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Protection de la vie privée et des données à caractère personnel au sein de la Ville de Namur

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Introduction

La Ville de Namur est un pouvoir public subordonné en ce qu’il se situe à un niveau de pouvoir inférieur à l’Etat fédéral, aux Régions et à la Fédération Wallonie-Bruxelles. La Ville joue ainsi notamment le rôle de relais des décisions prises à d’autres niveaux.

La Ville agit également en vertu d’un pouvoir autonome pour toutes ses missions d’intérêt communal.

Dans l’exercice de l’ensemble de ses prérogatives, la Ville de Namur a toujours veillé au respect de la vie privée des citoyens et des agents et accordé une grande importance au caractère confidentiel des données traitées par l’ensemble de ses services.

L’entrée en vigueur du Règlement 2016/679 sur la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel (le « RGPD ») et de la loi du 30 juillet 2018 a permis à la Ville de poursuivre et de renforcer sa politique en matière de protection des données à caractère personnel.

Pour rappel, une « donnée à caractère personnel » se définit comme toute information (écrite, imprimée, stockée électroniquement, etc.) se rapportant à une personne physique susceptible d’être identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.

Afin d’informer au mieux les citoyens et de respecter le dispositif de communication et de transparence fixé par le RGPD, nous souhaitons attirer votre attention sur les informations suivantes :

  • Quelles sont les données personnelles collectées et traitées par la Ville, dans quel but sont-elles utilisées, avec qui sont-elles partagées ;
  • Quels sont vos droits et choix relatifs aux données à caractère personnel collectées par la Ville.

Ce document est susceptible d’être modifié ou complété afin d’intégrer toute modification ou évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technologique en matière de protection des données à caractère personnel.

Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

La Ville de Namur, représentée par le Collège communal, est responsable de traitement de données à caractère personnel.

La Ville de Namur est établie à 5000 Namur, Esplanade de l’Hôtel de Ville, n°1 et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0207.362.739 (aW5mb3JtYXRpb25AdmlsbGUubmFtdXIuYmU=).

Méthode de collectes de données

De manière générale, nous collectons et traitons vos données personnelles parce que vous vivez principalement sur le territoire de la Commune ou parce que vous recourez à un service de la Ville.

Nous collectons donc vos données à caractère personnel de plusieurs façons :

  1. Lorsque vous vous rendez dans les locaux de l’administration communale pour une demande de service (type changement d’adresse, inscription à un stage, déclaration de chiens dangereux, demande d’autorisation d’affichage) ;
  2. En cas de demande(s)via le guichet électronique, par courriel ou par courrier ;
  3. Par ailleurs, la Commune collecte et utilise également certaines données à caractère personnel via d’autres responsables de traitement (p. ex., la DIV, la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale, le registre national, etc.).

Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Les catégories de données à caractère personnel traitées par la Ville de Namur varient en fonction des services concernés.

 Ces catégories sont notamment les suivantes :

  • Les données d’identification (ex : nom, prénom, date de naissance) dans le cadre des actes d’état-civil, d’un enregistrement à la population, d’une demande de permis, d’une candidature à un emploi, etc.;
  • Les données de contact (ex : adresse, numéro de téléphone) ;
  • Les données bancaires (ex : numéro de compte bancaire) dans le cadre du recouvrement des taxes ;
  • Les données financières et patrimoniales (ex : dettes, propriétés immobilières, baux) ;
  • Les données judiciaires (ex : casier judiciaire, sanctions administratives).

Cette liste est exemplative et non limitative.

A quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base ?

Vos données à caractère personnel sont traitées par la Ville afin de garantir une gestion efficace des dossiers dans la poursuite de toutes ses missions d’intérêt public.

Les finalités générales sont notamment :

  • La gestion des registres de l’Etat civil et de population,
  • La délivrance des cartes d’identité… ;
  • La gestion des taxes et redevances ;
  • La gestion des permis divers ;
  • La gestion des relations avec le public ;

Tout traitement de données à caractère personnel par la Ville de Namur répond nécessairement à l’une des conditions suivantes :

  • Le traitement répond à une obligation légale dans le chef de la Ville ;
  • Le traitement est nécessaire à une mission d’intérêt public poursuivie par la Ville ou relève de l’autorité publique dont elle est investie ;
  • Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique ;
  • Le traitement est réalisé sur base d’un accord éclairé de la personne concernée ;
  • Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie.

Vos données à caractère personnel ne sont jamais traitées par la Commune à des fins commerciales ou publicitaires ni transférées volontairement à des tiers qui utiliseraient ces données à de telles fins.

Elles ne sont traitées que par le personnel de la Ville de Namur, ses partenaires et ses sous-traitants, qui agissent selon ses instructions, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d’améliorer l’ensemble des services rendus à la population.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

La durée de conservation de vos données personnelles correspond à la durée nécessaire aux services pour traiter votre demande, votre dossier et vous garantir un service de qualité.

La durée de conservation de vos données correspond en tout état de cause au temps raisonnablement nécessaire à la poursuite des finalités de la Commune et en conformité avec les dispositions légales et réglementaires, notamment en matière de durée d’archivage.

Qui sont les destinataires des données collectées ?

Les données récoltées sont en principe destinées à la Ville de Namur ou au citoyen lui-même.

Les données récoltées ne sont pas divulguées à un tiers sans consentement préalable de votre part sauf si cela est nécessaire dans le cadre de l’exécution de nos missions ou si nous sommes tenus légalement de le faire (à d’autres administrations ou instances judiciaires, par exemple).

Dans le cadre de l’exécution de ses missions, il est parfois nécessaire que la Ville fasse appel à un sous-traitant qui sera tenu contractuellement et légalement de respecter la législation en vigueur en matière de protection des données.

Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?

La Ville de Namur met en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné et d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers de vos données personnelles.

Il en découle que seul le personnel de la Ville ainsi que ses sous-traitants autorisés accèdent à vos données et sont tenus de protéger celles-ci conformément au prescrit légal.

Quels sont vos droits ?

Les demandes d’informations ou visant à exercer vos droits doivent être adressées au délégué à la protection de données de la Ville de Namur à l’adresse ZHBvQHZpbGxlLm5hbXVyLmJl ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :

Ville de Namur - A l’attention du Data Protection Officer - Esplanade de l’Hôtel de Ville, 1 - 5000 NAMUR


Nous nous engageons à traiter vos demandes dans un délai raisonnable et attirons votre attention  sur le fait qu’en vertu de la législation et du type de finalités, l’exercice de certains de vos droits peut être limité voir refusé.

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

Vos droits tels que garantis par la réglementation en matière de protection des données personnelles sont les suivants :

  • Droit de consultation/d’accès
  • Droit de rectification
  • Droit à l’effacement
  • Droit au libre consentement et au retrait du consentement
  • Droit à la limitation du traitement
  • Droit à la portabilité des données
  • Droit d’opposition

Instance de recours

Autorité de protection des données (APD) - Rue de la presse, 35- 1000 BRUXELLES

02/274.48.00

Y29udGFjdEBhcGQtZ2JhLmJl

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Site internet de la ville de Namur

D’une manière générale, il vous est possible de visiter le site internet de la Ville de Namur sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de transmettre ces informations à la Ville de Namur si vous consultez uniquement son site internet.

Cependant, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certaines informations, fonctionnalités ou services offerts par la Ville de Namur par le biais de son site internet dans le cas où vous choisiriez de ne pas transmettre certaines données personnelles spécifiques vous concernant et requises par nos applications ou par nos formulaires.

En toute circonstance, la Ville de Namur s’engage à ne collecter et ne traiter vos données personnelles recueillies sur son site internet que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente politique ou définie dans le cadre de la collecte. En principe, vos données personnelles ne seront jamais utilisées dans un autre cadre que celui annoncé.

La Ville de Namur tient à préciser que le présent site internet peut contenir des liens hypertextes et autres références vers d’autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif uniquement, que nous ne gérons et ne contrôlons pas. La Ville de Namur décline toute responsabilité pour tout contenu inadapté, illégitime ou illégal présent sur les hyperliens ainsi que pour les dommages pouvant résulter de leur consultation. Nous vous recommandons donc de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente déclaration.

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