Le présent règlement régit les conditions d’occupation à la journée ou à l’année des salles communales gérées par le service de la Gestion Immobilière. Il énumère les règles et modalités qui régissent l’occupation et l’usage des lieux, ainsi que la responsabilité de l’occupant (Occupant : le demandeur dont la demande d’occupation d’une salle communale a été acceptée par la Ville de Namur).
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Belgrade Salle André Guisset
Beez Espace Fernand Massart
Bouge Réfectoire de l’école de Bouge Moulin-à-Vent
Daussoulx Salle Amon nos Ôtes
Dave Salle Al’Copette
Flawinne Salle Al’Volée
Jambes Auditorium Berthe Pouleur (sous conditions) Château d’Amée Espace Francis Laloux Réfectoire de l’école Astrid Salle Jean Materne
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Naninne Espace Pierre Collard
Saint-Marc Centre socio-culturel
Saint-Servais Espace Hastimoulin Salle Destrebeeq
Temploux Ancienne salle de gymnastique
Vedrin Salle Parmentier
Wartet La Bourguignonne
Wépion Le Bienvenu Réfectoire de l’école de Wépion
Wierde Le Tronquoy |
Ce règlement s’applique aux salles communales (bâtiment et abords) appartenant à la Ville de Namur et proposées à l’occupation. Ces salles sont reprises à l’annexe I du présent règlement.
D’autres locaux communaux peuvent également faire l’objet d’une location et ce, à la discrétion du Collège communal.
Toute personne occupant une salle communale est réputée avoir pris connaissance du présent règlement et s’engage à le respecter : les occupants sont tenus de se conformer à ce règlement ainsi qu’aux instructions données par le responsable de la salle.
Les lieux mis à disposition devront être occupés selon la notion juridique : « en personne prudente et diligente ».
Tous les règlements visés dans ce document sont disponibles sur le site internet de la Ville de Namur au lien suivant : www.namur.be
Art. 1 : dispositions générales:
- Les différentes salles reprises à l’annexe I du présent règlement peuvent être occupées par toute personne physique ou morale.
- Les salles sont équipées en tables et chaises correspondant à la capacité de la salle. Il est possible de louer de la vaisselle (cf. article 8§2).
- Sont autorisées : les occupations pour l’organisation de :
- manifestations privées* (fêtes de mariage, de communion, de baptême, anniversaire familial, souper, …) auxquelles ne peuvent participer que des personnes nommément et anticipativement invitées par le demandeur de la salle (à charge pour le demandeur de s’assurer que l’accès soit strictement contrôlé par lui ou par toute personne habilitée à cet effet),
- diverses activités* d’une association liées à son objet social (assemblée générale, souper, ...
* Le nombre d’entrées est limité de manière à ce que la capacité de la salle, mentionnée dans l’annexe I, ne soit jamais dépassée.
- Sont interdites : toute manifestation avec publicité et entrée payante ainsi que toute manifestation qui troublerait l’ordre public et les bonnes mœurs.
- Le service de la Gestion Immobilière est autorisé à refuser l’accès aux salles reprises à l’annexe I du présent règlement en cas de garanties insuffisantes quant au niveau du bon déroulement de l’occupation.
- Toute occupation qui occasionne du tapage diurne ou nocturne, des dégâts au mobilier de la salle ou au bien occupé sera immédiatement arrêtée par le responsable de salle, avec appel aux Forces de l’Ordre en cas de nécessité.
- A. Toute manifestation privée qui s’avère être en fait une manifestation publique ou qui se transformerait en cours de déroulement en manifestation publique, sera immédiatement arrêtée par le responsable de salle, avec appel aux Forces de l’Ordre en cas de nécessité.
B. L’utilisation de la salle s’effectue dans le respect de la manifestation déclarée lors de la réservation et de la capacité d’accueil prévue dans l’annexe I. Le responsable de salle ou un membre de l’Administration peut, à tout moment, par tout moyen qu’il jugera utile, vérifier que l’occupation respecte bien le contrat conclu entre les parties et que le nombre de personnes présentes ne dépasse pas la capacité d’accueil. S’il est constaté que la manifestation déclarée ne correspond pas au contrat et/ou la capacité d’accueil est dépassée, sera immédiatement arrêtée par le responsable de salle, avec appel aux Forces de l’Ordre en cas de nécessité.
C. Il est strictement interdit de céder ou mettre à disposition les locaux à une tierce personne.
Dans les trois cas cités ci-avant, une amende de 500 euros, à titre de dédommagement pour fraude au présent règlement et non-respect du contrat d’occupation sera facturée à l’organisateur.
- Le service de la Gestion immobilière peut refuser la mise à disposition d’une salle reprise à l’annexe I du présent règlement à toute personne physique ou morale qui, lors d’une précédente occupation, n’aurait pas respecté le présent règlement : en cas de dégradations occasionnées lors d’une précédente occupation, ou si le demandeur reste redevable d’une somme suite à sa dernière location. De même, lorsque le demandeur a déjà fait l’objet de remarques relatives à la tranquillité publique ou que l’activité visée est contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs.
- La conclusion d’un contrat d’occupation ne décharge nullement l’organisateur de procéder aux formalités en vue d’obtenir les autorisations nécessaires à l’organisation de la manifestation (SABAM, Rémunération équitable, assurances, …- voir article 8§1.4).
- Le demandeur ne pourra disposer des locaux réservés que si dans les délais requis par le présent règlement :
- il s’acquitte du montant de l’occupation (montant de l’occupation et de la caution, et éventuellement de la vaisselle),
- il souscrit une assurance "Responsabilité Civile Organisateur" (voir article 5 infra).
- L’acceptation des conditions d’occupation dégage la Ville de Namur de toute responsabilité du chef de l’occupation de la salle réservée (y compris cuisine, bar, salle annexe/classe reprises dans la convention signée entre l’occupant et la Ville de Namur, et les abords). Le non-respect du présent règlement et des clauses contractuelles entraînera d’office l’annulation du contrat.
- Le Collège communal peut modifier la liste des salles reprises à l’annexe I.
- Le présent règlement abroge tous les autres règlements ainsi que toutes les autres tarifications relatives à l’ensemble des salles visées dans ce document.
- Le présent règlement sera affiché dans les salles communales proposées à l’occupation. Ce règlement peut être consulté et téléchargé sur le site internet de la Ville (www.namur.be) – rubrique location de salles communales.
- Le non-respect du présent règlement et des clauses contractuelles entraînera d’office l’annulation du contrat et le refus de toute nouvelle réservation (voir article 1.8).
- Les Tribunaux de Namur sont compétents pour trancher toutes les contestations généralement quelconques pouvant naître du présent règlement ainsi que du contrat d’occupation établi entre les parties.
En cas de litige, la Ville de Namur et l’occupant seront tenus d’utiliser la langue française.
Art. 2 : horaires / disponibilité / dispositions spécifiques:
§1. Horaires
- Les salles reprises à l’annexe I du présent règlement se réservent :
- soit à la journée :
- weekend et jour férié survenant la semaine
- il n’est autorisé qu’un seul occupant par week-end
- chaque jour d’événement est un jour payant
- soit à l’année :
- minimum 1 fois/mois pendant l’année scolaire (hors période des congés scolaires, veilles de jours fériés et jours fériés)
- soit 1 mois/an (uniquement les jours ouvrables)
- soit minimum 5 jours de suite durant les vacances scolaires
- Le Collège communal et/ou le service de la Gestion Immobilière peut / peuvent à titre exceptionnel modifier l’horaire établi en reportant ou avançant les dates réservées pour autant que le demandeur concerné soit averti du changement au moins 40 jours à l’avance.
§2. Mise à disposition/ état des lieux
- Sauf exception, l’occupant pourra disposer de la salle la veille – au moment de la remise des clés par le responsable de la salle - pour les préparatifs et devra la remettre à la disposition de l’Administration communale, dans son pristin état, pour le jour du rendez-vous fixé. L’occupant prendra contact avec le responsable de la salle afin de fixer un rendez-vous pour effectuer la prise et la remise des clés ainsi que l’état des lieux d’entrée et de sortie.
- L’ensemble des informations nécessaires à la bonne tenue de la manifestation (alarme, accès, prescriptions incendies, explications pour le bon déroulement de la manifestation, …) seront expliquées lors de la remise des clés.
- En cas de perte de clés ou de badge d’accès aux installations communales occupées, le changement de barillet ainsi que le nombre de jeux de clés ou le remplacement du badge pour ces installations seront facturés à l’occupant selon le règlement redevance sur les prestations techniques des services communaux.
- L’occupant est responsable de tous dégâts occasionnés à la salle occupée ainsi qu’aux équipements durant sa présence. Il établira l’état des lieux contradictoire avec le responsable de la salle, avant et après l’occupation.
- Ouverture et fermeture des locaux (et mise en route de l’alarme intrusion si le bâtiment en est équipé) : la remise des clés et du badge pour l’alarme à l’occupant se fait au moment de l’état des lieux d’entrée.
Après l’occupation de la salle, la remise des clés au responsable de la salle se fait au moment de l’état des lieux de sortie.
Dès la fin de leur activité, les occupants sont tenus de fermer à clé les portes d’accès aux salles et de veiller à l’activation de l’alarme intrusion. Les occupants sont tenus responsables des vols et dégâts lorsque ceux-ci sont facilités par des oublis ou négligences de leur part.
- Sécurité : l’occupant prend toutes les mesures qui s’imposent pour une gestion de l’occupation en toute sécurité. Les portes d’accès et les sorties de secours clairement signalées ne peuvent être masquées d’aucune façon et doivent toujours rester libres de tout objet pouvant entraver une évacuation rapide des lieux. Elles ne peuvent en conséquence être bloquées ou fermées durant l’occupation.
- L’occupant est tenu de quitter les lieux occupés en dernier et de vérifier avant de s’en aller, que tout est en ordre tant au niveau électricité, gaz, eau, chauffage qu’au niveau de la fermeture des portes et fenêtres, et ce dans tous les locaux qu’il a occupés (cuisine, bar, classe, salle, couloirs, toilettes, annexes, ...). Faute d’observer cette règle, il se verra imputer la responsabilité de tous dégâts, accidents, ou autres problèmes qui pourraient résulter de ce manquement et se verra facturer le montant total des réparations qui seraient éventuellement à réaliser.
- L’occupant devra se conformer aux directives qui lui seront données par le responsable de la salle, notamment en matière de sécurité et d’hygiène.
Il est, par exemple, formellement interdit à tout occupant :
- d’introduire des bonbonnes de gaz, barbecue dans les locaux qu’il a réservés
- de fumer dans les endroits non prévus à cet effet.
Si un tel fait était constaté, l’occupant sera tenu d’arrêter immédiatement sa manifestation et de quitter les lieux sans retard avec le matériel qu’il y a amené
- L’évacuation complète des déchets et la remise en ordre des locaux seront effectuées immédiatement après la location et devront être achevées au plus tard le lendemain de la manifestation pour 09h dans le respect de l’article 6§3 (sauf dérogation accordée par le responsable de la salle et sauf en cas de location le dimanche : évacuation des déchets au plus tard pour 07h le lundi matin).
- Il est strictement interdit (liste non exhaustive) :
- d’utiliser des friteuses, planchas ou appareils similaires.
- de suspendre quoi que ce soit au plafond et structures d’éclairage.
- de fixer, et ce par n’importe quel moyen, quoi que ce soit dans les murs et sur les sols.
- de brancher les appareils de sono sur les prises non réservées à cet effet.
- de fumer dans les locaux : conformément à la législation relative à l’interdiction de vapoter ou de fumer – loi du 22/12/209 modifiée par celle du 26/03/2024 - il est interdit de fumer dans un rayon de 10 mètres aux entrées et sorties des lieux accessibles au public, entre autres les écoles primaires, les bibliothèques publiques, les plaines de jeux et les terrains de sports. Cette interdiction s’applique pour certaines salles proposées à l’occupation (voir annexe I).
- L’occupant prévoira, à proximité des sorties, des seaux de sable pour y écraser les mégots – il les évacuera à la fin de son occupation
- L’occupant veillera à informer ses invités de cette interdiction et modalités.
- de jeter papiers, mégots ou quoi que ce soit d’autre, sinon dans les poubelles prévues à cet effet.
- de lancer des confettis, paillettes, … y compris aux abords de la salle.
- par mesure de prévention contre l’incendie :
- il est défendu d’allumer bougies, cierges ainsi que tout autre ornement du genre (fumigènes, …) et d’éviter l’apport de matériaux ou tissus inflammables.
- dans les cours d’école, l’usage de barbecue est également interdit. Pour les autres salles proposées, si l’occupant souhaite faire un barbecue, il lui est demandé de se conformer aux instructions du responsable de salle qui précisera l’endroit où installer le barbecue.
- si l’occupant souhaite faire appel à un foodtruck, il veillera à se conformer aux instructions du responsable de salle qui précisera l’endroit où installer le véhicule.
- tous les objets et matériaux à caractère inflammable, tels que vêtements, guirlandes, nappes de papier, …, doivent être gardés éloignés de toute source de chaleur.
- d’utiliser un générateur de mousse et/ou de fumée.
- de dormir sur place.
- de troubler l’ordre public.
En cas de non-respect de cette interdiction, un montant forfaitaire de 100€ sera réclamé à l’occupant à titre de dédommagement.
- Les occupants sont tenus d’enlever les publicités/décorations posées dans les salles, dès la fin de leur activité.
- Lorsque les bâtiments sont équipés d’un système de lutte contre l’incendie ou l’intrusion, tout utilisateur qui déclencherait volontairement et abusivement ce système s’expose à devoir payer les dégâts occasionnés (déplacement du responsable de salle ou du service de garde, frais de nettoyage éventuels par une société privée, …).
- Les parkings ne peuvent pas faire l’objet d’une réservation et ne sont pas compris dans le prix d’occupation. Les utilisateurs des parkings doivent respecter la signalisation mise en place. Le code de la route reste en vigueur dans ces parkings et aux abords des salles.
Afin d’éviter des accidents en cas d’absence temporaire de signalisation, il importe d’être prudent dans les parkings, entre autres en respectant une vitesse maximale de 5km/h.
Pour le parking de certaines salles, l’occupant se conformera aux indications communiquées par le responsable de salles.
- Précision quant aux espaces verts attenants aux salles : ils sont entretenus régulièrement mais aucune fréquence de passage pour les tontes de pelouse n’est fixée. Les services en charge de ces travaux n’ont aucune obligation d’intervenir avant les week-ends d’occupation.
- Tranquillité publique et tapage nocturne:
L’occupant doit se conformer aux exigences en matière de bruit – tapage diurne et nocturne reprises dans le Règlement général de Police. La manifestation se clôturera à maximum 2h00.
Certaines salles sont équipées d’un sonomètre. Les appareils doivent obligatoirement être branchés sur les prises réservées à cet effet.
L’occupant a l’obligation de prendre les mesures requises pour éviter que la musique diffusée dans la salle ou tout autre genre de vacarme ne s’entende à l’extérieur, de manière à ne pas importuner le voisinage, particulièrement en cas d’occupation nocturne.
L’emploi d’appareils de diffusion sonore et d’instruments de musique sera soumis au respect des normes en vigueur.
Les salles étant situées dans des quartiers résidentiels, l’occupant et ses invités éviteront de faire quelconque tapage, de claquer les portières, de faire vrombir les moteurs, de klaxonner intempestivement, entre 22h00 et 7h00.
Art. 3 : réservations:
§1. Dispositions générales
- La réservation d’une salle se fera sur place en se présentant au service de Location de salles, au 3ème étage de l’hôtel de ville, selon les horaires d’ouverture du guichet. L’occupant se munira de toutes les pièces justificatives et paiera la réservation par voie électronique uniquement.
- La réservation ne peut se faire que maximum un an à l’avance. Le demandeur désireux de réserver une salle sur plusieurs années devra renouveler sa demande tous les ans.
- L’occupation peut être sollicitée par une personne physique ou morale :
- La salle ne pourra pas être occupée ni utilisée exclusivement par des mineurs. L’utilisation de la salle par des mineurs aura pour impératif de nommer une personne majeure responsable de la manifestation et des modalités de réservation.
- La personne physique s’engage à prendre l’occupation en son nom propre et pas pour masquer l’utilisation par un tiers.
- L’association occupera la salle pour des activités entrant dans le cadre strict de son objet social et non pour des activités d’ordre privé.
- L’association s’engage à ne pas servir de prête-nom pour masquer les utilisations de particuliers, même adhérents, ou d’utilisation extérieure. L’occupation se fera sous la responsabilité du président de l’association ou d’un administrateur dûment mandaté par le président. Dans le cas contraire, l’association prête-nom ne pourra plus louer de salles communales et se verra imposer immédiatement une amende de 500 euros.
- Comme précisé à l’article 1.7.B : lorsque le motif de l’occupation s’avère ne pas correspondre au motif réel de l’occupation, une amende de 500 euros sera facturée à l’occupant, pour fraude au présent règlement.
§2. Occupation à la journée (weekend et jour férié)
La disponibilité des salles pourra être consultée par le demandeur par téléphone au service Gestion immobilière, cellule location de salles.
Option
Lorsque la date souhaitée par le demandeur est libre, ce dernier peut demander à ce qu’on la retienne pendant une période de 10 jours ouvrables maximum, afin de lui permettre d’arrêter son choix.
Passé ce délai, la demande d’occupation sera automatiquement annulée et la date retenue libérée.
Il est toutefois demandé au demandeur qui bénéficie de cette mesure d’option de bien vouloir avertir le service de la Gestion immobilière, au terme du délai accordé, du choix qu’il aura posé.
Procédure
- La demande d’occupation à la journée devra se faire en se présentant au service de la Gestion immobilière, cellule location de salle.
- Le demandeur, qu’il soit une personne physique ou morale, devra créer une fiche-client reprenant l’ensemble de ses coordonnées. Ces informations seront traitées dans le respect de la règlementation générale sur la protection des données.
- Personne physique : adresse e-mail, numéro de registre national, nom, prénom, genre, numéro de téléphone, adresse postale, numéro de compte. Une catégorie de tarif sera appliquée en fonction du statut ou de l’adresse postale.
- Personne morale (la demande doit émaner du représentant légalement ou statutairement établi pour représenter valablement la personne morale requérante) : adresse e-mail de l’association, numéro d’entreprise (Banque Carrefour des Entreprises – assujettis à la TVA ou non), nom de l’association, nom de la personne déléguée à la gestion journalière ou administrateur·trice, genre, numéro de téléphone, adresse postale, numéro de compte de l’association.
- Le demandeur devra communiquer le choix de la salle, des locaux et éventuellement de l’ajout de la vaisselle si celle-ci est disponible.
- Le demandeur, s’il souhaite réserver une salle disponible à la date recherchée, paiera immédiatement par voie électronique le montant relatif à la salle et aux options sélectionnées. Le contrat sera édité et remis au demandeur.
- Deux mois avant l’occupation, une facture sera envoyée par la Ville réclamant le paiement de la caution relative aux locaux réservés. Une fois la caution payée, il ne sera plus possible d’effectuer de modification à la réservation (par exemple, l’ajout d’un local ou de vaisselle). Le non-paiement de la caution entrainera d’office l’annulation de la réservation.
§3. Occupation à l’année
- Le demandeur qui souhaite conclure un contrat à l’année :
- devra contacter le service de la Gestion immobilière afin de convenir d’un local et d’une date fixe et récurrente d’occupation.
- signer un contrat dans lequel il s’engage à honorer le tarif convenu dans celui-ci.
- sera tenu de communiquer au service de la Gestion Immobilière son calendrier annuel d’occupation au moins 1 mois avant l’entrée en vigueur de son contrat et de communiquer les occupations réelles permettant la facturation.
- Une facture sera adressée l’occupant : le montant de l’occupation sera payé conformément aux modalités reprises sur la facture, sous peine de ne pas voir son contrat reconduit.
- Il est éventuellement possible d’occuper des classes des écoles communales dans le cadre de stages extra-scolaires. Ces demandes devront être introduites au service de la Gestion immobilière au minimum 3 mois avant le début des activités, soumises à l’avis de la Direction de l’implantation scolaire et du service Jeunesse, puis à l’approbation du Collège communal. Le tarif d’occupation à l’année repris dans le Règlement redevance pour l’occupation des salles communales sera appliqué.
§4. Annulation d’une occupation par le demandeur
L’annulation d’une réservation doit se faire obligatoirement par écrit par le demandeur (lettre ou courriel) adressé au Service de la Gestion Immobilière.
- En cas d’annulation annoncée avant le 90ième jour précédant la date d’occupation, un dédit égal à 50€ sera dû par l’occupant qui se désiste.
- En cas d’annulation annoncée entre le 31ième et le 89ième jour précédant la date d’occupation, un dédit égal à 25 % du tarif (hors caution, nettoyage et vaisselle) sera dû par l’occupant qui se désiste.
- En cas d’annulation annoncée dans les 30 jours précédant la date d’occupation, un dédit égal à 100 % du tarif (hors caution, nettoyage et vaisselle) sera dû par l’occupant qui se désiste.
- Le remboursement des sommes indues sera effectué par le Département de gestion financière de la Ville de Namur.
- En cas d’annulation pour cause indépendante de la volonté du demandeur sur base d’un justificatif probant, des frais administratifs d’un montant de 50€ seront retenus et le solde sera remboursé le Département de gestion financière de la Ville de Namur.
- Il ne sera pas possible de reporter sa réservation à une autre date.
Art. 4 : caution:
- A l’exception des services de la Ville, du CPAS, de la Zone de Police de Namur ainsi que des associations paracommunales qui occupent les locaux dans le cadre de manifestations s’inscrivant dans le cadre de leurs fonctions et attributions, une caution dont le montant varie de 175€, 350€ ou 525€ (175€/local occupé) sera exigée à titre de garantie. Le paiement de la caution sera dû un mois avant l’occupation de la salle et honoré selon les modalités décrites dans l’avis de paiement.
- Sur production de l’avis favorable du responsable de la salle figurant sur l’état des lieux de sortie, la caution sera restituée dans son intégralité au demandeur, sur le compte référencé dans sa fiche client.
Si des dégâts sont constatés, ceux-ci seront indiqués par le responsable de la salle dans l’état des lieux de sortie. L’état des lieux sera visé par les deux parties. La caution versée ne sera partiellement libérée qu’après la remise en état des dégâts aux frais du demandeur.
Cependant, pour toute dégradation constatée par le responsable de salle (dégâts dans la peinture/ revêtement mural ou sol ou plafond) un montant minimum de 80 euros sera d’office retenu sur la caution.
- Si toutefois les dégâts causés étaient de plus grande envergure, un devis serait réalisé par les services compétents de la Ville de Namur et les frais facturés, et ce, en sus de la retenue intégrale de la caution.
- En cas de non-respect des horaires d’occupation convenus contractuellement, une pénalité de 100 euros sera prélevée de la caution avant restitution du solde.
- Si lors de l’état des lieux de sortie ou après la location, le responsable de salle constate que les déchets ne sont pas évacués, une amende de 25 euros sera prélevée sur la caution (voir article 6 infra).
- Dans le cadre d’une occupation à l’année, une caution permanente annuelle est imposée aux occupants qui profitent des locaux. Cette somme sera déposée au plus tard une semaine avant la première occupation :
- soit versée sur le compte de l’Administration Communale de Namur conformément aux modalités reprises sur la facture.
- soit versée sur le compte de l’Administration Communale de Namur au moyen du système de paiement électronique disponible au service de la Gestion Immobilière.
Art. 5 : assurance "responsabilité civile - organisateur"
- Avant toute occupation d’une salle reprise à l’annexe I du présent règlement, l’occupant est tenu de présenter au service de la Gestion Immobilière la preuve de la souscription à une assurance "Responsabilité Civile - Organisateur".
- Dans le cadre d’une occupation à l’année, l’occupant est également tenu de souscrire une assurance « Responsabilité Civile – Organisateur » et d’en fournir la preuve au Service de la Gestion Immobilière.
Art. 6 : nettoyage - gestion des déchets:
§1. Dispositions générales
L’occupant est tenu de se conformer à ce qui est précisé ci-dessous quant aux dispositions pour le nettoyage et la gestion des déchets.
En cas de non-respect de ses obligations de remise en état des lieux occupés constatées par le responsable de la salle dans l’état des lieux de sortie, une amende de 250€ sera due et facturée l’occupant.
§2. Dispositions spécifiques quant à la remise en ordre et au nettoyage des locaux occupés
La remise en ordre des locaux sera effectuée immédiatement après l’occupation et devra être achevée au plus tard le lendemain de l‘occupation pour 09h (sauf dérogation accordée par le responsable de la salle et sauf en cas de location le dimanche : évacuation des déchets au plus tard pour 07h le lundi matin).
Le nettoyage repris au Règlement redevance pour l’occupation des salles communales comprend le nettoyage « à l’eau » des sols et du matériel de cuisine.
Le balayage avec évacuation des déchets, le nettoyage à l’eau des tables et chaises, des surfaces de travail du bar et de la cuisine restent à charge de l’occupant et doivent être finalisés avant l’état des lieux de sortie.
L’état des lieux aura lieu à l’heure indiquée par responsable de salles.
L’occupant remettra les locaux en ordre : rangement des tables, chaises et de tout matériel utilisé pour son occupation. Il respectera les consignes données par le responsable de la salle.
L’ensemble des locaux sera balayé et les déchets seront évacués par l’occupant dans les sacs règlementaires adéquats. L’occupant veillera à prévoir le matériel utile pour brosser la salle et nettoyer les salissures qui sortent de l’ordinaire.
Le nettoyage à l’eau du matériel de cuisine (cuisinière, four, frigo, congélateur, lave-vaisselle), et de bar est compris dans le prix du nettoyage. Cependant, il est demandé à l’occupant, après son occupation des lieux :
- Cuisine, après utilisation :
- frigos, chambre froide, congélateurs seront débranchés, vidés et resteront ouverts
- fours seront vidés et resteront ouverts
- se retrouvera dans un état de propreté irréprochable.
- la salle est équipée d’un lave-vaisselle, celui-ci sera remis en état (filtre nettoyé, réservoir vidé de son eau, …).
- Bar, pour les salles concernées, après occupation :
- frigos seront débranchés, vidés et resteront ouverts
- armoires et étagères seront vidées
- se retrouvera dans un état de propreté irréprochable.
- Toilettes :
- papier toilette, les essuie-mains et savons ne sont pas fournis.
- veillera à l’absence de salissures, déjections, vomissures, etc. sortant de l’ordinaire pour pareil endroit. Il nettoiera les cuvettes des WC et urinoirs le cas échéant.
- se retrouvera dans un état de propreté irréprochable.
Après l’état des lieux contradictoire d’entrée et la vérification du bon fonctionnement du matériel mis à disposition de l’occupant, la Ville décline toute responsabilité en cas de problèmes techniques pouvant survenir pendant la durée d’occupation. Aucune indemnité ne pourra donc lui être réclamée.
Les dégâts éventuels occasionnés pendant l’occupation seront évalués par les services techniques compétents de la Ville de Namur et facturés à l’occupant (voir article 4 supra).
Tout manquement à ces directives peut entraîner le blocage de la caution et le prélèvement d’une amende sur cette dernière (voir article 4 supra).
Si l’occupant loue de la vaisselle, celle-ci sera remise dans un état impeccable : lavée et rangée dans les armoires sur base des indications du responsable de salle. En cas de manquement (disparition, casse, détérioration, vaisselle sale), le responsable de salle l’indiquera dans l’état des lieux de sortie et les frais résultant de ce manquement seront retenus sur la caution déposée par l’occupant. Si l’occupant ne remet pas les armoires dans l’état où elles ont été confiées, une amende de 25€ par armoire non conforme sera retenue.
Le nettoyage des abords extérieurs de la salle est à charge de l’occupant : ramassage des papiers, bouteilles, mégots, etc.
Si la salle n’est pas remise en ordre comme il a été convenu à l’heure demandée, le responsable de salle sera autorisé à sortir le matériel pour laisser libre les lieux. Une partie de la caution sera d’office retenue pour non-respect des modalités fixées entre le responsable de salle et l’occupant. La Ville ne sera en rien responsable de dégâts ou pertes occasionnés au matériel du demandeur.
§3. Dispositions spécifiques quant à l’évacuation des déchets
L’évacuation des déchets devra être effectuée immédiatement après l’occupation de la salle et l’occupant se référera aux directives du responsable de salle et aux dispositions reprises ci-dessous :
Les sacs-poubelles ne sont pas fournis par la Ville de Namur. Deux possibilités sont offertes à l’occupant :
- La reprise des déchets par l’occupant de la salle.
- Le dépôt des déchets dans des sacs-poubelles réglementaires de la Ville acquis par l’occupant. Les sacs-poubelles réglementaires seront déposés par l’occupant à l’endroit indiqué par le responsable de la salle (en fonction du calendrier de ramassage des déchets ou containers poubelles).
Le tri des déchets est d’application dans les bâtiments communaux. Il est donc indispensable de respecter les consignes et le matériel de tri en place.
Si lors de l’état des lieux de sortie ou après la location, le responsable de salle constate que les déchets ne sont pas évacués, une amende de 25 euros sera prélevée sur la caution (voir article 4 supra).
Art. 7 : cas particulier - réception après funérailles:
- Lorsqu’une salle communale est encore disponible, la personne souhaitant la réserver devra se présenter au service de la Gestion Immobilière pour y effectuer les démarches utiles à l’occupation.
- Le paiement de l’occupation se fera uniquement sur base de la facture
- Le tarif d’occupation à l’heure sera appliqué.
- Exceptionnellement, il ne sera ni demandé de déposer une caution, ni de prendre une assurance RC.
Cependant, si des dégâts dus à l’occupation sont constatés par le responsable de la salle, l’occupant s’engage à prendre en charge le montant de frais qui lui sera facturé après estimation des services techniques de la Ville.
Les autres modalités d’occupation du présent règlement s’appliquent également à ce type d’occupation.
Art. 8 : tarif:
§1. Dispositions générales
- Le montant de l'occupation est celui du tarif en vigueur le jour de l’occupation. Les réservations étant possibles un an à l’avance, le montant à payer fera l'objet d'une facture complémentaire pour s'aligner sur le tarif en vigueur le jour de la location.
Les tarifs couvrent :
- le prix de l’occupation de la salle principale et/ou de la salle annexe/bar/classe et des sanitaires, et de leur mobilier (tables, chaises, etc.)
- le montant du nettoyage,
- le montant de la caution,
- un forfait pour charges,
- en option - le prix de location de la vaisselle.
- Le prix de l’occupation d’une salle comprend un forfait pour charges liées à la consommation normale de chauffage, d’électricité et d’eau, et le prix du nettoyage comprend le nettoyage à l’eau en fin d’occupation des installations occupées, à l’exclusion du rangement du matériel mis à disposition ainsi que de l’enlèvement des déchets et autres détritus inhérents à la manifestation organisée (voir article 6§2 pour les détails liés au nettoyage).
- Le prix de l’occupation (à la journée ou à l’année) est repris dans le règlement redevance pour l’occupation des salles communales.
- Le prix de l’occupation ne couvre pas :
- les droits d’accises résultant de l’exploitation d’un débit de boissons. Le demandeur procédera aux formalités requises en vue d’obtenir les autorisations nécessaires en ce cas tant du Collège communal que de l’Administration des Douanes et Accises et prendra directement en charge, en dehors de toute intervention de la Ville, toutes dépenses en résultant, ainsi que toute amende qui lui serait infligée pour non-respect de la réglementation en cette matière,
- les droits d’auteur en cas de diffusion de musique : Unisono (paiement qui revient aux auteurs, compositeurs et éditeurs) et Rémunération équitable (paiement qui revient aux artistes-interprètes et aux producteur).
Le demandeur procédera aux formalités requises notamment en ce qui concerne les déclarations que réclame la réglementation en la matière et prendra directement en charge, en dehors de toute intervention de la Ville, toutes dépenses en résultant, ainsi que toute amende qui lui serait infligée pour non-respect de la réglementation en cette matière,
- le gardiennage, qui ne pourra être assuré que par un service agréé par le SPF Intérieur, que réclameraient certains événements, qu’il soit prévu par leur organisateur ou imposé par la Ville de Namur. Le demandeur en supportera directement les dépenses, en dehors de toute intervention de la Ville ;
- les frais d’assurance dont il est question à l’article 5.
§2. Location de vaisselle
Certaines salles sont équipées de vaisselle de table.
La vaisselle se loue par lot de 50 couverts se trouvant dans une armoire. Le nombre d’armoire de vaisselle correspond à la capacité de la salle.
L’occupant qui loue de la vaisselle dans une salle communale qui en est équipée devra obligatoirement l’indiquer au moment de la réservation et devra d’office louer la cuisine (pour le nettoyage de la vaisselle). Il ne pourra pas solliciter la location de vaisselle similaire au service du Prêt matériel de la Ville de Namur. Par contre, il pourra louer le matériel manquant auprès de ce service.
Informations : service Prêt Matériel de la Ville, 28 rue des Phlox à 5100 Naninne - 081/24.86.86 - [email protected]
Règlement disponible sur le site internet de la Ville de Namur rubrique « Règlement communaux : équipement et prêt de matériel ».
La location de vaisselle est payable lors de la réservation de la salle. A défaut, le demandeur ne bénéficiera pas de la vaisselle.
La vaisselle louée fait l’objet des meilleurs soins de la part de l’emprunteur et est restitué dans un état impeccable. L’occupant veillera à prévoir le matériel utile pour le nettoyage de la vaisselle (produit de vaisselle, essuies, …) – ce matériel n’est pas fourni.
Lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie, l’état du matériel est vérifié contradictoirement par l’occupant et le responsable de la salle. Les frais résultants de la disparition, détérioration et du nettoyage de tout ou une partie du matériel sont à charge de l’occupant (au prix du matériel neuf).
Ce montant sera retenu sur la caution (cf. article 4 supra).
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Une armoire composée de 50 couverts comprend : |
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Art. 9 : protection des données personnelles:
Tout traitement de données à caractère personnel initié par la mise en œuvre du présent règlement est réalisé dans le respect de la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, notamment, le Règlement (UE) du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
En sa qualité de responsable de traitement, la Ville de Namur, représentée par le Collège communal, traite les données à caractère personnel collectées dans le respect des prescrits légaux précités.
Dans le cadre de la mise en œuvre du présent règlement toute personne consent au traitement de ses données à caractère personnel par la Ville de Namur.
Toute demande d’information et/ou d’accès aux données à caractère personnel traitées par la Ville de Namur est à adresser par courriel à l’adresse [email protected].
Art. 10 : droit applicable, juridiction et langue:
Pour l’application, l’interprétation et l’exécution du présent Règlement général, seule la législation belge est applicable à l’exclusion de toute autre législation.
Conformément à l’article 9 du Règlement-redevance, tous litiges opposant la Ville de Namur et l’occupant résultant de ou en rapport avec le présent Règlement général seront exclusivement et définitivement tranchés par les juridictions civiles de Namur.
En cas de litige, la Ville de Namur et l’occupant seront tenus d’utiliser la langue française.
Art. 11 : entrée en vigueur:
Le présent règlement entrera en vigueur dès le jour de sa publication, conformément aux prescrits des articles L1133-1 et L1133-2 du code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.
Le présent règlement abroge le précédent Règlement général adopté par le Conseil communal le 03 septembre 2019.
