Règlement régissant les conditions de location à la journée ou à l´année des salles communales gérées par le service gestion immobilière de la Ville

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15/03/2010
21/06/2010

Le présent règlement régit les conditions de location pour toute occupation à la journée ou à l’année des salles communales gérées par le service Gestion Immobilière de la Ville.

Belgrade
Salle André Guisset

Beez
Espace Fernand Massart

Bouge
Réfectoire de l’école de Bouge Moulin-à-Vent

Cognelée
Réfectoire de l’ancienne école

Daussoulx
Salle Amon nos Ôtes

Dave
Salle Al’Copette

Flawinne
Salle Al’Volée

Jambes
Espace Francis Laloux
Réfectoire de l’école Astrid
Salle Materne
Château d’Amée
Réfectoire de l’école de Basse-Enhaive

Saint-Servais
Salle Destrebeeq
Espace Hastimoulin

Vedrin
Salle Parmentier

Wépion
Le Bienvenu
Réfectoire de l’école de Wépion

Ces salles sont décrites à l’annexe IV du présent règlement.

Art.1er

Dispositions générales

1. Les différentes salles reprises à l’annexe IV du présent règlement peuvent être louées par toute personne physique ou morale.

2. Sont autorisées : les locations pour l’organisation de : soirée privée (mariage, communion, baptême, anniversaire familial, souper, …) à laquelle ne peuvent participer que des personnes nommément et anticipativement invitées par le locataire de la salle (à charge pour le locataire de s’assurer que l’accès soit strictement contrôlé par lui ou par toute personne habilitée à cet effet), diverses activités d’une association (assemblée générale, ...)

3. Sont interdites : les locations pour l’organisation de manifestations à caractère lucratif, les bals publics, les soirées estudiantines et de manière générale toute manifestation avec publicité et entrée payante ainsi que toute manifestation qui troublerait l’ordre public et les bonnes moeurs.

4. Le service Gestion Immobilière est autorisé à refuser l’accès aux salles reprises à l’annexe IV du présent règlement en cas de garanties insuffisantes quant au niveau du bon déroulement de la manifestation.

5. Toute manifestation qui occasionne du tapage diurne ou nocturne, des dégâts au mobilier de la salle ou au bien loué sera immédiatement arrêtée par le responsable de salle, avec appel aux Forces de l’Ordre en cas de nécessité.

6. Toute soirée privée qui s’avère être en fait une soirée publique ou qui se transformerait en cours de déroulement en soirée publique, sera immédiatement arrêtée par le responsable de salle, avec appel aux Forces de l’Ordre en cas de nécessité.

La caution versée en vertu de l’article 4 du présent règlement sera d’office retenue et sera majorée d’une amende de 500 euros, à titre de dédommagement pour fraude au présent règlement et non-respect du contrat de location.

7. La conclusion d’un contrat de location ne décharge nullement l’organisateur de procéder aux formalités en vue d’obtenir les autorisations nécessaires à l’organisation de la manifestation.

8. Le locataire ne pourra disposer des locaux loués que si dans les délais requis par le présent règlement :

- il signe le contrat se rapportant à son occupation,
- il s’acquitte du montant de la location,
- il souscrit une assurance "R.C.- Organisateur" (voir article 5)
- il s’acquitte du paiement de la caution (voir article 4)

 

9. Le locataire devra se conformer aux directives qui lui seront données par le responsable de la salle louée, notamment en matière de sécurité et d’hygiène.

Il est formellement interdit à tout locataire d’introduire des bonbonnes de gaz dans les locaux qu’il a loués et de fumer dans les endroits non prévus à cet effet. Si un tel fait était constaté, le locataire sera tenu d’arrêter immédiatement sa manifestation et de quitter les lieux sans retard avec le matériel qu’il y a amené.

10. Le locataire ne peut fixer, enlever et déplacer des/dans les murs, planchers et plafonds des locaux loués et de leurs dépendances, sans une autorisation préalable du Service Gestion Immobilière.

11. L’acceptation des conditions de location dégage la Ville de Namur de toute responsabilité du chef de l’occupation de la salle louée. Le non-respect du présent règlement et des clauses contractuelles entraînera d’office l’annulation du contrat.

12. Si la salle retenue fait l’objet d’un contrat de brasserie, le locataire est tenu de s’y conformer selon les règles en vigueur au jour de la conclusion du contrat de location.

13. Le Collège communal peut modifier la liste des salles reprises à l’annexe IV.

14. Le présent règlement abroge tous les autres règlements ainsi que toutes les autres tarifications relatives à l’ensemble des salles visées dans ce document.

15. Les Tribunaux de Namur sont compétents pour trancher toutes les contestations généralement quelconques pouvant naître du présent règlement ainsi que du contrat de location établi entre les parties.

Art.2 Horaires / Disponibilités

1. Les salles reprises à l’annexe IV du présent règlement se louent :

- soit à la journée : de 8h00 du matin à 2h00 le matin suivant,
- soit à l’année :

- minimum 1 fois / mois pendant l’année scolaire hors période des congés scolaires
- soit 1 mois / an (uniquement les jours ouvrables)
- soit minimum 5 jours de suite durant les vacances scolaires,

- les occupations ponctuelles n’excédant pas 3 heures feront l’objet d’un contrat
de location à l’heure.

2. Le responsable de la location prendra contact avec le responsable de la salle pour fixer le rendez-vous pour effectuer la prise et la remise des clés ainsi que l’état des lieux d’entrée et de sortie.

3. Le Collège communal et/ou le service Gestion Immobilière de la Ville peuvent à titre exceptionnel modifier l’horaire établi en reportant ou avançant les dates réservées pour autant que le locataire concerné soit averti du changement au moins 40 jours à l’avance.

4. A titre exceptionnel, deux locations distinctes peuvent avoir lieu consécutivement sans jour d’intervalle, pour autant que le locataire ayant introduit sa requête en dernier lieu ait explicitement demandé et reçu l’accord du premier locataire. Le nettoyage des locaux occupés entre ces deux locations sera alors entièrement à charge du deuxième locataire, le Service Gestion Immobilière étant dans ce cas dans l’impossibilité d’assurer ledit nettoyage.

Les deux locataires restent toutefois, dans tous les cas, redevables envers le Service Gestion Immobilière de l’entièreté des montants relatifs au nettoyage des locaux loués.

5. Le responsable de la location est tenu de quitter les lieux loués en dernier et de vérifier avant de s’en aller, que tout est en ordre tant au niveau électricité, gaz, eau, chauffage qu’au niveau de la fermeture des portes et fenêtres, et ce dans tous les locaux qu’il a occupés (cuisine, bar, salle, couloirs, toilettes, annexes, ...). Faute d’observer cette règle, il se verra imputer la responsabilité de tous dégâts, accidents, ou autres problèmes qui pourraient résulter de ce manquement et se verra facturer le montant total des réparations qui seraient éventuellement à réaliser.

6. L’évacuation complète des déchets et la remise en ordre des locaux seront effectuées immédiatement après la location et devront être achevées au plus tard le lendemain de la manifestation pour 6h00 (sauf dérogation accordée par le responsable de la salle).

Art.3 Réservations

Dispositions générales

1. Les services de la Ville, du CPAS, du CHR et de la Zone de Police de Namur ainsi que les associations paracommunales namuroises disposent prioritairement, dans le respect du présent règlement, des salles reprises à l’annexe IV pour des manifestations s’inscrivant dans le cadre de leurs fonctions et attributions.

La priorité d’occupation ne vaut que pour autant que la salle n’a pas déjà fait l’objet d’un contrat de location dûment signé depuis 12 mois au moment où la demande est introduite au Service Gestion Immobilière.

A titre exceptionnel, le Collège communal et/ou le service Gestion Immobilière de la Ville peuvent toutefois annuler, avancer ou reporter à une autre date ladite location pour autant que la décision intervienne au plus tard 40 jours avant la date effective de location.

2. Le locataire qui souhaite conclure un contrat à l’année est tenu de communiquer au service Gestion Immobilière de la Ville son calendrier annuel d’occupation au moins 1 mois avant l’entrée en vigueur de son contrat.

3. Toute demande de location doit parvenir au service Gestion Immobilière de la Ville 1 mois avant la date d’occupation souhaitée.

Si une demande de location est introduite hors délais c’est-à-dire moins d’un mois avant la date sollicitée, le prix de la location sera majoré de 25 euros.

4. Lorsque le motif de la location s’avère ne pas correspondre au motif réel de l’occupation, une amende de 500 euros sera réclamée au responsable de la location, pour fraude au présent règlement.

Option

5. Une personne peut demander à ce que l’on retienne une date précise pendant une période de 10 jours ouvrables maximum, afin de lui permettre d’arrêter son choix et d’envoyer la confirmation de son option.

Passé ce délai, si aucune confirmation écrite (lettre, courriel, fax) de réservation ne parvient au service en question, la demande de location sera automatiquement annulée et la date retenue libérée.

Il est toutefois demandé au locataire qui bénéficie de cette mesure d’option de bien vouloir, soit par téléphone, soit par courriel ou par courrier, avertir le service Gestion Immobilière de la Ville, au terme du délai accordé, du choix qu’il aura posé.

Confirmation

6. Toute option doit être confirmée par un document écrit (lettre, courriel, fax) qui reprendra :

- le nom,
- le prénom,
- l’adresse complète,
- le numéro de téléphone de(s) la personne(s) responsable(s),
- la catégorie à laquelle il appartient (cf. article 9),
- le motif exact de la location,
- la date réservée,
- les locaux retenus (grande salle, salle, salle annexe, bar et/ou cuisine),
- la location éventuelle de vaisselle.

Lorsque la location est accordée à une association, la demande de confirmation reprendra :

- la dénomination exacte de ladite association,
- la mention du siège social,
- le nom, prénom, adresse complète et numéro de téléphone du responsable,
- une copie des statuts les plus récents parus au Moniteur belge,
- le motif exact de la location,
- la date réservée,
- les locaux retenus (grande salle, salle, salle annexe, bar et/ou cuisine),
- la location éventuelle de vaisselle.

Modification de contrat

7. En cas d’ajout de locaux à occuper par rapport au contrat initial, le prix de la location sera majoré, en plus du prix de location du local, de 12,50 euros.

Acompte

8. Afin de confirmer la réservation, en plus de la signature du contrat, un acompte de 50 euros sera demandé au locataire. Cette somme sera :

- soit versée sur le compte 091-0109191-95 du service Gestion Immobilière au moyen du système de paiement électronique disponible au service (3e étage de l’Hôtel de Ville),
- soit déposée en espèces à la Caisse centrale - service de la Recette communale (2e étage de l’Hôtel de Ville – ouverte uniquement le matin, de 9h à 12h),

Cette somme sera déduite du montant global de la location et sera perdu en cas d’annulation de la location.

Paiement de la location

9. Le montant de la location sera versé au plus tard un mois avant la date de la location sur le compte n° 091-0109191-95 de l’Administration Communale de Namur avec la référence qui figurera dans le contrat et le bulletin de virement qui sera envoyé au locataire.

Annulation d’une location

10. L’annulation d’une réservation doit se faire obligatoirement par écrit (lettre, courriel ou fax) adressé au Service Gestion Immobilière.

11. L’acompte versé à la signature du contrat sera perdu.

12. En cas d’annulation intervenant moins d’un mois avant la date d’occupation, une indemnité, égale au ¾ du tarif de location sera due par le locataire qui se désiste. Il sera, en outre, à chaque fois réclamé 12,50 euros de frais supplémentaires de dossier.

Art.4 Caution

1. Le locataire est responsable de tous dégâts occasionnés à la salle louée ainsi qu’aux équipements. Il établira l’état des lieux avec le responsable de la salle, avant et après l’occupation.

2. A l’exception des services de la Ville, du CPAS, du CHR, de la Zone de Police de Namur ainsi que des associations paracommunales, une caution dont le montant varie de 175€, 350€ ou 525€ (175€/local occupé) sera exigée à titre de garantie (cf. Annexe I - tarif).

Cette somme sera déposée :

- soit en espèces à la Caisse centrale - service de la Recette communale (2e étage de l’Hôtel de Ville – ouverte uniquement le matin, de 9h à 12h),
- soit versée sur le compte 091-0109191-95 du service Gestion Immobilière au plus tard une semaine avant la date d’occupation de la salle louée au moyen du virement joint au courrier,
- soit versée sur le compte 091-0109191-95 du service Gestion Immobilière au moyen du système de paiement électronique disponible au service Gestion Immobilière (3e étage de l’Hôtel de Ville).

3. Sur production de l’avis favorable du responsable de la salle figurant sur l’état des lieux de sortie, la caution sera restituée au locataire ou à la personne désignée par ce dernier, dans les trente jours qui suivent la réception de l’état des lieux par le service de la Gestion immobilière.

4. Si des dégâts sont constatés, ceux-ci seront indiqués, par le responsable de la salle dans l’état des lieux de sortie. L’état des lieux sera visé par les deux parties. La caution versée ne sera libérée qu’après la remise en état des dégâts aux frais du locataire.

Art.5 Assurance « responsabilité civile – organisateur »

1. Avant toute occupation d’une salle reprise à l’annexe IV du présent règlement, le locataire est tenu de présenter au service Gestion Immobilière la preuve de la souscription à une assurance "Responsabilité Civile - Organisateur".

2. Dans le cadre d’une location à l’année, le locataire est tenu de souscrire une assurance « Responsabilité Civile – Organisateur » et d’en fournir la preuve au Service Gestion Immobilière.

Art.6 Nettoyage

Dispositions générales

1. Le locataire est tenu de se conformer au règlement d’ordre intérieur (annexe V) valable pour les salles reprises à l’annexe IV.

Lorsqu’il est constaté par le responsable de la salle dans l’état des lieux de sortie que les locaux sont anormalement sales au regard d’une utilisation normale des lieux, le locataire sera tenu de s’acquitter un forfait de 250 euros dans les huit jours de l’envoi de la facture, faute de quoi, passé ce délai, des intérêts de retard, comptabilisés au taux légal, lui seront portés en compte.

Lorsque le nettoyage est à charge du locataire et que ce dernier s’est montré défaillant, un forfait de 250 euros lui sera réclamé. Le locataire est alors tenu de s’acquitter de la somme qui lui est ainsi réclamée dans les huit jours de l’envoi de la facture, faute de quoi, passé ce délai, des intérêts de retard, comptabilisés au taux légal, lui seront portés en compte.

Dispositions spécifiques quant au nettoyage

Grandes salles – Salles – Salles annexes - cuisines

Lorsque le prix de location inclus le nettoyage, uniquement le nettoyage du sol à l’eau est assuré par les services de la Ville de Namur.

Le locataire sera tenu de :

- ranger la salle sur base des instructions du responsable de la salle,
- brosser la salle et évacuer les déchets (cf. ci-après),
- nettoyer le matériel de cuisine et de bar qu’il a utilisé (four(s), cuisinière, friteuse, frigo(s), …),
- laver et ranger la vaisselle utilisée,
- nettoyer les cuvettes des WC et urinoirs.

Locaux scolaires : classes - réfectoires – cuisines

Le nettoyage des locaux scolaires n’est pas inclus dans le prix de la location, il est assuré par le locataire.

Celui-ci doit prévoir son propre matériel de nettoyage et disposer le mobilier de la salle selon les instructions du responsable.

Dispositions spécifiques quant à l’évacuation des déchets

1. Les sacs-poubelles ne sont pas fournis par la Ville de Namur.

Deux possibilités sont offertes au locataire :

- la reprise des déchets par le locataire de la salle
- le dépôt des déchets dans des sacs-poubelles réglementaires de la Ville acquis par le locataire. Les sacs-poubelles réglementaires seront déposés à l’endroit indiqué par le responsable de la salle.

2. Le tri des déchets est d’application dans les bâtiments communaux.

Il est donc indispensable de respecter les consignes et le matériel de tri en place :

- les papiers et cartons (papiers non souillés, journaux, imprimés, …) peuvent être déposés dans les conteneurs jaunes portant la mention « papierscartons » (conteneur 240l ou 1100l)
- les PMC seront déposés dans les sacs bleus PMC ou les conteneurs bleus.

Ces sacs seront déposés à l’endroit indiqué par le responsable de la salle

3. Il est interdit de verser les huiles et les graisses de friture dans les éviers, sanitaires et avaloirs extérieurs. Ces déchets sont repris par le locataire et à déposer dans les parcs à conteneurs.

4. En cas de non-respect de ce qui précède, une somme de 50€ sera facturée au locataire défaillant.

Art.7 Cas particulier – Réception après funérailles

1. Lorsqu’une salle communale est encore disponible, la personne souhaitant la réserver devra se présenter au service Gestion Immobilière pour y effectuer les démarches utiles à la location.

2. Le paiement de la location se fera soit en liquide à la Caisse centrale - service de la Recette communale (2e étage de l’Hôtel de Ville – ouverte uniquement le matin, de 9h à 12h), soit par paiement électronique au service Gestion Immobilière.

3. Le tarif de location à l’heure (annexe II) sera appliqué, le nettoyage restant à charge du locataire.

4. Exceptionnellement, il ne sera ni demandé de déposer une caution, ni de prendre une assurance RC. Cependant, si des dégâts dus à l’occupation sont constatés par le responsable de la salle, le locataire s’engage à prendre en charge le montant de frais qui lui sera facturé après estimation des services techniques de la Ville. Des frais de constitution de dossier de 12,50 euros lui seront également réclamés.

Art. 8 Demande de réduction - Gratuités

1. A titre exceptionnel, le Collège communal peut accorder, sur base d’une demande écrite et motivée, une réduction totale ou partielle du prix de location tel que fixé aux annexes I et II.

2. A titre exceptionnel, le Collège communal peut accorder une occupation à but lucratif sur base d’une demande écrite et motivée (concert d’un artiste, ballet, concours de miss, …). D’office, sauf dérogation du Collège communal, le tarif de la catégorie 4 sera appliqué.

3. Nul ne peut introduire plus d’une demande de réduction par an.

4. Le Collège communal informe semestriellement le Conseil communal des réductions octroyées au cours du semestre écoulé.

Art.9 Tarif

Dispositions générales

1. Le montant de la location est fixé en fonction du tarif en vigueur le jour de la confirmation écrite de la réservation par le service Gestion Immobilière. Les tarifs couvrent le prix de location de la salle principale et/ou de la salle annexe, du bar et des sanitaires, et de leur mobilier (tables, chaises, …).

2. Le prix de location d’une salle comprend un forfait pour charges liées à la consommation normale de chauffage, d’électricité et d’eau à l’exclusion toutefois du nettoyage normal des installations occupées, du rangement du matériel mis à disposition ainsi que de l’enlèvement des déchets et autres détritus inhérents à la manifestation organisée.

3. Le prix de la location ne couvre pas :

- les droits d’accises résultant de l’exploitation d’un débit de boissons. Le locataire procédera aux formalités requises en vue d’obtenir les autorisations nécessaires en ce cas tant du Collège communal que de l’Administration des Douanes et Accises et prendra directement en charge, en dehors de toute intervention de la Ville, toutes dépenses en résultant, ainsi que toute amende qui lui serait infligée pour non-respect de la réglementation en cette matière,
- les droits d’auteur en cas de diffusion de musique : SABAM et rémunération équitable.
Le locataire procédera aux formalités requises notamment en ce qui concerne les déclarations que réclame la réglementation en la matière et prendra directement en charge, en dehors de toute intervention de la Ville, toutes dépenses en résultant, ainsi que toute amende qui lui serait infligée pour non-respect de la réglementation en cette matière,
- le gardiennage, qui ne pourra être assuré que par un service agréé par le SPF
Intérieur, que réclameraient certains événements, qu’il soit prévu par leur
organisateur ou imposé par la Ville de Namur. Le locataire en supportera
directement les dépenses, en dehors de toute intervention de la Ville ;
- les frais d’assurance dont il est question à l’article 5.

LOCATION A LA JOURNEE

Le montant de la location ponctuelle et du nettoyage sont fixés selon le tarif repris à l’annexe I tenant compte des catégories suivantes :

La première catégorie :

- les services de la Ville, du CPAS, du CHR et de la zone de Police de Namur,
- les associations paracommunales namuroises à l’exception des partis politiques,
- les associations patriotiques, d’anciens combattants et d’anciens prisonniers de guerre.

La deuxième catégorie :

- les agents communaux (actifs et pensionnés) et assimilés dans les limites des liens de parenté du 1er degré relatif à une location en nom propre et à titre strictement privé (les locations, au tarif préférentiel, sont limitées à une par an),
- les associations du 3ème Age,
- les mouvements de jeunesse dont le siège social est situé sur le territoire de la Ville de Namur,
- les comités de jumelage,
- les groupements et associations situés sur le territoire de la Ville de Namur qui ont pour objet de verser des aides, de financer ou de mettre en oeuvre des actions ou des activités dans le domaine social, sportif, familial, de la jeunesse, de la culture, de la recherche scientifique, de l’aide aux pays en voie de développement, de l’aide humanitaire, de la défense des droits de l’homme, de la conservation de la nature, du développement durable, de la protection ou de la conservation des monuments et sites, de la mise en valeur du patrimoine artistique et de la gestion des refuges agréés pour animaux.

La troisième catégorie :

Les personnes physiques domiciliées sur le territoire de la Ville de Namur.

La quatrième catégorie :

Toute personne physique ou morale non visée par les précédentes catégories ainsi que toute manifestation organisée dans un but lucratif (concert, spectacle, souper, …) Les locations ponctuelles n’excédant pas 3 heures sont fixées selon le tarif « Location à l’année » repris à l’annexe II.

LOCATION A L’ANNEE

Le montant de la location et du nettoyage sont fixés selon un tarif horaire dégressif repris à l’annexe II.

LOCATION DE VAISSELLE

Certaines salles sont équipées de vaisselle. Le locataire souhaitant louer de la vaisselle devra le préciser lors de la confirmation écrite de sa location.

La vaisselle se loue par lot de 50 couverts : possibilité de louer pour 50 personnes, 100 personnes ou 150 personnes et au-delà.

La vaisselle louée fait l’objet des meilleurs soins de la part de l’emprunteur et est restitué dans un état impeccable.

Lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie, l’état du matériel est vérifié contradictoirement par le locataire et le responsable de la salle. Les frais résultant de la disparition, détérioration et du nettoyage de tout ou une partie du matériel sont à charge du locataire (au prix coûtant). Ce montant sera retenu sur la caution (cf. article 4 point 4).

Un lot de 50 couverts comprend :

50 assiettes creuses
50 assiettes plates
50 assiettes à dessert
50 tasses
50 sous-tasses
4 pots à lait
4 sucriers
4 cafetières
4 plats à pâtisserie (30cm)
4 plats à servir ovale (22cm)
4 plats à viande ovale (35cm)
8 saladiers (23cm)
4 saucières

Couverts :

50 cuillères,
50 fourchettes,
50 couteaux,
50 petites cuillères
Verres :
50 verres à vin rouge,
50 verres à vin blanc,
50 flûtes,
50 verres à eau

Annexe I : Tarif location à la journée *

CATEGORIE  (cf.article 9)

LOCAUX PRIX/JOURNEE NETTOYAGE CAUTION

1ère catégorie

Services communaux et assimilés (CHR, CPAS, ZOne de Police), associations patriotiques (1x/an)

Grande-salle

Salle

Bar/salle-annexe

Cuisine

Gratuité Gratuité Gratuité

2ème catégorie

Service communaux et assimilés (CHR, CPAS, Zone de Police), mouvements jeunesse, 3e âge, et autres associations namuroises prévues à l'article 9

Grande-salle

Salle

Bar/salle-annexe

Cuisine

150€

100€

25€

50€

90€

60€

25€

40€

175€

175€

175€

175€

3e catégorie

particuliers domiciliés sur le territoire de la Ville de Namur

Grande-salle

Salle

Bar/salle annexe

Cuisine

300€

200€

50€

100€

90€

60€

25€

40€

175€

175€

175€

175€

4e catégorie

particuliers et associations non namurois

Grande-salle

Salle

Bar/salle annexe

Cuisine

450€

300€

75€

150€

90€

60€

25€

40€

175€

175€

175€

175€

 

* + Prise d’une ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE : à partir de 24,54€

 

** CAUTION : le montant varie de 175€, 350€ ou 525€ (175€ par local occupé)

Annexe II : Tarif location à l´année - Tarif location à l´heure (max. 3h)

  LOCAUX

PRIX/HEURE

NETTOYAGE COMPRIS

PRIX/HEURE

NETTOUAGE NON COMPRIS

 
Pour les 10 premières heures

Grande salle

Salle

Bar/salle annexe

Cuisine

18€

12€

8€

5€

15€

9€

6€

6€

+prise d'une ASSURANCE RC*

 

+dépôt d'une CAUTION **

De la 11ème à la 20ème heure

Grande salle

Salle

Bar/salle annexe

Cuisine

15€

10€

6€

5€

12€

7€

4€

4€

Au delà de la vingtième heure

Grande salle

Salle

Bar/salle annexe

Cuisine

12€

7€

4€

5€

9€

4€

2€

4€

 

* Prise d’une ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE : à partir de 24,54€

 

** Dépôt d’une CAUTION : 175€

Annexe III : Tarif location de vaisselle

NOMBRE DE PERSONNESPRIX

50 personnes                                   20€

100 personnes                                 40€

150 personnes et au-delà              60€

Les frais résultant de la disparition, détérioration et du nettoyage de tout ou une partie du matériel sont à charge du locataire (au prix coûtant). Ce montant sera retenu sur la caution (cf. article 4 point 4 du règlement).

Annexe IV : Liste des principales salles (classées par ordre alphabétique) et coordonnées des responsables désignés

Réservations uniquement auprès du Service Gestion Immobilière de la Ville - 081/24.63.54 - fax : 081/24.71.00 – bG9jYXRpb25zYWxsZXNAdmlsbGUubmFtdXIuYmU=

Les salles sont équipées de tables, chaises et certaines de vaisselle. Pour les salles non équipées en vaisselle, cette dernière peut être louée auprès du service Prêt Matériel de la Ville 28 rue des Phlox à 5100 Naninne – 081/24.86.86 – fax : 081/24.86.86 – cHJldC5tYXRlcmllbEB2aWxsZS5uYW11ci5iZQ==

Règlement disponible sur le site internet de la Ville de Namur rubrique « Règlement communaux : équipement et prêt de matériel »

Toutes les conditions spécifiques pour chaque local, chaque salle mise à disposition du public ne peuvent être énumérées dans la présente réglementation, c´est pourquoi le locataire est tenu de s´enquérir auprès de chaque responsable de salle des dispositions plus particulières éventuellement liées aux locaux qu´il loue (dispositions telles que des interdictions de cuisiner, de danser, de fumer ou des recommandations de prise de possession des lieux, de matériel à proscrire, etc.).

les tableaux récapitulatifs sont à demander auprès du Service Gestion Immobilière de la Ville - 081/24.63.54 - fax : 081/24.71.00 – bG9jYXRpb25zYWxsZXNAdmlsbGUubmFtdXIuYmU=

Annexe V : Réglement général d´ordre intérieur

Ce règlement s’applique aux salles communales (bâtiment et abords) appartenant à la Ville de Namur et proposées à la location. Ces salles sont reprises à l’annexe III du règlement relatif aux conditions de location des salles communales.

Ce règlement énumère les règles et modalités qui régissent l’occupation et l’usage des lieux, ainsi que les responsabilités des occupants entre eux et à l’égard de la Ville de Namur, propriétaire.

Les locataires sont tenus de se conformer à ce Règlement Général d’Ordre Intérieur ainsi qu’au règlement spécifique de chacune des salles.

Les lieux mis à disposition devront être occupés selon la notion juridique : « en bon père de famille ».

La Ville de Namur se réserve le droit de modifier le présent Règlement Général d’Ordre Intérieur lorsqu’elle le juge nécessaire et affichera ces modifications dans les salles reprises à l’annexe III du règlement relatif aux conditions de location de ces salles.

DISPOSITIONS GENERALES

Les locataires sont tenus d’enlever les publicités posées dans les salles, dès la fin de leur activité.

Lorsque les bâtiments sont équipés d’un système de lutte contre l’incendie ou l’intrusion, tout utilisateur qui déclencherait volontairement et abusivement ce système s’expose à devoir payer les dégâts occasionnés.

L’utilisateur devra se conformer aux directives qui lui seront données par le responsable de la salle, notamment en matière de sécurité et d’hygiène.

Le présent règlement sera affiché dans les salles communales proposées à la location. Une copie de celui-ci sera remise à chaque locataire lors de l’envoi des documents de confirmation de sa location.

INTERDICTIONS GENERALES

Il est strictement interdit :

  •  de suspendre quoi que ce soit au plafond et structures d’éclairage,
  • -de fixer, et ce par n’importe quel moyen, quoi que ce soit dans les murs,
  • -de fumer dans les locaux. Le locataire prévoira, à proximité des sorties, des seaux de sable pour y écraser les mégots,
  •  de jeter papiers, mégots ou quoi que ce soit d’autre, sinon dans les poubelles prévues à cet effet,
  • par mesure de prévention contre l’incendie, il est défendu d’allumer bougies, cierges ainsi que tout autre ornement du genre (fumigènes, …) et d’éviter l’apport de matériaux ou tissus inflammables.

Tous les objets et matériaux à caractère inflammable, tels que vêtements, guirlandes, nappes de papier, …, doivent être gardés éloignés de toute source de chaleur,

  • de troubler l’ordre public,
  • de céder ou sous-louer les locaux à une tierce personne.

TRANQUILLITE PUBLIQUE – TAPAGE NOCTURNE

Extrait du Règlement Général de Police (Chapitre 6 – Section 1 : De la lutte contre le bruit) :

Art. 158

Sont interdits tous bruits ou tapages diurnes ou nocturnes de nature à troubler la tranquillité des habitants, lorsque ces bruits ou tapages sont causés sans nécessité ou dus à un défaut de prévoyance ou de précaution, qu’ils soient le fait personnel de leurs auteurs ou qu’ils résultent d’appareils en leur détention ou d’animaux attachés à leur garde.

Art. 159

Sont interdits les bruits susceptibles de troubler la tranquillité ou le repos des habitants du voisinage, notamment ceux provenant d’appareils de diffusion, d’instruments de musique, de travaux industriels, commerciaux ou ménagers, ou de jeux bruyants ou de cris d’animaux.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en la matière, les bruits visés à l’alinéa 1 : sont ceux dont le niveau sonore mesuré dans le voisinage dépasse :

- de 5 db (A) le niveau de bruit de fond quand celui-ci est inférieur à 30 db (A) ;
- 35 db (A) quand le niveau de bruit de fond se situe entre 30 et 35 db (A);
- le niveau du bruit de fond, quand celui-ci est supérieur à 35 db (A).

Le niveau sonore est mesuré à l’intérieur d’un local ou d’un bâtiment, les portes et fenêtres étant fermées. Le microphone est placé à un mètre au moins de distance des murs et à une hauteur de 1,20 m au-dessus du sol.

Art. 160

Sont interdits sur la voie publique, sauf autorisation écrite du bourgmestre :

a) l’usage de pétards et les feux d’artifice ;

b) l’usage de haut-parleurs, d’amplificateurs ou d’autres appareils sonores.

Art. 162

Les organisateurs de réunions publiques ou privées et les exploitants de locaux où se tiennent de telles réunions sont tenus de veiller à ce que le bruit produit à l’intérieur n’incommode pas les habitants du voisinage.

Art. 164

Sans préjudice de réglementations particulières en matière de lutte contre le bruit ou en matière de tranquillité publique, tels que les articles 158 à 163 du présent règlement, les niveaux de bruit en db admissibles dans les établissements publics ne pourront dépasser les normes légales et réglementaires en vigueur, à savoir 90 db, ce niveau sonore étant mesuré à n’importe quel endroit de l’établissement où peuvent se trouver normalement des personnes.

PROPRETE – DECHETS

Extrait du Règlement Général de Police (Titre VI – Dispositions visant à garantir la sécurité et la propreté) :

Art. 24

Nettoyage de l’espace public en cas de manifestation ou de rassemblement sur ou en dehors de la voie publique

L’organisateur de la manifestation assure l’évacuation régulière des déchets produits lors de la manifestation. Il peut passer, à cet effet, un contrat avec une société privée (mise à disposition de conteneurs, ramassage et évacuation des déchets).

24.1

Manifestation se déroulant dans une salle ou sur un site privé

Dans un rayon de cinquante mètres aux alentours de la salle ou du site privé où se déroule la manifestation, l’organisateur veille à assurer le nettoyage de l’espace public et l’enlèvement des déchets que la concentration de public a engendrés. Ce nettoyage est assuré régulièrement durant la manifestation et finalisé au plus tard à midi, le lendemain de celle-ci.

24.2

Manifestation se déroulant en extérieur, sur un espace public

Dans un rayon de cent mètres aux alentours du site où se déroule la manifestation, l’organisateur veille à assurer le nettoyage de l’espace public et l’enlèvement des déchets que la concentration de public a engendrés. Ce nettoyage est assuré régulièrement durant la manifestation et finalisé au plus tard à midi, le lendemain de celle-ci.

Dispositions spécifiques quant à l’évacuation des déchets

Pour la gestion et l’évacuation des déchets, le locataire se référera aux dispositions reprises ci-dessous conformément à l’article 6 du règlement relatif aux conditions des salles communales :

Les sacs-poubelles ne sont pas fournis par la Ville de Namur.

Deux possibilités sont offertes au locataire :

- la reprise des déchets par le locataire de la salle,
- le dépôt des déchets dans des sacs-poubelles réglementaires de la Ville acquis par le locataire. Les sacs-poubelles réglementaires seront déposés à l’endroit indiqué par le responsable de la salle.

Le tri des déchets est d’application dans les bâtiments communaux. Il est donc indispensable de respecter les consignes et le matériel de tri en place :

- les papiers et cartons (papiers non souillés, journaux, imprimés, …) peuvent être déposés dans les conteneurs jaunes portant la mention « papiers-cartons » (conteneur 240l ou 1100l)
- les PMC seront déposés dans les sacs bleus PMC ou les conteneurs bleus. Ces sacs seront déposés à l’endroit indiqué par le responsable de la salle

Il est interdit de verser les huiles et les graisses de friture dans les éviers, sanitaires et avaloirs extérieurs. Ces déchets sont repris par le locataire et à déposer dans les parcs à conteneurs.

En cas de non-respect de ce qui précède, une somme de 50€ sera facturée au locataire défaillant.

Remise en ordre et nettoyage des locaux occupés

Lorsque le nettoyage est compris dans le prix de la location, seul le nettoyage « à l’eau » des sols est compris.

Le locataire remettra les locaux en ordre : rangement des tables, chaises et de tout matériel utilisé pour la location. Il respectera les consignes données par le responsable de la salle.

L’ensemble des locaux sera balayé (le matériel nécessaire sera fourni au locataire) et les déchets évacués.

Le nettoyage du matériel de cuisine (cuisinière, four, friteuse, frigo, congélateur, lavevaisselle, éviers), de bar et des sanitaires n’est pas repris dans le prix de la location de la salle. Ce matériel sera donc remis dans un état de propreté irréprochable par le locataire à la fin de son occupation des lieux.

Cuisine : après utilisation, les frigos, chambre froide, congélateurs seront débranchés, nettoyés et resteront ouverts.

Bar : les réglages du beer-cooler ne peuvent être modifiés, ni l’alimentation électrique coupée.

Après occupation :

- les fûts de bière seront débranchés et les pompes à bière seront rincées,
- les frigos seront débranchés, nettoyés et resteront ouverts,
- les armoires et étagères seront vidées et nettoyées,
- l’évier se retrouvera dans un état de propreté irréprochable.

Toilettes : le papier toilette, les essuie-mains et savons ne sont pas fournis. Le locataire veillera à l’absence de salissures sortant de l’ordinaire pour pareil endroit

Si le locataire loue de la vaisselle, celle-ci sera remise dans un état impeccable : lavée et rangée dans les armoires sur base des indications du responsable de salle. En cas de manquement (disparition, casse, détérioration, vaisselle sale), le responsable de salle l’indiquera dans l’état des lieux de sortie et les frais résultant de ce manquement seront retenus sur la caution déposée par le locataire.

OUVERTURE ET FERMETURE DES LOCAUX

La remise des clés au locataire se fait au moment de l’état des lieux d’entrée. Après l’occupation de la salle, la remise des clés au responsable de la salle se fait au moment de l’état des lieux de sortie.

Dès la fin de leur activité, les locataires sont tenus de fermer à clé les portes d’accès aux salles.

Les locataires sont tenus responsables des vols et dégâts lorsque ceux-ci sont facilités par des oublis ou négligences de leur part.

Toute clé perdue ou endommagée fera l’objet d’une facturation au locataire fautif.

Les portes d’accès et les sorties de secours doivent être libres de tout objet pouvant entraver une évacuation rapide des lieux.

PARKINGS

Les utilisateurs des parkings doivent respecter la signalisation mise en place. Le code de la route reste en vigueur dans ces parkings.

Afin d’éviter des accidents en cas d’absence temporaire de signalisation, il importe d’être prudent dans les parkings, entre autre en respectant une vitesse maximale de 5km/h.

Après état des lieux contradictoire et vérification du bon fonctionnement du matériel mis à disposition du locataire, la Ville décline toute responsabilité en cas de problèmes techniques pouvant survenir pendant la durée de la location.

Aucune indemnité ne pourra donc lui être réclamée.

Les éventuels dégâts occasionnés pendant la location seront évalués par les services techniques compétents de la Ville de Namur et facturés au locataire.

Tout manquement à ces directives peut entrainer le blocage de la caution et le prélèvement d’une amende sur cette dernière.

 

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