Règlement général d'occupation de La Bourse

• Prestations techniques : les prestations qui ne sont pas comprises dans l’assistance technique du préposé, telles que le nettoyage des sanitaires en cours d’événement, l’ajout de matériel audiovisuel disponible à la Bourse, la présence derrière la régie pour le contrôle du volume des micros, le déplacement de matériel en cours d’événement, etc.
• Les termes définis dans le présent article ont la même signification au singulier et au pluriel.

Art. 2 : champ d'application des conditions générales

2.1 Le présent Règlement général régit toutes les obligations contractuelles entre la Ville de Namur et le demandeur, relatives à la soumission de la demande d’occupation par le demandeur, son traitement par la Ville de Namur et, le cas échéant, l’acceptation du demandeur et sa participation en tant qu’occupant.

2.2 Toute dérogation au Règlement général doit, pour être valable, être convenue préalablement par écrit, de manière expresse et signée par la Ville de Namur.

2.3 Le demandeur déclare explicitement, par la soumission de sa demande d’occupation dûment complétée et signée, et adressée à la Ville de Namur, que toute relation contractuelle entre lui et la Ville de Namur relative à l’occupation sera régie par ce Règlement général.

Art. 3 : demande d'admission

3.1 Type d’occupation

a. Les occupations autorisées à la Bourse sont de type séminaire, congrès, conférence, réunion de travail, formations, conférence de presse, présentation de produit, team building, assemblée générale, conseil d’administration, colloque et cérémonie de remise de prix.

b. Les occupations de type concert intimiste, pièce de théâtre, one man show, seront tolérées en tant que prestation accessoire liée à une activité principale reprise au point a.

c. Ne sont pas autorisés les marchés ou stands de vente de produits aux particuliers, ni les soirées privées (événements familiaux).

3.2 Formalités

3.2.1 Option

Un demandeur peut demander à ce que l’on retienne une date précise pendant une période de 15 jours ouvrables maximum, afin de lui permettre d’arrêter son choix et d’envoyer la confirmation de son option.

Passé ce délai, si aucune confirmation écrite (lettre, courriel) de réservation ne parvient à La Bourse, l’option pourra être annulée par La Ville de Namur et la date retenue libérée.

Il est toutefois demandé au demandeur qui bénéficie de cette mesure d’option de bien vouloir, soit par courriel ou par courrier, avertir La Bourse, au terme du délai accordé, du choix qu’il aura posé.

3.2.2. Occupation

La demande d’occupation ne peut être faite que via le document établi par la Ville de Namur. Cette demande d’occupation doit être soumise par le demandeur sous sa forme originale, après avoir été dûment complétée et signée. Aucun autre document ne sera pris en compte. Il en va de même pour les demandes d’occupation qui contiennent des réserves quelconques. En conséquence, dans l’hypothèse où le demandeur ajouterait des conditions à sa demande d’acceptation, celles-ci ne seront pas opposables à la Ville de Namur et ne feront donc pas partie du cadre contractuel entre la Ville de Namur et le demandeur relatif à sa demande d’occupation, ainsi que son occupation.

3.3 Valeur juridique de la demande d’occupation

La soumission de la demande d’occupation par le demandeur constitue dans son chef une offre liante et irrévocable d’occupation aux conditions reprises dans le Règlement général, dans les conditions tarifaires en vigueur au moment de l’occupation, dans sa demande d’occupation ainsi que dans tout autre document contractuel relatif à l’occupation le liant à la Ville de Namur. Toute modification ou révocation ultérieure de la demande d’occupation sera considérée comme une résiliation unilatérale de la part du demandeur ou de l’occupant et sera régie par les dispositions de l’article 6. La demande d’occupation dûment complétée par le demandeur sera enregistrée à titre provisoire par la Ville de Namur, qui l’évaluera en appliquant les critères repris à l’article 4.

3.4 Incessibilité

La demande d’occupation dûment complétée par le demandeur ainsi que son acceptation ultérieure par la Ville de Namur ne peuvent en aucun cas être cédées par le demandeur, sauf accord écrit préalable de la Ville de Namur. Dans le cas d’un tel accord, le demandeur ou l’occupant cédant restera solidairement et indivisiblement tenu avec le demandeur ou l’occupant cessionnaire des obligations découlant de la soumission de la demande d’occupation et de l’acceptation.

Art. 4 : évaluation de la demande d'occupation et refus ou acceptation du demandeur

L’évaluation de la demande d’occupation s’effectuera par la Ville de Namur.

4.1 Critères de Sélection

Toutes les demandes d’occupation soumises par les différents demandeurs feront l’objet d’une sélection sur base des critères suivants :

• la disponibilité des différents espaces et matériels liés à l’occupation.
• le bon équilibre entre les différentes occupations.
• l’adéquation entre l’orientation de l’objet de l’occupation et celle du demandeur.

4.2 Circonstances justifiant un refus de demande d’acceptation

La Ville de Namur peut refuser la demande d’acceptation dans une ou plusieurs des hypothèses suivantes :

• la demande d’occupation n’est pas compatible avec un ou plusieurs des critères énoncés à l’article 3
• le demandeur ne respecte pas une ou plusieurs de ses obligations découlant de la soumission de sa demande d’occupation.
• le demandeur n’a pas respecté une ou plusieurs obligations qu’il avait vis-à-vis de la Ville de Namur, à l’occasion d’une occupation antérieurement organisée par le demandeur ou par une société liée à lui.
• l’activité du demandeur n’a pas ou peu de rapport avec le profil d’occupation accepté.
• la demande d’occupation est envoyée à La Bourse moins de 20 jours ouvrables avant l’événement.

4.3 Conséquences du refus d’acceptation

Le refus d’acceptation sera notifié par écrit par la Ville de Namur au demandeur.

Un refus d’acceptation ne peut entraîner pour la Ville de Namur aucune conséquence et, en aucun cas, la Ville de Namur ne pourra être tenue responsable et redevable de dommages et intérêts quelconques, que ce soient des dommages directs, indirects, incidents ou autres. Le demandeur ne sera pas en droit d’exercer contre la Ville de Namur un recours quelconque ou de prétendre à une indemnité quelconque en cas de refus par la Ville de Namur d’une acceptation.

4.4 Acceptation

L’acceptation de la demande d’occupation sera notifiée par écrit par la Ville de Namur au demandeur. Seule cette notification constitue l’acceptation par la Ville de Namur du demandeur. L’échange préalable entre la Ville de Namur et le demandeur de courriers ou autres documents quelconques (tels que, par exemple, le descriptif des lieux et les tarifs) ne peut en aucun cas être constitutif de ladite acceptation.

Conformément à l’article 5 du Règlement-redevance et à l’article 5.1.1 du présent Règlement, cette acceptation rend immédiatement exigible l’ensemble des montants dus repris dans cet article 5.1.1, même si le demandeur annulait ultérieurement sa participation pour quelque raison que ce soit ou si le demandeur décidait de réduire la superficie qu’il avait initialement demandée.

La Ville de Namur sera en droit de ne pas tenir compte d’une acceptation de la demande d’occupation tant que le demandeur dont la demande d’occupation a été acceptée n’aura pas réglé totalement la facture de solde (redevance) ayant suivi cette acceptation.

L’acceptation par la Ville de Namur de la demande d’occupation soumise par le demandeur entraîne l’exigibilité, dans le chef de l’occupant, d'une prime d’assurance à la souscription de laquelle l’occupant s’engage en vertu de l’article 11.

L’acceptation ne fait en aucun cas naître un droit quelconque à la participation à une occupation future - autre que l’occupation faisant l’objet de l’acceptation - qui serait ultérieurement organisé par la Ville de Namur ou par une société liée. En aucun cas, une occupation ultérieure ne donne de droits quant à une demande d’occupation.

Art. 5 : rémunérations, modalités et délais de paiement conformément au règlement redevance

5.1 Rémunérations

5.1.1 L’acceptation par la Ville de Namur de la demande d’occupation soumise par le demandeur entraîne l’exigibilité, dans le chef de l’occupant et en faveur de la Ville de Namur, de l’ensemble des montants suivants :

• les frais de mise à disposition des locaux (occupation et forfaits).
• tous les autres frais divers prévus au règlement redevance, au règlement redevance sur les prestations techniques des services communaux et tous les autres documents commerciaux, que ce soit à titre obligatoire ou à titre optionnel, ou résultant de l’application du présent règlement général.

Les montants dus en vertu de cet article 5.1.1 sont dénommés ci-après les ˝montants dus˝.

Le montant dû est fixé en fonction de la durée de l’occupation et du type de demandeur.

Les heures d’occupation normales sont comprises entre 7h et 20h (montage et démontage compris).

La journée ne dépassera pas 13h d’occupation et devra être organisée entre 7h et 20h. Tout dépassement entraînera automatiquement la facturation d’une demi-journée supplémentaire.

La demi-journée ne dépassera pas 5 heures d’occupation (montage et démontage compris) et devra être organisée entre 7h et 20h. Tout dépassement horaire sera automatiquement converti en tarif journée.

Les forfaits sont calculés sur une occupation maximale de 13 heures consécutives. Tout dépassement entrainera la facturation d’un forfait complet supplémentaire.

Une réduction du montant de l’occupation est octroyée à l’organisateur qui réserve plusieurs dates la même année civile, conformément au Règlement-redevance.

En cas d’augmentation du temps de présence ou du nombre de salles, le supplément sera facturé sans édition d’un avenant au contrat.

5.1.2 Modalités de paiements

Les modalités de paiement reprises dans le Règlement-redevance relatif à l’occupation de La Bourse sont d’application.

5.1.3 La Ville de Namur sera en droit de ne pas tenir compte d’une acceptation de demande d’occupation tant que l’occupant dont la demande d’occupation a été acceptée n’aura pas réglé totalement les factures qui lui ont été adressées.

5.1.4 La prise de possession des locaux par l’occupant est subordonnée au paiement intégral de tous les montants dus et autres sommes dues à la Ville de Namur dans le cadre de l'occupation de la Bourse, y compris les éventuels suppléments. De même, la prise en compte des commandes sur site de suppléments techniques par l’occupant sera subordonnée au paiement intégral de tous les montants dus par cet occupant à la Ville de Namur.

5.1.5 A défaut de paiement préalablement à l’occupation, l’accès aux locaux sera refusé.

Les paiements doivent se faire en euros.

5.2 Réclamations des factures

Les modalités de réclamation des factures sont reprises dans le Règlement-redevance relatif à l’occupation de La Bourse et sont d’application.

5.3 Absence de paiement ou paiement tardif

Les modalités concernant toute absence de paiement ou paiement tardif sont reprises dans Règlement-redevance relatif à l’occupation de La Bourse et sont d’application.

Art. 6 : renonciation par l'occupant à sa participation ou réduction de la superficie demandée

6.1 Sans préjudice des dispositions de l’article 3.2, la renonciation par un occupant à sa participation ainsi que toute réduction de la superficie initialement demandée dans sa demande d’occupation doivent être notifiées par écrit par l’occupant à la Ville de Namur, indifféremment du fait que cette renonciation ou réduction s’opère avant ou après l’acceptation par la Ville de Namur.

6.2 L’annulation d’une occupation prévue par le Règlement-redevance relatif à l’occupation de La Bourse est d’application.

Art. 7 : sous-location / cession

Toute sous-location ou cession, sous quelque forme que ce soit, même à titre gratuit, à titre temporaire, ou encore à titre partiel, de tout droit relatif à l’occupation découlant de la relation contractuelle liant la Ville de Namur et l’occupant, est formellement interdite à tout occupant.

Art. 8 : espace mis à disposition

8.1 Attribution des espaces

8.1.1 La Ville de Namur détermine seule le mode d’allocation des espaces, qui seront attribués en tenant notamment compte des critères énumérés à l’article 4.1.

8.1.2 Un occupant peut faire parvenir par écrit ses objections éventuelles dûment motivées à la Ville de Namur dans les huit jours qui suivent la communication par la Ville de Namur des espaces attribués.

Après en avoir pris connaissance, la Ville de Namur prendra une décision motivée à ce propos. Cette décision sera définitive et notifiée par écrit à l’occupant.

8.1.3 La Ville de Namur se réserve le droit de déplacer un espace attribué, d’en modifier la forme, ou encore de transférer les espaces attribués si des motifs d’organisation générale ou cas de défaillance technique l’exigent.

La mise en œuvre par la Ville de Namur d’un tel droit ne donnera en aucun cas lieu à un dédommagement quelconque en faveur de l’occupant.

8.2. Prise de possession

8.2.1 La prise de possession par l’occupant des espaces attribués est subordonnée au paiement total des montants dus. Sous réserve de ce paiement, les espaces seront mis à la disposition de l’occupant au début de la période de montage telle qu’elle lui aura été communiquée préalablement, sous réserve du droit de la Ville de Namur d’imposer des délais plus stricts.

Dans la mesure où l’occupant ne se serait pas manifesté un jour d’occupation, ce fait sera considéré comme une résiliation unilatérale de la part de l’occupant et la Ville de Namur pourra disposer de plein droit des locaux, et ce, sans devoir en avertir préalablement l’occupant concerné. Dans ce cas, aucune indemnité ne sera due par la Ville de Namur, alors que l’occupant sera redevable envers la Ville de Namur d'un dédit prévu au règlement redevance.

8.2.2 L’occupant sera présumé avoir reçu les locaux en parfait état et répondant aux exigences de l’occupant et tout endommagement ou détérioration quelconques qui seraient découverts par après, pendant la durée de l’occupation ou après le démontage par l’occupant de son matériel, sera réputé avoir été causé par l’occupant et engagera sa seule et unique responsabilité.

Un état des lieux contradictoire sera établi en début et fin d’occupation dans la mesure du possible.

Tout défaut ou vice éventuel, constaté dès la prise de possession des locaux, dans un des espaces mis à disposition doit être notifié par écrit à la Ville de Namur dans les plus brefs délais.

8.2.3 En cas de non-retour du matériel prêté ou de détérioration irrémédiable de celui-ci, le matériel sera facturé à l’occupant au prix du matériel neuf.

8.3 Occupation des espaces

L’occupant désignera une personne déléguée responsable de l’occupation. Cette personne restera responsable de l’occupation pendant toute la durée de l’occupation et jusqu’au démontage final.

La personne déléguée responsable de l’occupation restera présente jusqu’au départ des derniers participants ou fournisseurs mandatés par l’occupant. Si ce n’est pas possible, elle fera connaître le nom et coordonnées de la personne la remplaçant.

8.4 Prescriptions en matière de décoration

L’occupant dont la demande d’occupation a été acceptée soumettra à la Ville de Namur un dossier comprenant un plan coté et mettant suffisamment en évidence, notamment, le concept de décoration des locaux et son absence de nuisance en tout genre.

Pour répondre aux mesures de sécurité, la Ville de Namur se réserve le droit de refuser la prise de possession par un occupant jusqu’à ce que les aménagements (décors, cloisons, panneaux d’exposition, comptoirs, etc.) soient en concordance avec le dossier soumis à la Ville de Namur et après prise en compte des remarques éventuelles de cette dernière.

Les accès et sorties de secours devront rester libres en tout temps.

Les aménagements devront être modifiés à la demande du préposé représentant la Ville de Namur.

En outre, la Ville de Namur se réserve le droit de supprimer ou de modifier toutes décorations ou autres installations qui nuiraient à la décoration générale des lieux, aux occupants voisins, au public, ou qui, en général, ne seraient pas conformes au dossier préalablement soumis.

8.5 Démontage du matériel

8.5.1 Le démontage du matériel doit être achevé dans le timing prévu initialement lors de la demande d’occupation, sous réserve du droit de la Ville de Namur d’imposer des délais plus stricts. Le démontage sera effectué exclusivement par l’occupant, sous sa responsabilité et à ses frais exclusifs. L’occupant doit rendre les locaux dans l’état dans lequel ils se trouvaient au début de l’occupation, faute de quoi la remise en état des espaces lui sera portée en compte par la Ville de Namur, conformément au règlement redevance sur les prestations techniques des services communaux.

Le démontage ne sera réputé accompli qu’au moment où les espaces auront été remis dans l’état dans lequel ils étaient avant la prise de possession par l’occupant. L’occupant dont les locaux n’auront pas été remis en état dans les délais imposés sera pénalisé d’une amende qui, par jour de retard, s’élèvera à 20% des montants dus.

8.5.2 Seule la responsabilité exclusive de l’occupant sera engagée en cas d’endommagement ou détérioration quelconque des espaces occupés, tel que constaté par les agents de la Ville de Namur après la période d’occupation, au plus tard à l’arrivée de l’occupant suivant.

Art. 9 : produits présents dans les lieux

9.1 Produits défendus lors d’une occupation

Sont défendus dans les locaux et dans ou autour du Bâtiment tous les produits, matières et biens dangereux, explosifs, inflammables et en général tous les produits, matières et biens que la Ville de Namur estimerait dangereux ou de nature à incommoder les utilisateurs et visiteurs.

La Ville de Namur se réserve le droit exclusif de juger du caractère dangereux ou incommodant des produits, ainsi que de faire enlever, aux frais de l’occupant, de tels produits, sans préjudice de son droit d’expulser l’occupant conformément à l’article 12.

9.2 Prescriptions en matière de sécurité des produits

9.2.1 Les produits, pièces, œuvres et appareils exposés doivent être équipés et installés conformément aux prescriptions de sécurité et aux règlements fédéraux, régionaux et communaux en vigueur, au moment de l’occupation.

9.2.2 La Ville de Namur se réserve le droit de contrôler la provenance des produits, pièces, œuvres et appareils exposés et de s’assurer de leur mention sur la demande d’admission. Le cas échéant, la Ville de Namur se réserve le droit de retirer des produits, pièces, œuvres ou appareils dont l’admission n’aura pas été demandée ni accordée dans les formes requises et ce, sans que l’occupant ne soit en droit d’exercer contre la Ville de Namur un recours quelconque ou de prétendre à une indemnité quelconque.

9.2.3 L’occupant est seul responsable de tout accident pouvant survenir du fait des produits, pièces, œuvres et appareils exposés ou encore du fait de démonstrations du matériel qu’il expose ou qu’il manipule, sans que la Ville de Namur ne puisse encourir une quelconque responsabilité à cet égard. L’occupant s’engage à intervenir à première demande de la Ville de Namur dans une procédure ou litige quelconque opposant la Ville de Namur (en tant que défenderesse ou demanderesse) à un tiers et ayant trait à la survenance d’un tel accident. En outre, l’occupant s’engage à indemniser la Ville de Namur pour toute demande d’indemnisation ou condamnation encourue par la Ville de Namur, en principal, intérêts et frais, ayant trait à la survenance d’un tel accident.

Art. 10 : dispositions générales

10.1 Heures d’ouverture

La Bourse est accessible de 7h à 20h, avec dépassement toléré jusque 23h (en ce compris l’état des lieux, les heures de montage, d’événement et de démontage).

En cas de non-respect des horaires d’occupation convenus contractuellement, une pénalité de 200 euros sera facturée à l’occupant.

L’occupant arrivera le premier sur les lieux. Aucun participant ni prestataire de service externe ne sera autorisé à entrer dans le bâtiment avant que l’occupant n’ait pris possession des lieux sans l’accord préalable de la Ville de Namur.

En cas de difficulté majeure ou de dysfonctionnement technique rencontrés durant l’événement, le préposé reste joignable par téléphone pendant toute l’occupation et pourra se rendre sur place endéans 30 minutes.

10.2 Interdictions liées à l’occupant

Il est formellement interdit à l’occupant :

• de troubler l’ordre public.
• de détériorer, de quelque façon que ce soit, tout matériel éventuellement mis à la disposition de l’occupant.
• d’exposer ou d’afficher des photographies ou des imprimés à caractère politique ou polémique ainsi que d’autres documents que la Ville de Namur estimerait de nature à nuire à la réputation, à l’image ou au succès de La Bourse, ainsi qu’à la réputation des personnes représentées ou mises en cause dans les dits imprimés ou photographies.
• de peindre ou de coller des affiches sur les parois intérieures ou extérieures des locaux, colonnes, balustrades, vitres, etc. Des bandes magnétiques ont été placées sur divers murs des locaux, permettant à l’occupant d’y suspendre ses affiches à l’aide d’aimants. L’occupant prévoira à ses frais des supports autoportants pour tout autre type d’affichage.
• de boire et manger dans les auditoires.
• de fumer ou vapoter dans le bâtiment.
• de détériorer, de quelque façon que ce soit, tout matériel mis à disposition par la Bourse.
• de bloquer ou obstruer même partiellement les voies et les issues de secours, la porte d’entrée principale ou toute porte intérieure menant vers une zone occupée par du public.
• de stationner vélos, trottinettes et autres engins de mobilité douce dans le bâtiment.
• d’utiliser tous les produits, matières et biens dangereux, explosifs, inflammables et en général tous les produits, matières et biens dangereux ou de nature à incommoder les utilisateurs et utilisatrices des lieux.

10.3 Obligations de l’occupant

10.3.1. Préparation technique et checklist organisateur

L’occupant précisera ses horaires définitifs, ses besoins techniques et les prestataires sélectionnés dans la checklist organisateur prévue à cet effet. Ce document devra être renvoyé à la Ville de Namur au plus tard 5 jours ouvrables avant l’occupation, sans quoi cette dernière ne garantit pas l’attribution du matériel sollicité. Le service se limitant au matériel de base.

10.3.2. Surveillance entrée

En plus de l’obligation prévue au point 8.3, le délégué responsable désignera une personne de son équipe ou prévoira à ses frais un service de surveillance présent en permanence à l’entrée principale. Ceci afin d’éviter toute intrusion dans le Bâtiment pendant le montage, l’événement et le démontage.

En cas de non-respect de cette obligation, l’occupant se verra imposer une amende de 200 euros et sera tenu pour responsable de tous dégâts occasionnés par des personnes s’étant introduites sans autorisation.

10.3.3. Prestation sono

a. matériel de base disponible avec la salle : l’occupant choisit au sein de son équipe une personne responsable de l’allumage des micros et de la diffusion des images.

Il est fortement recommandé à l’occupant de faire appel à un prestataire audiovisuel externe à ses frais.

b. matériel complémentaire et/ou utilisation du volet traduction : l’occupant a l’obligation de faire appel à une société d’audiovisuel externe à ses frais.

En cas d’utilisation du système de traduction, l’occupant pourra choisir d’utiliser le matériel fourni par la Bourse (tarif au règlement redevance en vigueur) ou de le commander à un fournisseur externe, ceci ne dispensant pas l’occupant de faire appel à un prestataire audiovisuel externe pour la manipulation du matériel. Le matériel devra être restitué dans son état initial.

Le prestataire audiovisuel externe devra répondre à des exigences imposées par la Ville de Namur.

Les éventuels dégâts et désordres occasionnés par l’entreprise d’audiovisuel seront facturés à l’occupant.

10.3.4. Souscription d’assurance

L’occupant souscrira à une assurance tel que précisé à l’article 11.

10.4 Mesures de sécurité contre l’incendie

Il est formellement interdit à l’occupant d’utiliser du gaz en bonbonnes ou en réservoir dans l’enceinte du Bâtiment. Toute matière inflammable faisant partie de la décoration de l’emplacement doit être ignifugée.

La Ville de Namur est en droit de prendre toutes les dispositions utiles aux frais de l’occupant qui sera responsable en cas de sinistre.

L’occupant s’engage à gérer l’évacuation des lieux en cas d’évacuation d’urgence et à porter une attention particulière aux personnes à mobilité réduites.

10.5 Entretien des locaux

L’occupant sera seul responsable de toute dégradation des locaux. Si des travaux de remise en état (autre que le nettoyage compris initialement dans l’offre de prix) s’avéraient nécessaires (tels que l’enlèvement des déchets liés à son occupation, l’enlèvement de tâches, de scotch et autres collants, le remplacement de carreaux, le ponçage de menuiseries, la réparation des murs, etc.), ceux-ci seront portés en compte des occupants responsables au prix coûtant. L'occupant paiera ceux-ci à la première demande de la Ville de Namur, que le travail ait été exécuté par un service communal ou par un tiers.

Si les prestations ont été réalisées par une entreprise extérieure, la facturation sera établie directement par la firme et adressée à l’occupant.

10.6 Personnel de l’occupant

Conformément à la législation sociale belge, l’occupant sera seul responsable de tenir sur son emplacement un registre du personnel employé par lui, étant entendu que l’occupant est tenu de respecter l’ensemble des dispositions de la législation sociale s’appliquant à son personnel. L’occupant est tenu d’assurer son personnel de manière adéquate contre les accidents de travail et se porte fort de ce qu’il en soit de même en ce qui concerne le personnel d’éventuels sous-traitants de l’occupant. La Ville de Namur ne pourra donc en aucun cas être responsable d’un éventuel accident de travail dont le personnel de l’occupant ou d’éventuels sous-traitants de l’occupant serait victime.

10.7 Eau, électricité, branchements informatiques

Tout raccordement à l’installation de distribution d’eau ainsi qu’aux appareils concernés doit répondre aux prescriptions en vigueur.

Les raccordements en canalisation souple sont interdits. Les raccordements électriques sont effectués par le service technique du Bâtiment.

Toutes modifications aux branchements informatiques et à l’accès à la fibre optique devront au préalable être validées par le service informatique de la Ville de Namur.

10.8 Heures de montage et de démontage

L’occupant s’engage à respecter les heures de montage et de démontage, telles qu’elles lui sont communiquées par la Ville de Namur. Ces périodes seront comptabilisées dans le tarif.

10.9 Photos, illustrations et autres éléments

La Ville de Namur se réserve le droit de prendre des photos durant l’occupation, ainsi que durant les périodes de montage et démontage, et se réserve le droit d’utiliser, reproduire, communiquer, céder ou exploiter ces photos de quelque manière que ce soit. Sauf en cas de demande contraire adressée à la Ville de Namur par l’occupant par courrier recommandé au moins un mois avant le début de l’occupation, l’occupant déclare et reconnaît céder à la Ville de Namur à titre gratuit et définitif les droits éventuels qu’il pourrait avoir sur ces photos.

10.10 Interdiction de fumer et vapoter

Conformément aux dispositions légales applicables, l’interdiction de fumer est totale. Les occupants doivent veiller au respect de cette interdiction en tout temps.

10.11 Vestiaire

Un comptoir d’accueil équipé d’un vestiaire (tringles et cintres) est disponible dans l’entrée principale. La Bourse ne fournit pas le personnel ni les tickets numérotés. L’occupant s’engage à assurer la sécurité des biens confiés par ses participants et participantes durant sa présence.

Art. 11 : assurance et responsabilité

11.1 L’occupant est obligé de couvrir toute responsabilité civile éventuelle qu’il pourrait encourir en relation avec l’occupation en souscrivant une Assurance « Responsabilité Civile – Organisateur » et en apporter la preuve avant le début de l’occupation.

Il y a lieu, en ce qui concerne les occupations des espaces par des exploitants du secteur commercial, d'exiger de ceux-ci qu'ils souscrivent une police incendie complète temporaire couvrant les espaces déterminés dans le document d’acceptation à hauteur d’un capital minimum de 2 millions d’euros.

De manière générale, cette police couvre les dommages que l’occupant pourrait occasionner au Bâtiment, à des tiers ou à la propriété ou aux possessions de tiers et ce, suivant les clauses de cette police. En cas de sinistre, l’occupant doit faire parvenir immédiatement à la Ville de Namur et au courtier choisi, un rapport écrit des circonstances ayant conduit au sinistre.

Pour l’occupant autre que les exploitants du secteur commercial, la Ville a souscrit dans sa propre police d’assurance un abandon de recours en leur faveur.

Tous les coûts que la Ville de Namur devra éventuellement supporter en raison du défaut d’assurance d’un occupant ou du non-respect du présent article devront être intégralement remboursés par l’occupant.

Il est entendu que la Ville de Namur n’intervient ni en tant que co-assureur, ni en tant que courtier ou intermédiaire d’assurances.

11.2 Indépendamment de la souscription par l’occupant à la police « Responsabilité Civile – Organisateur » l’occupant déclare et reconnaît renoncer, de manière inconditionnelle et irrévocable, en cas de vol, accident ou dommage, à toute action et tout recours contre la Ville de Namur. De plus, l’occupant renonce explicitement, de manière inconditionnelle et irrévocable, tant en son nom qu’en celui des personnes autorisées par lui et de ses assureurs pour lesquels il se porte fort, à toute action et tout recours qu’ils seraient en droit d’exercer contre la Ville de Namur, en vertu de toutes les dispositions légales ou extra-légales ou du chef de tout dommage qui aurait été causé directement ou indirectement à eux ou à des tiers. L’occupant s’engage, tant en son nom qu’en celui des personnes autorisées par lui, de notifier cet abandon de recours à leurs assureurs dommages, responsabilité civile et accidents du travail.

Dans l’hypothèse où la Ville de Namur ne pourrait pas (totalement) se baser sur les exonérations de responsabilité stipulées en sa faveur dans le présent Règlement général, l’occupant reconnaît et accepte qu’alors, la responsabilité de la Ville de Namur sera limitée à montant maximum correspondant à la somme des montants facturés par la Ville de Namur à l’occupant pour son occupation.

11.3 De façon générale, le Règlement général de Police en vigueur à Namur doit être respecté par l’occupant.

Art. 12 : expulsion

12.1 La Ville de Namur se réserve le droit d’expulser de La Bourse avec effet immédiat un occupant et de mettre un terme à toute relation contractuelle avec ce dernier en cas de non-respect par cet occupant du Règlement général ou de toute autre disposition contractuelle le liant à la Ville de Namur. Ainsi, à titre d’exemple, la Ville de Namur peut procéder à l’expulsion d’un occupant notamment dans les hypothèses (non-exhaustives) suivantes :

• l’absence de paiement par l’occupant de tout montant dû à la Ville de Namur dans le cadre d'une occupation de la Bourse.
• le non-respect par l’occupant de l’interdiction de sous-location ou de cession.
• le non-respect par l’occupant des clauses contenant des règles relatives à la sécurité, etc.
• la survenance d’une des circonstances mentionnées à l’article 4.2.

12.2 L’expulsion de l’occupant n’affecte en rien l’exigibilité de l’intégralité des montants dus par l’occupant en vertu de l’article 5.

12.3 En cas de refus de l’occupant de quitter volontairement La Bourse, la Ville de Namur pourra procéder à son expulsion forcée, aux frais exclusifs de l’occupant.

12.4 Outre l’expulsion de l’occupant, la Ville de Namur sera en droit d’exiger de la part de l’occupant expulsé tous dommages et intérêts que la Ville de Namur pourrait avoir subis en raison des faits qui ont provoqué l’expulsion, y compris une indemnité pour les dommages indirects ou encore les dommages moraux, tels que, mais non limités à, l’atteinte à l’image ou à la bonne réputation de la Ville de Namur ou de La Bourse.

12.5 En cas d’expulsion, l’occupant ne pourra réclamer aucun remboursement à la Ville de Namur, ni aucune indemnité quelconque pour les dommages et intérêts éventuellement subis par l’occupant à cause de son expulsion.

Art. 13 : force majeure

Sont considérés comme des cas de force majeure : l’incendie, la guerre, les calamités naturelles, le fait du Prince, les décisions prises par le propriétaire du Bâtiment qui rendent l’occupation des locaux loués considérablement plus onéreuse et/ou impossible, ainsi que tous les autres cas ou situations qui rendent l’occupation des locaux considérablement plus onéreuse et/ou impossible.

En cas de force majeure, la Ville de Namur a le droit soit de suspendre l’exécution de la relation contractuelle avec l’occupant pour la durée de la force majeure, soit de résilier tout ou partie de cette relation contractuelle à tout moment avec effet immédiat, sans qu’elle soit tenue d’indemniser l’occupant.

D’autre part, en cas de force majeure, les sommes versées par l’occupant seront restituées par la Ville de Namur, sans que l’occupant ne puisse faire valoir de quelconques droits à un dédommagement.

En cas de défaillance technique du matériel connue avant l’occupation, il sera laissé à l’appréciation de l’occupant la décision de maintien de l’activité, sans que l’occupant ne puisse faire valoir de quelconques droits à un dédommagement.

Conformément à l’article 8.1.3., si la Ville de Namur n’a pas la possibilité de déplacer l’activité dans un autre espace que celui attribué, l’occupant souhaitant annuler se verra appliquer les conditions d’annulation de la force majeure.

Art. 14 : annulation de l'occupation par la ville de Namur

Dans l’hypothèse où la Ville de Namur décide d’annuler une occupation de locaux, pour une raison quelconque, mais qui ne constitue pas un cas de force majeure dans son chef, il ne sera dû à l’occupant que le remboursement des factures déjà encaissés, sans que l’occupant ne puisse faire valoir de quelconques droits à un dédommagement pour quelque raison que ce soit.

Art. 15 : Traiteur

15.1. Le traiteur n’est pas imposé à l’occupant

Pour travailler à la Bourse, les Entreprises de catering s’engagent vis-à-vis de la Bourse en signant une « Charte catering événements et séminaires ». L’occupant s’engage à sélectionner une entreprise répondant aux règlementations de cette charte.

Pour la gestion du catering lors d’évènements et de séminaire, la Ville de Namur souhaite faire appel aux services d’Entreprises de catering spécialisées. Ces entreprises seront responsables de la prise en charge sans faille de la restauration lors des événements et appliqueront à cette fin les normes professionnelles les plus élevées.

Les dégâts occasionnés par l’Entreprise de catering lui seront directement refacturés.

L’occupant négocie, sans l’intervention de la Ville de Namur, avec l’Entreprise de catering sélectionnée et conclut un contrat directement avec celle-ci. L’Entreprise de catering facturera ses services de catering directement à l’Occupant selon les conditions convenues entre eux.

15.2. L’Entreprise de catering devra respecter les conditions suivantes :

• transmet à la Ville de Namur une attestation récente de l'administration de la TVA, qui montre que l'Entreprise de catering qui s'inscrit est en ordre sur le plan fiscal, ainsi qu'une attestation de l'O.N.S.S., qui confirme que l'Entreprise de catering est en ordre pour ce qui concerne le paiement de ses cotisations à la sécurité sociale.
• est également tenue de souscrire une assurance auprès d’une compagnie d’assurance reconnue sur le marché belge qui couvre tous les risques résultant de l’exercice de ses activités de catering.
• communique à la Ville de Namur le devis final confirmant la prestation prévue pour l’occupant et confirme à la Ville de Namur ses horaires de prestation présumés au plus tard 10 jours ouvrables avant l’occupation.

15.3. Le mobilier (tables mange debout et tables de buffet) est mis à disposition de l’entreprise de catering par La Ville de Namur, qui s’engage à l’utiliser en personne prudente et diligente. Si l’Entreprise de catering souhaite apporter du matériel supplémentaire, il en fera la demande expresse à la Ville de Namur.

L’utilisation du mobilier des salles de réception est incluse dans le tarif de la salle (liste du matériel disponible sur simple demande). Chaque salle dispose de son propre matériel dédié qui ne peut être déplacé pour être utilisé dans une autre salle.

La terrasse de l’espace Plein Ciel dispose d’un matériel spécifique qui sera mis en place par - et rangé propre par l’Entreprise de catering.

15.4 Le nettoyage et l’évacuation des déchets : l’Entreprise de catering doit nettoyer la cuisine, les tables de travail, les frigos et le lave-vaisselle (vidange et nettoyage). Elle s’engage également à évacuer ses propres déchets.

15.5 Le montage et démontage : l’Entreprise de catering s’engage à communiquer ses horaires de montage et démontage à la Ville de Namur, à faire livrer son matériel au début de la période d’occupation confirmée par l’occupant, et à reprendre le matériel dès la fin de l’activité.

En cas de livraison sans service sur place, l’Entreprise de catering reviendra en fin d’occupation pour reprendre tout son matériel, évacuer les déchets liés à la prestation traiteur et faire place nette.

Art. 16 : protection des données personnelles

Tout traitement de données à caractère personnel initié par la mise en œuvre du présent règlement est réalisé dans le respect de la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, notamment, le Règlement (UE) du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

En sa qualité de responsable de traitement, la Ville de Namur, représentée par le Collège communal, traite les données à caractère personnel collectées dans le respect des prescrits légaux précités.

Dans le cadre de la mise en œuvre du présent règlement toute personne consent au traitement de ses données à caractère personnel par la Ville de Namur.

Toute demande d’information et/ou d’accès aux données à caractère personnel traitées par la Ville de Namur est à adresser par courriel à l’adresse [email protected].

Art. 17 : Droit applicable, juridiction et langue

Pour l’application, l’interprétation et l’exécution du présent Règlement général, seule la législation belge est applicable à l’exclusion de toute autre législation.

Conformément à l’article 9 du Règlement-redevance, tous litiges opposant la Ville de Namur et l’occupant résultant de ou en rapport avec le présent Règlement général seront exclusivement et définitivement tranchés par les juridictions civiles de Namur.

En cas de litige, la Ville de Namur et l’occupant seront tenus d’utiliser la langue française.

Art. 18 : entrée en vigueur

Le présent règlement entrera en vigueur dès le jour de sa publication, conformément aux prescrits des articles L1133-1 et L1133-2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.

Le présent règlement abroge le précédent Règlement général d'occupation adopté par le Conseil communal du 03 septembre 2019.