Règlement-redevance pour l'occupation de la Bourse

Art. 1

Il est établi, dès l’entrée en vigueur du présent règlement et jusqu’au 31 décembre 2031 inclus, une redevance communale pour l’occupation de la Bourse.

Art. 2

La redevance est due par toute personne physique ou morale (demandeur) faisant une demande d’occupation de la Bourse telle que définie par le Règlement général d’occupation de la Bourse.

Art. 3 : Tarification

3.1. A dater de l’entrée en vigueur du présent règlement et jusqu’au 31 décembre 2026 inclus, les montants des redevances sont fixés comme suit:

3.1.1. Redevance d’occupation

Seuls le Foyer, la salle René Magritte et l’espace Plein ciel disposent du mobilier catering.

Le forfait couvre les charges énergétiques (électricité, eau, chauffage), les consommables (papier WC, produits d’entretien), les accès WIFI et internet filaire, la mise à disposition du matériel compris dans les salles et auditoires, le nettoyage final des communs, des sanitaires et des salles.

Les forfaits sont calculés sur une occupation maximale de 13h consécutives. Tout dépassement entrainera la facturation d’un forfait complet supplémentaire.

Les jours de montage et démontage correspondent à des jours d’occupation.

En cas de dépassement du délai d’occupation, une facturation complémentaire pourra être réclamée. En cas d’augmentation du temps de présence ou d’augmentation du nombre de salles après établissement du contrat, le supplément sera facturé sans édition d’un avenant au contrat.

L’occupation des salles et auditoires de La Bourse est autorisée pour les activités suivantes telles que séminaires, congrès, conférences, colloques, conseils d’administration, assemblées générales, réunions de travail, formations, conférences de presse, présentation de produit, activités organisées à l’occasion d’un événement d’entreprise ou colloque à thème (concert intimiste, pièce de théâtre, one man show et team-building). Ne sont pas autorisés les marchés ou stands de vente de produits aux particuliers, ni les concerts, spectacles ou pièces de théâtre organisés seuls.

3.1.2. Réduction tarifaire:

3.1.2.1. Catégories

Une réduction tarifaire peut être accordée sur l’occupation de salles ou d'auditoires dans les conditions suivantes:

• 1ère catégorie: Gratuité
  • Services communaux namurois (illimité) et assimilés (Zone de Police et CPAS) pour leurs propres événements et dans le cadre de leurs missions (5x/an),
  • ASBL para-communale namuroise (1x/an),
  • Associations patriotiques namuroises (1x/an),
  • Associations du CPAS dont le siège social est namurois (1x/an).
• 2ème catégorie: Réduction de 50% sur le montant de l’occupation: 1x/an
  • ASBL ayant leur siège social à Namur,
  • Etablissements d’utilité publique (écoles ou centres de formation) ayant leur siège social à Namur.

La réduction n’est pas applicable sur les forfaits.

3.1.2.2. Occupations multiples

Dès le 4ème jour d’occupation dans une même année civile, 10% de réduction sont accordés sur la partie « Redevance d’occupation » à partir de ce 4ème jour.

3.1.3. Redevance pour l’utilisation de matériel et prestations supplémentaires

Le matériel mis à disposition dans les salles et auditoires est inclus dans le prix mais une facture complémentaire pourrait être adressée dans les cas suivants:

• En cas de prestation technique supplémentaire par un service Ville dans le cadre du bon déroulement de l’occupation (prestation technique pendant l’événement, nettoyage supplémentaire ou réparation en cas de dégâts causés par le demandeur).
• En cas de mise à disposition de matériel supplémentaire appartenant à La Bourse, selon le tarif ci-dessous:

• En cas de modification de la mise en place des salles de réunion: les heures de prestation seront tarifées au tarif horaire d’un ouvrier repris au règlement-redevance sur les prestations techniques des services communaux.
• En cas de demande de nettoyage intermédiaire des sanitaires: un forfait de 60,00€ sera dû par nettoyage et par bloc sanitaire.

3.1.4. Redevance pour le catering

• Pause-café: 5,00€/personne (HTVA)
  • La pause-café comprend la mise à disposition d’eau plate et pétillante, café, lait et sucre, pour maximum 20 personnes.
  • La TVA s'applique sur la prestation de ce service.
• Catering:
  • Le catering sera pris en charge par le demandeur.

Les modalités et obligations sont reprises dans le règlement général d’occupation et dans une annexe au contrat d’occupation.

3.2. Pour les exercices d’imposition 2027 à 2031 inclus, les montants des redevances, repris ci-avant, seront indexés annuellement à concurrence de 2%.

Les montants étant arrondis à l’unité supérieure.

Art. 4 : Modalités de paiement

La redevance est payable dans les 15 jours de la date d’envoi de la facture et selon les modalités reprises sur celles-ci.

Dans le cadre d’une réservation sollicitée 60 jours avant la date d’occupation, le montant de la redevance d’occupation est payable au comptant:

• en espèces auprès des agents communaux chargés, au titre de fonction accessoire, de la perception des recettes en espèces, qui en délivreront quittance (Caisse centrale sise à l’Hôtel de Ville – 2ème étage – 5000 Namur);
• par voie électronique;
• par virement bancaire au compte de l'Administration communale. Dans ce cas, la preuve de paiement devra être fournie avant l'occupation.

En cas de co-organisation d’un événement par 2 structures ou plus, le contrat sera établi au nom d’un seul demandeur. La facturation sera établie au nom de ce demandeur.

Art. 5 : Annulation

En cas d’annulation annoncée entre le 31ème et 89ème jour précédant la date d’occupation, un dédit égal à 25 % du montant de la redevance d’occupation sera dû par le demandeur qui se désiste.

En cas d’annulation annoncée dans les 30 jours précédant la date d’occupation, un dédit égal à 100 % du montant de la redevance d’occupation sera dû par le demandeur qui se désiste.

Le dédit est payable dans les 15 jours de la date d’envoi de la facture selon les modalités reprises sur celles-ci.

Dans le cadre d’une annulation partielle ou totale, le demandeur devra s’acquitter du montant de la redevance d’occupation (pas les forfaits) des salles réservées mais non utilisées.

Art. 6 : Report de date d’occupation

Un report de date pourra être accepté aux conditions suivantes:

• Report à une date ultérieure dans la même année civile, selon les disponibilités du calendrier (pas de priorité accordée)
• Le montant de l'occupation et des forfaits ainsi que 100,00€ de frais de dossier seront payables dans les 15 jours de la date d’envoi de la facture, selon les modalités reprises sur celles-ci
• Des salles pourront être ajoutées et seront facturées selon le tarif en vigueur
• Si le demandeur ne revient pas au cours de l’année civile concernée ou si aucune date proposée ne convient, le montant de la redevance d'occupation sera perdu pour le demandeur. Le forfait sera restitué.

Art. 7 : Procédure de recouvrement

A défaut de paiement intégral dans les 30 jours de la date d'envoi de la facture, un rappel sans frais sera envoyé au redevable. Ce rappel sera conforme au titre XIX du Code de droit Economique relatif aux dettes du consommateur.

En cas de non-paiement dans le délai de 14 jours calendrier qui prend cours le troisième jour ouvrable qui suit celui où le rappel est envoyé, le recouvrement s’effectuera conformément à l'article L1124-40 § 1er du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation. Le débiteur sera mis en demeure par courrier recommandé. Les frais inhérents à cet envoi seront mis à charge du redevable et seront fixés à 12,00€.

Ce montant sera ajouté au principal sur le document de mise en demeure.

Dans l’hypothèse où une contrainte ne pourrait être délivrée, le redevable fera l’objet d’une citation en justice dans les formes et délais prévus par les dispositions des Codes civil et judiciaire.

Art. 8 : Réclamation

En cas de réclamation, celle-ci doit être introduite par écrit auprès du Département de Gestion Financière – SCRO – Hôtel de Ville – 5000 Namur ou via le formulaire en ligne sur le site www.namur.be.

Pour être recevables, les réclamations doivent être motivées et introduites dans un délai de 3 mois à compter du paiement au comptant ou de la date d'envoi de la facture.

Art. 9 : Juridictions compétentes

En cas de litige, seules les juridictions civiles de Namur sont compétentes.

Art. 10

Le traitement des données à caractère personnel nécessaire à la mise en œuvre du présent règlement se fera suivant les règles suivantes:

• Responsable de traitement des données: Ville de Namur;
• Finalité du traitement: établissement et recouvrement de la redevance;
• Catégorie de données: données d’identification, données bancaires;
• Durée de conservation: la Ville s’engage à conserver les données pour un délai de 15 ans et à les supprimer par la suite ou à les transférer aux archives de l’Etat suivants leurs instructions;
• Méthode de collecte: recensement par l’administration;
• Communication des données: les données ne seront communiquées qu’à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l’article 327 du CIR92;
• Pour toute demande d'information ou d'exercice de droits concernant vos données à caractère personnel vous pouvez contacter l'adresse [email protected].

Art. 11

Le présent règlement sera transmis au Gouvernement wallon conformément aux articles L3131-1 et suivants du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation pour exercice de la tutelle spéciale d’approbation.

Art. 12

Le présent règlement entrera en vigueur, après avoir été approuvé par l’Autorité de Tutelle, dès le jour de sa publication conformément aux prescrits des articles L1133-1 et L1133-2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.