Location de salles communales

La Ville de Namur dispose de plusieurs salles communales réparties sur l'ensemble de son territoire et destinées à toute personne physique ou morale souhaitant organiser une manifestation privée (fêtes de mariage, de communion, de baptême, anniversaire familial, souper, …) ou diverses activités d’une association liées à son objet social (assemblée générale, souper, ...).

Les occupations pour l’organisation de manifestations à caractère religieux (cérémonies, offices, …), lucratif (liste non-exhaustive) : brocante, vide-dressing, les bals publics, les soirées estudiantines, …. et de manière générale toute manifestation avec publicité et entrée payante ainsi que toute manifestation qui troublerait l’ordre public et les bonnes mœurs sont interdites.

Marche à suivre

La demande de réservation doit être introduite suffisamment tôt auprès du service Gestion immobilière, un mois au moins avant la date prévue de l'occupation.
Le tarif des locations est fixé par règlement communal, téléchargeable ci-dessous.

Prise d'option

Lorsque la date de location souhaitée est libre, le demandeur/la demandeuse peut demander, à ce qu’on la retienne et ce pendant une période de 10 jours ouvrables maximum.
Cette demande peut se faire par téléphone au 081 24 63 54.
Passé ce délai et en l'absence de confirmation, l'option sera automatiquement annulée.

Confirmation de l'option

Le demandeur doit se présenter sur place (aux heures indiquées ci-dessus) afin de confirmer l'option choisie. Le demandeur, qu’il soit une personne physique ou morale, devra créer une fiche-client reprenant l’ensemble de ses coordonnées. Il devra communiquer le choix de la salle, des locaux et éventuellement de l’ajout de vaisselle si celle-ci est disponible.

Paiement de la location

Le demandeur paiera immédiatement par voie électronique le montant relatif à la salle et aux options sélectionnées. Le contrat sera édité et remis au demandeur.

Caution

Deux mois avant l’occupation, une facture sera envoyée par la Ville réclamant le paiement de la caution relative aux locaux réservés. Une fois la caution payée, il ne sera plus possible d’effectuer de modification à la réservation. Le non-paiement de la caution entrainera d’office l’annulation de la réservation.

Récupération de la caution

Sur production de l’avis favorable du responsable de la salle figurant sur l’état des lieux de sortie, la caution sera restituée dans son intégralité au demandeur, sur le compte référencé dans sa fiche client.

Si des dégâts sont constatés, ceux-ci seront indiqués par le responsable de la salle dans l’état des lieux de sortie. L’état des lieux sera visé par les deux parties. La caution versée ne sera partiellement libérée qu’après la remise en état des dégâts aux frais du demandeur.

Annulation de la réservation

L’annulation d’une réservation doit se faire obligatoirement par écrit par le demandeur (lettre ou courriel) adressé au service de la Gestion Immobilière

1. En cas d’annulation annoncée avant le 90ième jour précédant la date d’occupation, un dédit égal à 50€ sera dû par l’occupant qui se désiste.
2. En cas d’annulation annoncée entre le 31ième et le 89ième jour précédant la date d’occupation, un dédit égal à 25 % du tarif (hors caution, nettoyage et vaisselle) sera dû par l’occupant qui se désiste.
3. En cas d’annulation annoncée dans les 30 jours précédant la date d’occupation, un dédit égal à 100 % du tarif (hors caution, nettoyage et vaisselle) sera dû par l’occupant qui se désiste.
4. Le remboursement des sommes indues sera effectué par le Département de Gestion financière de la Ville de Namur.
5. En cas d’annulation pour cause indépendante de la volonté du demandeur sur base d’un justificatif probant, des frais administratifs d’un montant de 50€ seront retenus et le solde sera remboursé le Département de Gestion financière de la Ville de Namur.

Réclamation

En cas de réclamation, celle-ci doit être introduite par écrit auprès du Département de Gestion Financière – SCRO – Hôtel de Ville – 5000 Namur ou via le formulaire en ligne.
Pour être recevables, les réclamations doivent être motivées et introduites dans un délai de 3 mois à compter du paiement au comptant ou de la date d'envoi de la facture.

Autant le savoir

Avant toute occupation d’une salle communale, il est impératif de souscrire une assurance Responsabilité Civile - Organisateur auprès de la compagnie de votre choix afin de couvrir votre responsabilité en cas de dommages corporels et matériels survenus lors de la manifestation. Une copie de la police d'assurance devra être présentée au service Gestion immobilière.

Sources

Règlement général d’occupation des salles communales

Règlement-redevance pour l'occupation des salles communales 

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Annuaire des salles communales

Salles à louer de la Citadelle de Namur

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