Mise à disposition de matériel et de gobelets réutilisables pour manifestations ou festivités : règlement général

Art. 1

Dispositions générales

1. Une demande de mise à disposition de matériel et de gobelets réutilisables pour l’organisation de manifestations ou de festivités peut être sollicitée par :
   1. les services de la Ville, du CPAS, de la Zone de Police de Namur, de la zone NAGE, (pour les activités organisées sur le territoire de la Ville de Namur) et les associations paralocales ; suivantes : CAC, GAU, OTN, NEW, SONEFA et CCR ;
   2. l’organisateur ou l’organisatrice d’un évènement repris dans les catégories et sous-catégories A, B, C et D relevant de la typologie des événements organisés sur le domaine public de la Ville de Namur telle qu’adoptée par le Collège communal du 6 juin 2019;
   3. le SPW, la Province de Namur, la Fédération Wallonie-Bruxelles, la Défense nationale ainsi que toute autre commune sous réserve de réciprocité ;
   4. les associations patriotiques pour l’organisation de manifestations ou de festivités se déroulant exclusivement sur le territoire de la Ville de Namur ;
   5. les écoles subventionnées ainsi que leurs associations de parents d’élèves dans le cadre exclusif des festivités de l’école, lors d’organisation de manifestations ou de festivités se déroulant exclusivement sur le territoire de la Ville de Namur ;
   6. les associations du 3ème âge et les mouvements de jeunesse pour l’organisation de manifestations ou de festivités se déroulant majoritairement sur le territoire de la Ville de Namur ;
   7. les groupements et associations situés sur le territoire de la Ville de Namur qui ont pour objet de verser des aides, de financer ou mettre en œuvre des actions ou des activités se déroulant majoritairement sur le territoire de la Ville de Namur dans le domaine social, sportif, familial, de la jeunesse, de la culture, du tourisme, de la recherche scientifique, de l’aide aux pays en voie de développement, de l’aide humanitaire, de la défense des droits de l’homme, de la conservation de la nature, du développement durable, de la protection ou de la conservation des monuments et sites, de la mise en valeur du patrimoine artistique, de la gestion des refuges agréés pour animaux ;les comités de jumelage, les comités de quartier, les comités de kermesse, les associations de commerçants pour l’organisation de manifestations ou de festivités se déroulant exclusivement sur le territoire de la Ville de Namur ;
   8. les Fabriques d’Eglises, la Maison de la Laïcité pour l’organisation de manifestations ou de festivités se déroulant exclusivement sur le territoire de la Ville de Namur ;
   9. les agents communaux et assimilés de la Ville de Namur ;
   10. les personnes physiques domiciliées sur le territoire de la Ville de Namur.
2. Toute demande de mise à disposition de matériel doit être introduite auprès du service Prêt matériel par un demandeur ou une demanderesse disposant d’une carte d’identification délivrée en bonne et due forme, dont la durée de validité n’est pas expirée.
3.  
   1. Une carte d’identification ayant une durée de validité de 3 ans est délivrée aux personnes morales et aux personnes physiques reprises au point 1.
      Le formulaire-type de demande de carte (disponible sur le site Internet de la Ville) reprenant l’ensemble des informations sollicitées ainsi que les derniers statuts de l’association ou d’un récent rapport d’activités doivent être introduits auprès du service Prêt matériel, Zoning industriel, rue des Phlox 28 à 5100 Namur (Naninne) ou par courriel via l’adresse cHJldC5tYXRlcmllbEB2aWxsZS5uYW11ci5iZQ== ou par fax au 081/24.86.86.
   2. Le bénéficiaire ou la bénéficiaire d’une carte d’identification est tenu, de sa propre initiative, de communiquer tout changement de ses statuts et/ou des personnes valablement mandatées.
4. Les services de la Ville, du CPAS, de la Zone de Police de Namur, de la zone NAGE, (pour les activités organisées sur le territoire de la Ville de Namur) et les associations paralocales (CAC, GAU, OTN, NEW, SONEFA, et CCR) disposent prioritairement, dans le respect du présent règlement, de la mise à disposition du matériel nécessaire à l’organisation de manifestations ou de festivités s’inscrivant dans le cadre de leurs fonctions ou attributions.
5. Le Collège communal et/ou le service Prêt matériel peuvent se réserver le droit d’accepter, de refuser, de prolonger une mise à disposition ou y mettre prématurément fin dans les cas suivants :
   1. lorsqu’il a été constaté que le demandeur ou la demanderesse ne gère pas le matériel en bon père de famille ;
   2. en cas de non-respect des dates convenues pour la restitution du matériel mis à disposition lors d’une précédente mise à disposition ;
   3. en cas de non-acquittement de la redevance telle que fixée par le règlement-redevance pour la mise à disposition par le service Prêt matériel de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités ;
   4. en cas de besoins urgents et impérieux, dans le chef des services de la Ville pourvu que ceux-ci résultent d’évènements imprévisibles.
6. Une demande de transport pour le matériel mis à disposition pour l’organisation de manifestations ou de festivités, se déroulant exclusivement sur le territoire de la Ville de Namur, peut être sollicitée par :
   1. les services de la Ville, du CPAS, de la Zone de Police de Namur, de la zone NAGE, (pour les activités organisées sur le territoire de la Ville de Namur) et les associations paralocales (CAC, GAU, OTN, NEW, SONEFA, et CCR) ;
   2. l’organisateur ou l’organisatrice d’un évènement repris dans les catégories A, B, C et sous-catégories relevant de la typologie des événements organisés sur le domaine public de la Ville de Namur telle qu’adoptée par le Collège communal du 6 juin 2019;
   3. le SPW, la Fédération Wallonie-Bruxelles, la Province de Namur ainsi que toute autre commune sous réserve de réciprocité ;
   4. les associations patriotiques ;
   5. les écoles subventionnées ainsi que leurs associations de parents d’élèves dans le cadre exclusif des festivités de l’école ;
   6. les associations du 3ème âge et les mouvements de jeunesse ;
   7. les groupements et associations situés sur le territoire de la Ville de Namur qui ont pour objet de verser des aides, de financer ou mettre en œuvre des actions ou des activités dans le domaine social, sportif, familial, de la jeunesse, de la culture, du tourisme, de la recherche scientifique, de l’aide aux pays en voie de développement, de l’aide humanitaire, de la défense des droits de l’homme, de la conservation de la nature, du développement durable, de la protection ou de la conservation de monuments et sites, de la mise en valeur du patrimoine artistique, de la gestion des refuges agréés pour animaux ;
   8. les comités de jumelage, les comités de quartier, les comités de kermesse, les associations de commerçants ;
   9. les Fabriques d’Eglises, la Maison de la Laïcité.

Le service Prêt matériel se réserve le droit de refuser les transports dans les cas suivants :

Indisponibilité des moyens humains et/ou techniques en rapport avec le volume du matériel à transporter durant la période sollicitée.

7. Toute fraude ou violation du présent règlement sera sanctionnée :
   1. soit par l’application d’une redevance complémentaire pour la non-restitution dans les délais prévus, la perte, le vol, la détérioration, la destruction telle que fixée par le règlement-redevance pour la mise à disposition par le service Prêt matériel de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités ;
   2. soit par la radiation (temporaire ou définitive) de la carte d’identification sur base d’un rapport du chef de service au Collège communal.
8. La durée maximale d’une mise à disposition de matériel définie dans le bon de réservation ne peut inclure qu’un seul week-end. Une prolongation peut être accordée à titre exceptionnel pour autant qu’elle soit justifiée au moment de l’introduction de la demande de réservation.
9. Le ou la bénéficiaire devra se conformer aux directives et modes d’emploi (disponibles sur simple demande lors de l’enlèvement du matériel) quant à l’utilisation du matériel mis à disposition. Tout autre usage est formellement interdit.
10. Le ou la bénéficiaire prend l’engagement de ne pas rechercher ou mettre en cause, sous quelque forme que ce soit, la responsabilité de la Ville de Namur du chef d’accident ou de dommage causé par une mauvaise utilisation du matériel.

Art. 2

Réservations

1. Toute demande de mise à disposition de matériel est introduite PAR ECRIT au moyen du formulaire-type (disponible sur le site Internet de la Ville) dûment complété et adressé :
   1. par courriel à l’adresse cHJldC5tYXRlcmllbEB2aWxsZS5uYW11ci5iZQ==
   2. par courrier au service Prêt matériel dont les bureaux sont situés Rue des Phlox 28 à 5100 Namur (Naninne) ;
   3. par fax au 081/24.86.86
2. Toute demande devra obligatoirement mentionner le nom et le numéro de téléphone portable de la personne physique en charge du matériel durant la manifestation ou la festivité.
3. Seules les demandes adressées au plus tard 3 mois avant l’évènement pour les associations visées par l’art 1§1a et pour les évènements de typologie A, B, C et D et sous-catégories relevant de la typologie des événements organisés sur le domaine public de la Ville de Namur et 6 semaines avant l’évènement pour toutes les autres demandes (sauf en cas d’urgence) seront prises en considération pour l’obtention d’une mise à disposition de matériel.
4. Le simple fait d’introduire une demande de réservation n’engage pas le service Prêt matériel à mettre tout ou partie du matériel sollicité à disposition.
5. Toute modification de la réservation (confirmée par le service Prêt matériel) de matériel par le demandeur ou la demanderesse ne sera pas acceptée endéans un délai de 15 jours calendrier (sauf modification indépendante de sa volonté).
6. Toute annulation par le demandeur moins de 15 jours calendriers avant la date pour laquelle le matériel devait être mis à disposition (ou si le demandeur ou la demanderesse ne vient pas prendre possession du matériel réservé) fera l’objet d’une redevance telle que fixée par le règlement-redevance pour la mise à disposition par le service Prêt matériel de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités.

Art. 3

Enlèvement et restitution

1. Le ou la bénéficiaire ou la personne mandatée à cet effet prend possession du matériel sur simple présentation du bon de réservation délivré par le service Prêt matériel et confirmant la disponibilité du matériel.
2. Le chargement et le déchargement du matériel dans les véhicules du demandeur incombent au demandeur, ou à la demanderesse, aux jours et heures indiqués sur le bon de réservation sous réserve de spécificité liée au matériel mis à disposition.
3. Si l’agent du service Prêt matériel constate que les conditions minimales de sécurité pour assurer le transport de celui-ci ne sont pas assurées (le véhicule et/ou sa remorque sont inadaptés), il peut refuser que le ou la bénéficiaire procède à l’enlèvement. Ainsi, le matériel électrique ne peut en aucun cas être transporté au moyen d’un véhicule à ciel ouvert.
4. En cas de la livraison et/ou du montage du matériel par le service Prêt matériel, le ou la bénéficiaire (ou la personne désignée à cet effet) sera obligatoirement présent sur le lieu de la manifestation ou de la festivité afin de réceptionner le matériel et indiquer de manière précise l’endroit où celui-ci sera monté. A cet effet, le ou la bénéficiaire devra prendre contact avec le responsable de la cellule des transports qui lui communiquera le rendez-vous avec un battement approximatif de 2 heures. Le ou la bénéficiaire (ou la personne désignée à cet effet) sera prévenu 30 minutes avant l’arrivée du matériel sur place.
5. Le service du Prêt matériel ne pourra être tenu pour responsable en cas de suppression du service du transport lors de circonstances indépendantes de sa volonté (panne, manque de personnel, …) ne permettant plus d’accomplir la mission programmée.
6. Malgré le soin apporté à notre matériel, il est vivement conseillé au ou à la bénéficiaire du prêt de matériel de laver le matériel Horeca, la vaisselle et les couverts.
7. Au moment de l’enlèvement et lors de sa restitution, le matériel fait l’objet d’une vérification contradictoire entre le ou la bénéficiaire (ou la personne désignée à cet effet) et un membre du service Prêt matériel quant à l’état dans lequel celui-ci est mis à disposition ou restitué. Le matériel enlevé et non vérifié contradictoirement par le ou la bénéficiaire (ou la personne désignée à cet effet) est réputé être en parfait état.
8. La réception du matériel par le ou la bénéficiaire (ou la personne désignée à cet effet), engage solidairement la responsabilité du ou de la bénéficiaire et/ou de la personne morale dont il relève.
9. Le ou la bénéficiaire procèdera au montage du matériel lorsque celui-ci s’avère indispensable pour procéder à la vérification contradictoire tant à l’enlèvement que lors de la restitution.
10. Le ou la bénéficiaire doit restituer le matériel mis à disposition dans un parfait état de propreté et dans les conditionnements ad hoc (bottes de couverts, disposition dans les caisses de transport, rangement des barrières Nadar, propreté des podiums, ...) et aux jours et heures prévus. A défaut, une redevance spécifique sera appliquée conformément au règlement-redevance pour la mise à disposition par le service Prêt matériel de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités.
11. Le ou la bénéficiaire est tenu pour responsable de tout évènement se produisant postérieurement à la mise à disposition du matériel.

Art. 4

Sanction

Le non-paiement, en totalité ou en partie, d’une facture adressée en vertu de l’application du Règlement-redevance pour la mise à disposition par le service Prêt matériel de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités entraîne l’application de l’article 1§5c du présent règlement à savoir le refus de mise à disposition pour les manifestations ultérieures.

Art. 5

Assurance

1. Il est recommandé au ou à la bénéficiaire de souscrire une assurance « tous risques » auprès d’une compagnie d’assurance de son choix en vue de couvrir les pertes, vols, dégradations du matériel. A cette fin, le service Prêt matériel communiquera une estimation de la valeur du matériel à assurer.
2. La mise à disposition de matériel aux services de la Ville devra être assurée « tous risques » par le biais de la police d’assurance souscrite par ces derniers via une demande systématique lors de chaque manifestation ou festivité sur base d’une estimation de la valeur du matériel à assurer.
3. En cas de vol, le ou la bénéficiaire devra, dans les 24h de son constat, déclarer celui-ci auprès des services de Police et adresser sa déclaration auprès de sa compagnie d’assurance ainsi qu’au service Prêt matériel.

Art. 6

Le présent règlement abroge les règlements généraux précédents au moment de son entrée en vigueur.

Tout renseignement utile peut être obtenu auprès du service Prêt matériel dont les bureaux sont ouverts au public du lundi au vendredi, de 8 à 12 heures et de 13 à 6 heures ou en formant les numéros de téléphone 081/24.86.82, 081/24.86.87 ou 081/24.86.58.

Tout échange de mails doit se faire via l’adresse générale du service Prêt matériel cHJldC5tYXRlcmllbEB2aWxsZS5uYW11ci5iZS4=