Art. 1 : Dispositions générales
1.1 Qui peut bénéficier de mise à disposition de matériel?
Une demande de mise à disposition de matériel pour l’organisation de manifestations ou de festivités, se déroulant exclusivement sur le territoire de la Ville de Namur, peut être sollicitée par les détenteurs de carte d’identification suivants:
- Services communaux et assimilés (CPAS/Relais Social Urbain/Zone de Police/Entité namuroise de la zone NAGE);
- Associations CAC/ OTN / NEW / SONEFA en tant que services décentralisés de la Ville de Namur;
- Centre Culturel Régional (CCR);
- Associations patriotiques;
- Etablissements scolaires subventionnés (pour 2 évènements par an maximum);
- Défense Nationale / Province de Namur / Région Wallonne / Fédération Wallonie Bruxelles;
- Les associations du 3ème âge et les mouvements de jeunesse établis sur le territoire de la Ville de Namur;
- Les comités de quartier / comités de jumelage / comités de kermesse implantées sur le territoire de la Ville de Namur;Les Fabriques d’Eglises / Maison de la Laïcité implantées sur le territoire de la Ville de Namur;
- Les amicales du personnel des services communaux et assimilés (Zone Police, Zone Nage de Namur et CPAS) implantées sur le territoire de la Ville de Namur;
- Les ASBL et les associations de fait (sous la responsabilité de leur membres) dont le siège social est implanté sur le territoire de la Ville de Namur;
- Les associations de commerçants implantées sur le territoire de la Ville de Namur;
- Les associations de parents d’élèves d’écoles subventionnées établies sur le territoire de la Ville de Namur dans le cadre exclusif des festivités de l’école, lors de l’organisation de manifestations au profit exclusif de l’école (pour un évènement par an);
- L’organisateur ou l’organisatrice d’un événement de la typologie PM1, PM2, PM3 et PM4 telle qu’adoptée par le Collège communal;
- Les agents communaux et assimilés de la Ville de Namur dans le cadre de festivités privées et familiales (en aucun cas à titre commercial);
- Les personnes physiques domiciliées sur le territoire de la Ville de Namur dans le cadre de festivités privées et familiales (en aucun cas à titre commercial).
1.2 Comment obtenir du matériel?
1.2.1 Principe
Les personnes physiques (personne âgée de 18 ans accomplis) ou personnes morales (représentée par une personne légalement qualifiée pour engager son association ou institution), qui souhaitent formuler une demande de mise à disposition de matériel, doivent, au préalable, être en possession d’une carte d’identification valide.
Remarque : les bénéficiaires visés au point 1.1 sont dénommés (que ce soit une personne physique, morale ou relevant d’institution publique) le demandeur.
1.2.2 Carte d’identification
Pour obtenir une carte d’identification, il suffit de remplir le formulaire-type ad hoc (demande-de-carte-didentification.pdf) et l’introduire auprès du service Prêt matériel, Zoning industriel, rue des Phlox 28 à 5100 Namur (Naninne) ou par courriel via l’adresse [email protected]. Toute information manquante sur ce formulaire entrainera le refus de la demande.
La durée de validité de la carte d’identification est de 3 ans. Au-delà de ce délai, une nouvelle demande doit être formulée.
Tout changement relatif aux informations reprises sur le formulaire-type tant pour les personnes physiques que pour les personnes morales (adresse, modifications des statuts, nom…) doit être communiqué spontanément au service Prêt matériel.
Les personnes physiques ou morales non reprises dans les catégories à l’article 1 (point 1.1) ne peuvent introduire de demande de carte d’identification et de mise à disposition de matériel.
1.3 Qui sont les demandeurs prioritaires ?
Les services de la Ville, du CPAS, de la Zone de Police de Namur, Entité namuroise de la zone NAGE, le Relais Social Urbain, les associations CAC, OTN, NEW, SONEFA en tant que services décentralisés et le CCR disposent prioritairement, dans le respect du présent règlement, de la mise à disposition du matériel nécessaire à l’organisation de manifestations ou de festivités s’inscrivant dans le cadre de leurs fonctions ou attributions et se déroulant exclusivement sur le territoire de la Ville de Namur.
1.4 Acceptation ou refus de la demande de mise à disposition
Le Collège communal et/ou le service Prêt matériel se réservent le droit d’accepter, de refuser, de prolonger ou de mettre fin prématurément à une mise à disposition en cas:
- de mauvaise gestion du matériel par le demandeur;
- de non-respect des délais de restitution lors d’une précédente mise à disposition;
- de non-paiement des redevances;
- de nécessité urgente et impérieuse résultant d’événements imprévisibles dans le chef des services de la Ville;
- absence du demandeur lors de la réception et de la reprise du matériel (voir art. 4.2.2);
- d’insuffisance des moyens humains et/ou matériel du service Prêt matériel.
Art. 2 : Comment réserver du matériel?
2.1 Introduire la demande
Toute demande de mise à disposition de matériel est introduite par écrit au moyen du formulaire-type (disponible sur le site Internet de la Ville demande-de-carte-didentification.pdf) dûment complété et adressé :
-
- par courriel à l’adresse [email protected];
- par courrier au service Prêt matériel dont les bureaux sont situés au Zoning industriel Rue des Phlox 28 à 5100 Namur (Naninne);
- sur place à la cellule administrative du service Prêt matériel;
Toute information manquante sur ce formulaire entraînera le refus de la demande.
2.2 Délai d’introduction de la demande
Seules les demandes adressées au plus tard 3 mois avant l’évènement pour les associations visées par l’art 1§1.1 points 1 à 3 et pour les événements de typologie PM1, PM2, PM3 et PM4 et sous-catégories relevant de la typologie des événements organisés sur le domaine public de la Ville de Namur et 6 semaines avant l’évènement pour toutes les autres demandes (sauf en cas d’urgence) seront prises en considération pour l’obtention d’une mise à disposition de matériel.
Le simple fait d’introduire une demande de réservation n’engage pas le service Prêt matériel à mettre tout ou partie du matériel sollicité à disposition.
2.3 Confirmation de la réservation
La confirmation de la réservation est envoyée 15 jours calendrier avant l’événement. Sous réserves des points explicités au point 5.2 ci-dessous.
2.4. Modification ou annulation de la demande
Toute modification de la réservation (confirmée par le service Prêt matériel) de matériel par le demandeur ne sera pas acceptée endéans un délai de 10 jours calendrier avant la date de mise à disposition du matériel (sauf modification indépendante de sa volonté).
Toute annulation par le demandeur moins de 10 jours calendrier avant la date de mise à disposition du matériel (ou si le demandeur ne vient pas prendre possession du matériel réservé) fera l’objet d’une redevance telle que fixée par le Règlement-redevance pour la mise à disposition par le service Prêt matériel de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités.
Art. 3 : Enlèvement et restitution
3.1 Quand l’enlèvement et la restitution du matériel ont lieu?
Le demandeur prend possession, au Quai enlèvement, du matériel sur simple présentation du bon de réservation délivré par le service Prêt matériel et confirmant la disponibilité du matériel. Le demandeur aura fixé préalablement (au moins 5 jours ouvrables l’enlèvement du matériel), avec l’agent du Quai enlèvement, le jour et l’heure durant lesquels se dérouleront le retrait et la restitution du matériel.
3.2 Qui est responsable du chargement/déchargement du matériel ?
Le chargement et le déchargement du matériel incombent au demandeur, aux jours et heures convenus.
3.3 Avec quel véhicule et dans quelles conditions?
Le demandeur doit prévoir un nombre suffisant de personnes et un (ou des) véhicule (approprié et propre) pour que ces opérations soient exécutées en une seule fois sous peine de l’application d’une redevance complémentaire prévu par le Règlement-redevance.
Le demandeur doit, en outre, avoir en nombre suffisant les sangles et éléments adéquats afin de se conformer aux règles de sécurité du code de la route.
Le service Prêt matériel ne peut être tenu responsable en cas de non-respect des dispositions légales relatives à la sécurité routière.
Si l’agent du service Prêt matériel constate que les conditions minimales de sécurité et de propreté pour assurer le transport de celui-ci ne sont pas assurées (par exemple le véhicule et/ou sa remorque sont inadaptés), il peut refuser que le ou la bénéficiaire procède à l’enlèvement. Ainsi, le matériel électrique ne peut en aucun cas être transporté au moyen d’un véhicule à ciel ouvert.
3.4 Vérification et réception du matériel
Au moment de l’enlèvement et lors de sa restitution, le matériel fait l’objet d’une vérification contradictoire entre le demandeur et un membre du service Prêt matériel quant à l’état dans lequel celui-ci est mis à disposition ou restitué.
Le demandeur procèdera au montage du matériel lorsque celui-ci s’avère indispensable pour procéder à la vérification contradictoire tant à l’enlèvement que lors de la restitution.
Le matériel enlevé et non vérifié contradictoirement par le demandeur est réputé être en parfait état.
La réception du matériel par le demandeur, engage solidairement la responsabilité de la personne morale dont il relève.
Le demandeur doit restituer le matériel mis à disposition dans un parfait état de propreté et dans les conditionnements ad hoc (bottes de couverts, disposition dans les caisses de transport, propreté des podiums, ...) et aux jours et heures prévus. A défaut, une redevance spécifique sera appliquée conformément au Règlement-redevance pour la mise à disposition de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités.
Art. 4 : Transport et montage du matériel
4.1. Qui sont les bénéficiaires du transport de matériel?
Le transport du matériel peut être sollicité par les catégories suivantes, uniquement pour des manifestations/festivités se déroulant exclusivement sur le territoire de la Ville de Namur et selon le tarif appliqué en fonction des catégories et typologies (voir règlement redevance):
- services communaux et assimilés (CPAS/Relais Social Urbain/Zone de Police/Entité namuroise de la zone NAGE);
- associations CAC/ OTN / NEW / SONEFA en tant que services décentralisés de la Ville de Namur;
- Centre Culturel Régional (CCR);
- associations patriotiques;
- établissements scolaires subventionnés implantés sur le territoire de la Ville de Namur (pour 2 évènements par an maximum et uniquement dans le cadre des festivités de l’école telles que la fancy-fair);
- Défense Nationale / Province de Namur / Région Wallonne / Fédération Wallonie Bruxelles;
- mouvements de jeunesse / Associations du 3ème Age / comités de quartier / comités de jumelage / comités de kermesse / Fabriques d’Eglises / Maison de la Laïcité implantés sur le territoire de la Ville de Namur;
- amicales du personnel des services communaux et assimilés (Zone Police, Zone Nage CPAS) implantées sur le territoire de la Ville de Namur;
- ASBL et les associations de fait (sous la responsabilité de leur membres) dont le siège social est implanté sur le territoire de la Ville de Namur;
- associations de commerçants implantées sur le territoire de la Ville de Namur;
- associations de parents des écoles implantées sur le territoire de la Ville de Namur (pour 1 événement par an et uniquement dans le cadre des festivités de l’école).
4.2 Quelles sont les modalités relatives au transport ?
4.2.1 Fixer un rendez-vous et confirmer l’endroit de la réception et de la reprise du matériel
Le demandeur, en possession du bon de réservation, prendra contact avec le responsable de la cellule des transports, au plus tard cinq jours ouvrables avant la livraison du matériel, afin:
- De fixer conjointement le rendez-vous avec un battement approximatif de 2 heures. Le demandeur sera prévenu 30 minutes avant l’arrivée/reprise du matériel sur place;
- De confirmer, sur place, l’endroit de dépôt et de reprise du matériel par site.
Remarque: l’endroit de dépôt, identique à l’endroit de reprise, doit être sécurisé et facilement accessible aux véhicules de la cellule Transport.
4.2.2 Présence lors de la réception et de la reprise du matériel
- Le demandeur sera obligatoirement présent sur le lieu de la manifestation ou de la festivité afin de réceptionner le matériel (signer le bon de livraison - dépôt). En cas d’absence du demandeur au lieu de rendez-vous fixé conjointement, le matériel, sa livraison et le lieu de dépôt du matériel seront réputés conformes à la demande.
- Le demandeur sera obligatoirement présent sur le lieu de la manifestation ou de la festivité afin de rendre le matériel (signer le bon de livraison – reprise). L’état du matériel, mis à disposition, fera l’objet d’une vérification contradictoire entre le demandeur et un membre du service Prêt matériel avant sa reprise. Les éventuelles pertes et/ou détériorations seront indiquées sur le bon de livraison – reprise. En cas d’absence du demandeur au lieu de rendez-vous fixé conjointement, l’état des lieux du matériel sera réputé conforme à celui des agents du Prêt matériel qui procèderont au dépôt et à l’enlèvement.
4.2.3 Rangement du matériel
Le demandeur devra, avant la reprise du matériel mis à disposition, s’assurer que:
- L’ensemble des barrières de sécurité soit rangé, rassemblé et cadenassé à l’endroit où il a été déposé;
- La totalité des bancs, tables, chaises soit rangée dans les racks correspondant à l’endroit où elle a été déposée.
Les modes d’emploi relatifs au rangement du matériel bénéficiant d’un transport sont disponibles sur https://www.namur.be
Le demandeur doit restituer, à l’endroit de dépôt (un seul par site), le matériel mis à disposition dans un parfait état de propreté, dans les conditionnements ad hoc, aux jours et heures convenus. A défaut, une redevance spécifique sera appliquée conformément au Règlement-redevance pour la mise à disposition par le service Prêt matériel de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités.
4.2.4 Montage tonnelles, chapiteaux, podiums - responsabilité
Le montage des tonnelles, chapiteaux et podiums peut être effectué par le demandeur.
Dans ce cas, le demandeur assume l’entière responsabilité du montage, de l’installation et du démontage du matériel prêté. Il s’engage à exécuter ces opérations conformément aux règles de sécurité en vigueur, ainsi qu’aux prescriptions techniques du fabricant.
Le service Prêt de matériel mettra à disposition du demandeur une notice de montage reprenant les instructions et conditions de sécurité à respecter.
En aucun cas le service Prêt matériel ne pourra être tenu pour responsable des dommages corporels ou matériels résultant d’un montage non conforme ou d’une utilisation inadéquate des équipements prêtés.
Art. 5 : Dispositions communes aux articles 3 et 4
5.1. Délai de mise à disposition
La durée maximale d’une mise à disposition de matériel définie dans le bon de réservation ne peut inclure qu’un seul weekend. Une prolongation peut être accordée à titre exceptionnel pour autant qu’elle soit justifiée par l’ampleur de l’évènement au moment de l’introduction de la demande de réservation ; dans ce cas elle fera l’objet d’une nouvelle application du tarif pour les frais de réservation (soit la gestion du dossier) et les différents frais de location fixés pour chaque type de matériel faisant l’objet de ladite mise à disposition.
5.2. Suppression ou annulation des demandes de matériel et/ou transport
Le service du Prêt matériel ne saurait engager sa responsabilité en cas de refus/suppression du service de transport ou d’annulation partielle ou totale de la mise à disposition du matériel, y compris lorsque la réservation a été préalablement confirmée, si ces perturbations résultent de circonstances indépendantes de sa volonté, notamment, telles que
- Une panne technique;
- Indisponibilité des moyens humains et/ou techniques;
- Evènements imprévisibles et urgents nécessitant l’utilisation, par les autorités compétentes, du matériel de sécurité;
- Ou tout autre événement imprévisible (force majeure) rendant impossible l’exécution de la mission prévue (exemple : matériel rendu endommagé, ...)
5.3. Mode d’emploi
Le demandeur est censé connaître le mode d'utilisation du matériel prêté. Un mode d'emploi peut cependant être mis à la disposition du demandeur qui en fait la demande. Les différents modes d’emploi sont également disponibles sur le site https://www.namur.be/fr.
Le demandeur devra se conformer aux directives et modes d’emploi quant à l’utilisation du matériel mis à disposition. Tout autre usage est formellement interdit.
Malgré le soin apporté à notre matériel, il est vivement conseillé au ou à la bénéficiaire du prêt de matériel de laver le matériel Horeca, la vaisselle et les couverts.
Le ou la bénéficiaire prend l’engagement de ne pas rechercher ou mettre en cause, sous quelque forme que ce soit, la responsabilité de la Ville de Namur du fait d’accident ou de dommage causé par une mauvaise utilisation du matériel.
Consignes spéciales de sécurité pour le prêt de chapiteaux (3m/6m, 6m/6m, 4m/4m) et tonnelles 3m/3m:
Les matériaux qui composent les chapiteaux et les tonnelles sont initialement ignifugés, mais perdent leurs propriétés au fil du temps. Par conséquent, certaines dispositions doivent être prises par rapport aux sources de forte chaleur:
- Il est interdit d’installer des chapiteaux et tonnelles près d’un feu, d’une flamme ou de toute autre source de chaleur.
- Il est également interdit de faire du feu, d'utiliser des appareils à flamme nue à l’intérieur des chapiteaux et tonnelles.
Le demandeur veillera à respecter les prescriptions réglementaires notamment relatives aux risques de vent (vitesse, arrimage, …), risques incendie, …
5.4. Responsabilité du matériel emprunté
Le demandeur est tenu pour responsable de tout évènement se produisant postérieurement à la mise à disposition du matériel jusqu'à sa restitution et sa vérification.
Le demandeur s'engage à utiliser le matériel en "personne prudente et raisonnable" et à le restituer en parfait état de fonctionnement et de propreté. Il est interdit d'apporter des modifications quelconques au matériel prêté.
Le matériel prêté est et demeure la propriété insaisissable du service Prêt matériel. Toute appropriation ou cession de matériel à un tiers est strictement interdite.
En ce qui concerne le matériel suivant:
- podiums;
- podiums mobiles;
- chapiteaux;
- tonnelles (et bâches de tonnelle);
- chaises/tables/bancs
Le demandeur est tenu d’organiser un gardiennage si ce matériel ne peut être entreposé en un lieu sécurisé.
5.5. Assurance
Il est recommandé au demandeur de souscrire une assurance « tous risques » auprès d’une compagnie d’assurance de son choix en vue de couvrir les pertes, vols, dégradations du matériel. A cette fin, le service Prêt matériel communiquera une estimation de la valeur à neuf du matériel à assurer.
En cas de vol, le demandeur devra, dans les 24h de son constat, déclarer celui-ci auprès des services de Police et adresser sa déclaration auprès de sa compagnie d’assurance ainsi qu’au service Prêt matériel.
5.6. Sanctions
Toute fraude ou violation du présent règlement sera sanctionnée:
- Soit par l’application d’une redevance complémentaire pour la non-restitution dans les conditions et les délais prévus, le non-respect du nombre de trajet, la perte, le vol, la détérioration, la destruction telle que fixée par le Règlement-redevance pour la mise à disposition par le service Prêt matériel de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités ;
- Soit par la radiation (temporaire ou définitive) de la carte d’identification sur base d’un rapport du chef de service au Collège communal.
- Le non-paiement, en totalité ou en partie, d’une facture adressée en vertu de l’application du Règlement-redevance pour la mise à disposition de matériel destiné à l’organisation de manifestations ou de festivités entraîne l’application de l’article 1§4 du présent règlement à savoir le refus de mise à disposition pour les manifestations ultérieures.
Art. 6 : Protection des données personnelles
Tout traitement de données à caractère personnel initié par la mise en œuvre du présent règlement est réalisé dans le respect de la règlementation applicable en matière de données à caractère personnel, notamment, le Règlement (UE) du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
En sa qualité de responsable de traitement, la Ville de Namur, représentée par le Collège communal, traite les données à caractère personnel collectées dans le respect des prescrits légaux précités.
Dans le cadre de la mise en œuvre du présent règlement, toute personne consent au traitement de ses données à caractère personnel par la Ville de Namur.
Toute demande d’information et/ou d’accès aux données à caractère personnel sont traitées par la Ville de Namur est à adresser par courriel à l’adresse [email protected].
Art. 7 : Entrée en vigueur
-
- Le présent règlement abroge les règlements généraux précédents au moment de son entrée en vigueur.
- Tout renseignement utile peut être obtenu auprès du service Prêt matériel dont les bureaux sont ouverts au public du lundi au vendredi, de 8 à 12 heures et de 13 à 16 heures ou en formant le numéro de téléphone suivant : 081/24.87.84
- Tout échange de mails doit se faire via l’adresse générale du service Prêt matériel [email protected].
Ce règlement entre en vigueur dès le jour de sa publication conformément au prescrit des articles L1133-1 et L1133-2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.
