Dispositions préliminaires
Pour l’application du présent règlement, il faut entendre par :
Producteur d’archives
Tout organisme qui dans l’exercice de ses fonctions constitue des archives. Chaque service communal et chacune de ses entités sont producteurs d’archives.
Document d’archives
Document qui, quel que soit son support, sa date ou sa forme matérielle, est créé ou reçu par les services communaux dans l’exercice de leurs fonctions ou activités et est destiné, par sa nature, à être conservé par ces services.
Cycle de vie d’un document d’archives
Tout document d’archives connaît un cycle de vie marqué par trois phases, la phase courante, intermédiaire et statique/définitive :
Archives courantes
Documents d’archives utilisés habituellement par les services communaux qui les ont produits en vue d’assurer le traitement des affaires en cours. Ces archives, tant qu’elles présentent une valeur administrative, sont conservées dans le service producteur d´archives.
Archives intermédiaires
Documents d’archives qui ont cessé d’être considérés comme des archives courantes mais dont le délai de conservation n’est pas encore expiré.
Archives statiques et définitives
Documents d’archives ne présentant plus d’utilité courante pour les services communaux. Formant une source d’informations administratives, scientifiques et culturelles, ces documents acquièrent une valeur historique qui justifie leur versement et leur conservation permanente au Service des Archives de la Ville.
Valeur administrative
Durée durant laquelle les documents d’archives présentent une utilité pour l’exercice des fonctions des services communaux.
Délai de conservation
Période durant laquelle les documents d’archives doivent être conservés par les services communaux et au terme de laquelle est appliquée la décision concernant leur destination définitive.
Destination définitive
Elle désigne soit la conservation permanente par le Service des Archives de la Ville d’un document d’archives, soit la destruction moyennant l’avis préalable du Service des Archives de la Ville.
Conservation
Ensemble des méthodes et procédés destinés à assurer la sauvegarde matérielle des documents d’archives quel que soit leur support.
Local d’archives
Local spécialement aménagé par les services communaux pour la conservation d’archives courantes et intermédiaires.
Dépôt d’archives
Bâtiment utilisé par le Service des Archives de la Ville et spécialement aménagé pour la conservation permanente d’archives statiques et définitives.
Plan de classement
Schéma prédéterminé servant de guide pour le classement d’archives courantes.
Tableau de tri et d’élimination
Liste systématique des catégories de documents d’archives produits par les services communaux mentionnant leur délai de conservation et leur destination définitive.
Elagage
Méthode de tri document par document aboutissant à l´élimination des doubles au sein d´un même dossier, des copies et des formulaires vierges.
Versement
Opération matérielle et procédure administrative par lesquelles les documents d’archives des services communaux sont transférés au Service des Archives de la Ville.
Bordereau de versement
Etat détaillé des documents d’archives faisant l’objet d’un versement.
Bordereau d’élimination
Etat énumérant les documents d’archives destinés à être détruits.
Classement
Ensemble des opérations de mise en ordre de documents d’archives en application des règles de l’archivistique.
Instrument de recherche
Terme qui désigne un état énumérant et/ou décrivant un ensemble de documents d’archives, notamment un inventaire.
Consultabilité
Caractère attaché à des archives et permettant leur consultation conformément à la réglementation existante.
Titre 1 : Les missions du Service des Archives de la Ville
Art. 1
Le Service des Archives de la Ville exerce les missions suivantes :
- Mission de conseil, d’assistance, de surveillance et de contrôle des producteurs d’archives en matière archivistique auprès de tous les services communaux ;
- Mission de conservation d’archives publiques et privées, suivant l’évolution des techniques archivistiques ;
- Mission scientifique d’inventoriage et de valorisation des archives de la Ville ;
- Mission culturelle, pédagogique et éducative en vue de promouvoir la connaissance de l’histoire de Namur, la protection du patrimoine et une réflexion citoyenne sur la Ville.
Titre 2 : Les archives des Services communaux
Chapitre 1 : Dispositions générales
Art. 2
Chaque producteur d’archives est responsable de la gestion des archives courantes et intermédiaires qui le concerne. Il prend pour cette gestion l’avis préalable de l’Archiviste de la Ville.
Art. 3
Pour la gestion des archives courantes et intermédiaires des services communaux, le Service des Archives de la Ville est chargé de :
- Conseiller les services sur la production de documents ;
- Former le personnel de la Ville à la gestion des documents d´archives ;
- Instruire en matière d’élagage et de conservation ;
- Assister à l´élaboration du plan de classement et du tableau de tri et d´élimination pour chaque service ;
- Contrôler la sauvegarde et la conservation des documents d’archives dans les services, tant les archives sur support papier que celles sur support électronique ;
- Définir, contrôler et gérer la procédure de versement des documents d’archives sur support papier ou électronique, au Service des Archives de la Ville, ainsi que les procédures d’élimination des documents d’archives ;
- Ordonner la conservation de documents d’archives qui risquent une destruction non réglementaire et si nécessaire leur versement anticipé au Service des Archives de la Ville ;
- Conseiller la création, l’adaptation, l’aménagement et l’entretien des locaux d’archives des services communaux.
Art. 4
Chaque producteur d’archives gère les locaux d’archives qui lui sont affectés et surveille la conservation dans les bureaux et dans les locaux d’archives tant des archives sur support papier que celles sur support électronique, afin d’assurer notamment la protection physique des documents d’archives, entre autres contre les agents de détérioration (température ambiante ; humidité relative ; protection contre les insectes, le feu et les inondations).
Art. 5
L’accès aux documents d’archives conservés dans les services, sur support papier et sur support électronique, est placé sous le contrôle des chefs de département et des chefs de service qui en déterminent les procédures.
Chapitre 2 : Les missions d’enquête et de contrôle des services communaux par le Service des Archives de la Ville
Art. 6
L’Archiviste de la Ville ou son délégué effectue régulièrement des visites dans tous les services de la Ville et contrôle la conservation des documents d’archives.
Art. 7
Tous les documents d’archives conservés dans les services communaux sont accessibles à l’Archiviste de la Ville ou son délégué.
Art. 8
Chaque service, chef de service ou chef de département fournit à l’Archiviste de la Ville ou son délégué tous les renseignements ou documents nécessaires à la mission d’enquête et de contrôle.
Art. 9
Un rapport de visite contenant les observations et les éventuelles mesures à prendre est communiqué au Chef de Département et au Chef de Service. Ils veillent à l’application de ces mesures au sein de ses services.
Chapitre 3 : Le tableau de gestion, de tri et d’élimination des archives
Art. 10
L’Archiviste de la Ville élabore en collaboration avec les Chefs de service et leurs services, un tableau de tri des archives, suivant les spécificités de leur service. Ces tableaux sont approuvés par l´Archiviste, le Collège des Bourgmestre et Echevins et l´Archiviste général du Royaume.
Art. 11
Chaque producteur d’archives prévoit, avec la collaboration de l’Archiviste de la Ville, une procédure d’élagage des archives courantes qu’il produit devant être versées au service des archives.
Art. 12
L’archiviste de la Ville et le service informatique prévoient en collaboration avec les producteurs d’archives une procédure de conservation des archives sur support électronique. Tout transfert de document d’archives d’un support papier ou d’un support électronique obsolète vers des nouveaux supports informatiques se fait moyennant l’avis préalable de l’Archiviste de la Ville.
Art. 13
Les tableaux de tri et d’élimination prévoient les délais de versement, les délais de conservation et la destination définitive des documents d’archives. Ces délais doivent être mentionnés sur l’étiquette d’identification des boîtes de documents d’archives sur support papier et doivent être liés aux procédures de stockage de documents sur support électronique.
Art. 14
Les tableaux de tri et d’élimination font l’objet d’évaluation et de mises à jour, suivant les mêmes procédures, en fonction de l’organisation des services communaux, de la législation et de la réglementation archivistique en vigueur.
Chapitre 4 : Le versement des documents d’archives au Service des Archives de la Ville
Art. 15
Le versement de documents d’archives au Service des Archives de la Ville ne pourra être effectué que s’il est accompagné d’un bordereau de versement, suivant le modèle approuvé par le Collège des Bourgmestre et Echevins, signé par le responsable du versement et par l’Archiviste-conservateur (Annexe 1). Ce bordereau est envoyé par courrier électronique à l’Archiviste préalablement à tout versement.
Art. 16
Le versement de documents d´archives sur support papier au Service des Archives de la Ville a lieu dans les conditions suivantes :
- Les documents d´archives sont conditionnés dans les boîtes préconisées par le Service des Archives de la Ville ;
- Les boîtes sont étiquetées provisoirement (avec le nom du service communal, la dénomination de la série, l’(les) année(s) et le numéro d’ordre de la boîte) ;
- En particulier lorsque les archives sont destinées à être conservées définitivement, les dossiers sont épurés au maximum et dans la mesure du possible de tous les objets métalliques, élastiques et fardes plastiques qui risqueraient de nuire à la bonne conservation du papier. Les doubles peuvent également être éliminés par le service versant ;
- Les documents d’archives sont versés dans le bon ordre et le respect du classement du service ;
- Tout instrument de recherche susceptible de faciliter l’accessibilité aux documents d’archives versés est joint (index ; listes ; inventaires) ;
- Le Service des Archives de la Ville organise le transfert du service vers les locaux adéquats.
Art. 17
Lors du versement, le Service des Archives de la Ville vérifie le contenu à l’aide du bordereau de versement. Seuls les documents d’archives mentionnés sur le bordereau de versement sont acceptés.
Art. 18
Les modalités de versement des documents électroniques seront définies ultérieurement en accord avec le Service Informatique.
Chapitre 5 : La destruction de documents d’archives
Art. 19
Aucune destruction de documents d’archives, tant les archives sur support papier que les archives sur support électronique, n’a lieu sans l’autorisation préalable de l’Archiviste de la Ville.
Art. 20
La destruction de documents est réalisée par le service des Archives après consultation et accord du Chef de Service concerné.
Art. 21
La destruction de documents d’archives (hormis les doubles) ne pourra être réalisée que si elle est accompagnée d’un bordereau d’élimination, validé par le Collège et par les Archives de l’État. (Annexe 2)
Art. 22
La destruction est soit réalisée en interne par le Service des Archives, soit confiée à une firme spécialisée qui fournit une attestation de destruction des documents.
Chapitre 6 : La consultation par les services communaux de documents d’archives versés au Service des Archives de la Ville
Art. 23
La consultation des documents d’archives conservés dans les dépôts du Service des Archives de la Ville par le personnel des services communaux pour les besoins administratifs de leur service s’opère sur demande préalable introduite (par courrier, courriel ou téléphone) auprès de l’Archiviste de la Ville. Suivant les cas, la mise à disposition des documents s’opère soit dans les locaux du Service des Archives, en vue de garantir l’intégrité des fonds d’archives, leur classement et conservation, soit par transfert des documents au sein du service concerné. Dans ce deuxième cas, le demandeur accuse réception et s’engage à restituer à une date arrêtée les documents d’archives dans le même ordre et état ainsi que dans leur intégralité par la signature du formulaire approuvé par le Collège des Bourgmestre et Echevins. (Annexe 3)
Art. 24
Par exception, les services financiers, Urbanisme et Population-État-civil ont accès directement aux locaux à archives qui leurs sont attribués. Ils sont néanmoins priés de remettre les documents, dans le même ordre et dans leur intégralité, à leur emplacement dans un délai raisonnable.
Titre 3 : Les archives statiques et définitives de la Ville
Art. 25
Pour la gestion des archives statiques et définitives, le Service des Archives de la Ville est chargé de :
- Conserver les documents d´archives, les classer et les inventorier ;
- Mettre les documents d’archives à la disposition des citoyens, suivant les principes légaux et réglementaires de publicité des administrations publiques et de respect de la vie privée ;
- Orienter les visiteurs du Service des Archives de la Ville dans leurs recherches ;
- Saisir les occasions d’enrichir le patrimoine de la Ville par achats, dons ou dépôts par contrat d’archives, dans le cadre de la politique d’acquisition du Service des Archives de la Ville consistant en la récolte des traces et témoignages les plus complets de la mémoire collective namuroise, de la vie politique, sociale, économique, urbanistique, culturelle et intellectuelle de la Ville, du moyen âge à nos jours ; les dépôts par contrat d’autres institutions soumises à la loi sur les archives exigent l’autorisation préalable de l’Archiviste général du Royaume et l’accord du Collège des Bourgmestre et Echevins (Annexe 7) ;
- Gérer les dépôts d’archives du Service des Archives de la Ville, les rendre conformes en matière de sécurité et aux normes appropriées à la conservation du patrimoine archivistique, notamment du point de vue des températures, de l’hygrométrie, et de lutte contre les agents de détérioration (eau, feu, poussière, lumière, insectes) ;
- Faire procéder à la restauration des documents d’archives endommagés par une remise en état ou un renforcement ;
- Faire reproduire les documents d’archives en péril vu le danger de détérioration ou la fréquence de demandes en communication vers d’autres supports techniquement disponibles ;
- Organiser la consultation des archives de la Ville par des citoyens ;
- Valoriser les fonds et les collections de la Ville, par la rédaction de guides et d’instruments de recherche facilitant l´accès aux documents d’archives ou par la participation du Service Archives à des expositions, conférences ou colloques.
Art. 26
L’Archiviste de la Ville accorde et réglemente l´emprunt de documents d’archives statiques et définitives pour les expositions organisées à l´instigation de la Ville ou d’autres institutions ou pour les faire reproduire sur d´autres supports. Les pièces empruntées doivent être assurées, exposées et/ou traitées dans le respect des principes de conservation du patrimoine archivistique. Les conditions générales et les formulaires d´emprunts sont approuvés par le Collège de Bourgmestre et Echevins. (Annexe 4)
Art. 27
L’accès aux dépôts du Service des Archives de la Ville est strictement réservé au personnel du Service. Le Collège des Bourgmestre et Echevins peut y déroger moyennant l’avis préalable de l’Archiviste de la Ville. Une dérogation est pour l’instant attribuée aux agents des services Finances, Urbanisme et Population.
Art. 28
Dans tous les locaux de conservation des Archives de la Ville, l’interdiction de fumer, boire et manger prévaut.
Titre 4 : Le service au public
Chapitre 1 : Dispositions générales
Art. 29
Le Collège des Bourgmestre et Echevins détermine, moyennant l’avis préalable de l’Archiviste de la Ville, les modalités d’accès aux archives définitives de la Ville, les règles de consultation des documents d’archives suivant la législation archivistique en vigueur et la législation relative à la publicité des administrations publiques et communales, ainsi que les modalités pour les reproductions et leurs droits, pour les prêts extérieurs et pour la sécurité antivol.
Art. 30
Les originaux des documents d’archives microfilmés ou reproduits sur un autre support ne sont pas donnés en consultation, sauf avec autorisation préalable de l’Archiviste de la Ville.
Art. 31
Les emprunts à domicile de documents d’archives et/ou de livres ne sont pas autorisés.
Chapitre 2 : La consultation de documents au sein du Service des Archives de la Ville
Art. 32
Toute demande de consultation doit être adressée par courrier de la façon suivante :
Collège des Bourgmestre et Échevins
Service Gestion documentaire-Archives
Hôtel de Ville
5000 Namur
Ou par courriel adressé à l’adresse suivante :
YXJjaGl2ZXNAdmlsbGUubmFtdXIuYmU= à l’attention du Collège des Bourgmestre et Échevins
Art. 33
Suivant la législation archivistique en vigueur et la législation relative à la publicité des administrations publiques et communales ainsi que la législation sur le respect de la vie privée, l’Archiviste de la Ville prend la décision de répondre favorablement ou non à la demande du citoyen.
Art. 34
A chaque visite, le lecteur remplit un formulaire de consultation de document dans lequel il certifie n’utiliser les données récoltées que dans les limites qui lui sont autorisées. (Annexe5)
Art. 35
L’Archiviste de la Ville ou ses délégués orientent les lecteurs. Des recherches approfondies pour des tiers peuvent être effectuées moyennant paiement de la redevance fixée par le règlement communal du 8 décembre 2009.
Chapitre 3 : La consultation des documents d’archives publiques
Art. 36
Les demandes de communication de documents d’archives publiques de plus de 30 ans sont acceptées, à l’exception des documents mentionnés à l’article 37 du présent règlement, des registres de l’État civil et des registres de population, disponibles en version microfilmée aux Archives de l’État à Namur, des documents d’archives présentant un danger de dégradation, définis par l’Archiviste.
Art. 37
Les demandes de communication de documents d’archives publiques de moins de 100 ans qui contiennent ou peuvent contenir des éléments relatifs à la vie privée ne sont pas acceptées, sauf autorisation écrite préalable, validée par le membre du Collège des Bourgmestre et Échevins responsable des archives et contresignée par le Secrétaire Communal ou son délégué.
Art. 38
En vertu du principe de transparence et de la loi sur la publicité de l’administration du 12 novembre 1997, les demandes de communication de documents administratifs de moins de 30 ans peuvent également être acceptées, moyennant autorisation préalable des Bourgmestre et/ou Échevins compétents, pour les matières qui relèvent des documents d’archives demandés en consultation, et du Secrétaire Communal ou de son délégué.
Art. 39
Les demandes de communication des registres de l’Etat civil de la Ville de Namur de moins de 100 ans sont acceptées avec l’autorisation écrite préalable du Président du Tribunal de Première Instance de l’arrondissement judiciaire de Namur.
Art. 40
Selon la législation en vigueur, les demandes de communication des registres de population de la Ville de Namur ne sont pas autorisées. Toute délivrance d’extraits de ces registres se fera donc sur demande écrite de l’intéressé. Des dérogations peuvent toutefois être acceptées dans le cadre de la réalisation d’une thèse ou d’un travail scientifique sur autorisation du Collège communal et sur remise d’une accréditation du promoteur.
Art. 41
Les demandes de communication des dossiers de l’Urbanisme de moins de 100 ans sont acceptées suivant les modalités définies par ce service. Jusqu’à nouvel ordre la consultation de ces documents est organisée au sein du service concerné.
Art. 42
Le Collège des Bourgmestre et Echevins peut définir moyennant l’avis préalable de l´Archiviste de la Ville d’autres conditions et modalités spéciales de consultation de documents d’archives dans le respect de la législation archivistique en vigueur.
Art. 43
Les documents de la Ville de Namur se trouvant en dépôt aux Archives de l’État à Namur sont consultables selon les règles en vigueur au sein de cette institution.
Chapitre 4 : La consultation des documents d’archives privées
Art. 44
Les demandes de communication de documents d’archives privées de plus de 100 ans sont autorisées à l’exception des documents d’archives présentant un danger de dégradation ou de documents d’archives insuffisamment inventoriés, définis par l’Archiviste de la Ville.
Art. 45
Les demandes de communication de documents d’archives privées de moins de 100 ans sont autorisées suivant les conditions et modalités définies par les conventions de don ou de dépôt par contrat, et à défaut, après trente ans.
Chapitre 5 : Mesures de précautions pour la consultation de documents d’archives
Art. 46
Les documents d’archives et les livres ne peuvent pas être utilisés comme support pour écrire.
Art. 47
Un seul dossier peut être consulté sur la table de travail. Les documents d’archives doivent être restitués dans le même ordre et dans leur intégralité.
Art. 48
Les documents d’archives sont consultés avec précaution, le cas échéant à l’aide de gants et de crayons.
Art. 49
Toute dégradation volontaire de documents d’archives ou toute infraction au code pénal fait l’objet de poursuites judiciaires.
Chapitre 6 : Les reproductions de documents d’archives
Art. 50
Les documents d’archives ne contenant pas de données à caractère personnel peuvent être photocopiés ou photographiés. L’utilisation de ces reproductions à des fins de publication, exposition ou à usage commercial se fait moyennant l’accord de l’Archiviste de la Ville ou de son délégué, et la signature du formulaire approuvé par le Collège des Bourgmestre et Echevins. (Annexe 6)
Le Collège des Bourgmestre et échevins détermine les indemnités en vigueur pour l’utilisation et la diffusion des reproductions de documents d’archives.
Art. 51
Les documents d’archives reliés, les documents d’archives supérieurs au format A3, les documents d’archives anciens et les ouvrages précieux, les cartes et plans, les journaux et les documents d’archives iconographiques ne peuvent être photocopiés.
Art. 52
Les demandes de reproduction par photocopie de certains types de documents d’archives, définis par l’Archiviste de la Ville, entre autres les cartes, plans et annexes conservés dans les dossiers des Travaux publics, peuvent faire l’objet de traitements spécialisés.
Art. 53
Pour les publications où des documents d’archives de la Ville sont utilisés, les Archives de la Ville doivent être mentionnées comme source, selon la formulation préconisée par l’Archiviste de la Ville. L’auteur remet un exemplaire des publications au Service des Archives de la Ville.
Art. 54
Le Service Population - État civil se charge d’effectuer les recherches spécifiquement généalogiques et de transmettre aux demandeurs copies des actes demandés moyennant paiement de la redevance fixée par le règlement communal du 8 décembre 2009.
Chapitre 7 : Dispositions finales
Art. 55
L´Archiviste de la Ville rédige le rapport annuel des activités du Service des Archives de la Ville, comprenant notamment le bilan de la gestion administrative des archives des services communaux, l’état des documents d´archives statiques et définitives, la liste des nouvelles acquisitions, l´état du personnel et des infrastructures du Service, les tâches et les missions accomplies, les prévisions.
Art. 56
Le Collège des Bourgmestre et Echevins règle, moyennant l’avis préalable de l’Archiviste de la Ville, tous les cas relatifs à la gestion des documents d´archives non prévus par le règlement et par la législation archivistique en vigueur.
