du Challenge:
  • Sur le site Internet de la Ville de Namur
  • Dans l’agenda « Go running », dans le magazine Zatopek et dans les médias partenaires (5 pavés en général)
• l’organisation de la remise des prix (fin janvier) et la remise de récompenses à tous les challengers, ainsi qu’aux premières et premiers de chaque catégorie des courtes et longues distances.

Art. 13 - Procédure à suivre pour l’organisation des courses

L'organisatrice ou l’organisateur devra:

• prendre contact avec le DPS (Domaine public et sécurité), au 081/24.60.14 ou par mail, à l’adresse ZHBzQHZpbGxlLm5hbXVyLmJl pour vérifier les disponibilités d’occupation de l’espace public (principalement pour le centre-ville et la Citadelle),
• respecter le calendrier du challenge Delhalle, Vals et Châteaux,
• remplir le formulaire « occupation du domaine public » au minimum 3 mois avant la date souhaitée pour l’épreuve (6 mois si c’est pour une traversée de la Citadelle), et y joindre le plan du parcours,
• seul un formulaire complet (avec annexes éventuelles) sera analysé et repris pour inscription à l’agenda des manifestations.

Aux participants :

Art. 14

Le Challenge est ouvert à toutes et à tous, affilié·es à un club ou non.

Art. 15

Les coureuses et coureurs repris dans la catégorie "Juniors" (12-17 ans) devront impérativement présenter une autorisation parentale de participation aux courses du challenge avec un certificat médical ou une décharge dégageant la Ville de tout responsabilité en cas d'accident signée par un des parents ou tuteurs légaux du mineur d'âge.

Art. 16

La participation au Challenge est gratuite.

Art. 17

La participante ou le participant choisit sa distance. Elle ou il peut néanmoins être en course sur les 2 distances, si elle ou il le signale à l’inscription.

Le classement est distinct pour les 2 distances.

Art. 18

Le calcul des points s’effectue de la manière suivante :

• un classement est établi lors de chaque course,
• la 1ère ou le 1er challenger se voit attribuer 1.000 points,
• une formule est ensuite appliquée pour chaque challenger ou challengeuse, elle tient compte du nombre de participantes et de participants à la course ainsi que de la place obtenue à l’arrivée,
• en fin de saison, toute participante ou tout participant effectuant des courses supplémentaires au minimum exigé dans le tableau de référence repris ci-dessous se verra attribué un bonus de 10 points supplémentaires par course:

Art. 19

En cas d’inscription en cours de saison, seront prises en compte les courses déjà effectuées pour autant que la place et le temps réalisé soient communiqués au service des Sports pour vérification.

Art. 20

La remise des prix du Challenge se déroule fin janvier de l’année suivante. Les joggeuses et joggeurs ayant participé, dans une des 2 distances, au minimum de courses exigé dans le tableau de référence repris à l'art. 17 se verront invités à la remise de prix et un cadeau leur sera remis.

Les enfants seront également récompensés lors de cette soirée de remise de prix mais aucun classement ne sera établi.

Art. 21

Par son inscription au Challenge, la joggeuse ou le joggeur autorise la Ville à utiliser son image à des fins de promotion du Challenge ou des épreuves qui le constituent.

Art. 22

La joggeuse ou le joggeur atteste qu'elle ou il est apte médicalement à la pratique de la course à pied en compétition et décharge la Ville de Namur et les organisateurs de la course de toute responsabilité en cas de problème de santé pouvant survenir durant l'épreuve sportive.

Les concurrentes et concurrents mineurs d’âge courent sous la responsabilité médicale de leurs parents ou tutrice ou tuteur.

Art. 23

Toute tricherie avérée dans une course du Challenge sera pénalisée par l’exclusion du Challenge de l’année en cours. Il en sera de même pour toute complicité de tricherie.

Art. 24

Il est interdit de courir avec des chiens (excepté chiens guides avec accord de l'organisatrice ou de l'organisateur).

Art. 25

Tout traitement de données à caractère personnel initié par la mise en œuvre du présent règlement est réalisé dans le respect de la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, notamment, le Règlement (UE) du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

En sa qualité de responsable de traitement, la Ville de Namur, représentée par le Collège communal, traite les données à caractère personnel collectées dans le respect des prescrits légaux précités.

Dans le cadre de la mise en œuvre du présent règlement toute personne consent au traitement de ses données à caractère personnel par la Ville de Namur.

Toute demande d’information et/ou d’accès aux données à caractère personnel traitées par la Ville de Namur est à adresser par courriel à l’adresse : ZHBvQHZpbGxlLm5hbXVyLmJl.

Art. 26

Ce règlement entrera en vigueur au 1er janvier 2023 après sa publication par affichage conformément au prescrit des articles L1133-1 et L-1133-2 du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation.