Règlement-redevance pour l'occupation de la Bourse

Art. 1

Il est établi, pour les exercices 2020 à 2025, une redevance pour l’occupation de la Bourse.

Art. 2

La redevance est due par toute personne physique ou morale (demandeur) faisant une demande d’occupation de la Bourse telle que définie par le Règlement général d’occupation de la Bourse.

Art. 3 : Tarification

3.1. Redevance d’occupation

La redevance est fixée comme suit :

Seuls le Foyer, la salle René Magritte et l’espace Plein ciel disposent du mobilier catering.

Le forfait couvre les charges énergétiques (électricité, eau, chauffage), les consommables (papier WC, produits d’entretien), les accès WIFI, la mise à disposition du matériel compris dans les salles et auditoires, le nettoyage final des communs, des sanitaires et des salles.

Les forfaits sont calculés sur une occupation maximale de 13h consécutives. Tout dépassement entrainera la facturation d’un forfait complet supplémentaire.

Les jours de montage et démontage correspondent à des jours d’occupation.

En cas de dépassement du délai d’occupation, une facturation complémentaire pourra être réclamée. En cas d’augmentation du temps de présence ou d’augmentation du nombre de salles après établissement du contrat, le supplément sera facturé sans édition d’un avenant au contrat.

L’occupation des salles et auditoires de La Bourse est autorisée pour les activités suivantes telles que séminaires, congrès, conférences, colloques, conseils d’administration, assemblées générales, réunions de travail, formations, conférences de presse, présentation de produit, concert intimiste, pièce de théâtre, one man show et team-building. Ne sont pas autorisés les marchés ou stands de vente de produits aux particuliers.

3.2. Réduction tarifaire :

3.2.1. Catégories

Une réduction tarifaire peut être accordée sur l’occupation de salles ou d'auditoires dans les conditions suivantes:

• 1ère catégorie : Services communaux (Zone de Police et CPAS), asbl para-communale (1x/an), associations patriotiques (1x/an) - Gratuité;
• 2ème catégorie : ASBL ayant leur siège social à Namur et les établissements d’utilité publique (écoles ou centres de formation) ayant leur siège social à Namur – Réduction de 50% sur le montant de l’occupation - 1x/an au maximum;

Les réductions ne sont pas applicables sur les forfaits.

3.2.2. Occupations multiples

Dès le 4ème jour d’occupation dans une même année civile, 10% de réduction sont accordés sur les réservations à partir de ce 4ème jour.

3.3. Redevance pour l’utilisation de matériel et prestations supplémentaires

Le matériel mis à disposition dans les salles et auditoires est inclus dans le prix mais une facture complémentaire pourrait être adressée dans les cas suivants :

• En cas de prestation technique supplémentaire par un service Ville dans le cadre du bon déroulement de l’occupation (prestation technique pendant l’événement, nettoyage supplémentaire ou réparation en cas de dégâts causés par le demandeur).
• En cas de mise à disposition de matériel supplémentaire appartenant à La Bourse, selon le tarif ci-dessous :

• En cas de demande de présence du concierge en substitution à quelqu’un de l’équipe d’organisation et en cas de modification de la mise en place des salles de réunion : les heures de prestation seront tarifées au tarif horaire d’un ouvrier repris au règlement-redevance sur les prestations techniques des services communaux.
• En cas de demande de nettoyage intermédiaire des sanitaires : un forfait de 40€ sera dû par nettoyage et par bloc sanitaire.

3.4. Redevance pour le catering

• Pause-café : 5 €/personne (HTVA)

La pause-café comprend la mise à disposition d’eau plate et pétillante, café, lait et sucre, pour maximum 30 personnes.

La TVA s'applique sur la prestation de ce service.

• Catering :

Le catering sera pris en charge par le demandeur.

Les modalités et obligations sont reprises dans le règlement général d’occupation et dans une annexe au contrat d’occupation.

Art. 4 : Modalités de paiement

La redevance est payable dans les 15 jours de la date d’envoi de la facture et selon les modalités reprises sur celles-ci.

Dans le cadre d’une réservation sollicitée 60 jours avant la date d’occupation, le montant de la redevance d’occupation est payable au comptant :

• en espèces auprès des agents communaux chargés, au titre de fonction accessoire, de la perception des recettes en espèces, qui en délivreront quittance (Caisse centrale sise à l’Hôtel de Ville – 2ème étage – 5000 Namur) ;
• par voie électronique;
• par virement bancaire au compte de l'Administration communale. Dans ce cas, la preuve de paiement devra être fournie avant l'occupation.

En cas de co-organisation d’un événement par 2 structures ou plus, le contrat sera établi au nom d’un seul demandeur. La facturation sera établie au nom de ce demandeur.

Art. 5 : Annulation

En cas d’annulation annoncée entre le 31ème et 89ème jour précédant la date d’occupation, un dédit égal à 25 % du montant de la redevance d’occupation sera dû par le demandeur qui se désiste.

En cas d’annulation annoncée dans les 30 jours précédant la date d’occupation, un dédit égal à 100 % du montant de la redevance d’occupation sera dû par le demandeur qui se désiste.

Le dédit est payable dans les 15 jours de la date d’envoi de la facture selon les modalités reprises sur celles-ci.

Dans le cadre d’une annulation partielle ou totale, le demandeur devra s’acquitter du montant de l’occupation (pas les forfaits) des salles réservées mais non utilisées.

Art. 6 : Report de date d’occupation

Un report de date pourra être accepté aux conditions suivantes :

• Report à une date ultérieure dans la même année civile, selon les disponibilités du calendrier (pas de priorité accordée)
• Le montant de l'occupation et des forfaits ainsi que 100,00 € de frais de dossier seront payables dans les 15 jours de la date d’envoi de la facture, selon les modalités reprises sur celles-ci
• Des salles pourront être ajoutées et seront facturées selon le tarif en vigueur
• Si le demandeur ne revient pas au cours de l’année civile concernée ou si aucune date proposée ne convient, le montant de l'occupation sera perdu pour le demandeur. Le forfait sera restitué.

Art. 7 : Procédure de recouvrement

A défaut de paiement dans les 15 jours de la date d'envoi de la facture, un rappel sans frais sera envoyé par pli simple. Le redevable dispose d'un délai de 15 jours pour effectuer le paiement.

Passé ce délai, le recouvrement s’effectuera conformément à l'article L1124-40 § 1er du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, le débiteur sera mis en demeure par courrier recommandé. Le coût de cet envoi est à charge du contribuable et est fixé à la somme de 10 €.

Ce montant sera ajouté au principal sur le document de mise en demeure.

Art. 8 : Réclamation

En cas de réclamation, celle-ci doit être introduite par écrit auprès du Département de Gestion Financière – SCRO – Hôtel de Ville – 5000 Namur ou via le site internet de la Ville de Namur.

Pour être recevables, les réclamations doivent être motivées et introduites dans un délai de 3 mois à compter de la date d'envoi de la facture.

Art. 9 : Juridictions compétentes

En cas de litige, seules les juridictions civiles de Namur sont compétentes.

Art. 10

Le présent règlement entrera en vigueur au 1er janvier 2020, après avoir été approuvé par l’Autorité de Tutelle et publié par affichage conformément aux prescrits des articles L1133-1 et L1133-2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.

En cas de réclamation, celle-ci doit être introduite par écrit auprès du Département de Gestion Financière – SCRO – Hôtel de Ville – 5000 Namur ou via le site internet de la Ville de Namur.

Pour être recevables, les réclamations doivent être motivées et introduites dans un délai de 3 mois à compter de la date d'envoi de la facture.