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Règlement concernant la reconnaissance et les subventions à accorder à des associations sportives locales

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29/03/2022
15/04/2022

Chapitre 1 : Dispositions générales

Art. 1

Dans ce règlement, il faut entendre par :

a) association sportive : une association de membres à caractère ouvert promouvant de façon non lucrative l'éducation physique, le sport, les activités en plein air ou les loisirs sportifs.

b) année fonctionnelle :

  • pour les ASBL : année comptable,
  • pour les associations de fait : saison sportive.

L'année d'attribution de la subvention par le Collège détermine l'année du début de l'exercice comptable ou l'année du début de la saison sportive.

Art. 2

Dans les limites des crédits budgétaires et en application des conditions établies par le règlement adopté par le Conseil en date du 29 mars 2022, le Collège communal, octroie des subventions aux associations visées prévues au présent règlement.

Chapitre 2 : Reconnaissance

Art. 3

§ 1 La reconnaissance des associations aux subventions prévues par le règlement se fera sur base d'un dossier de demande. Elles répondront aux conditions suivantes :

  • développer pendant l'année fonctionnelle écoulée (définition : voir article 1) des activités telles que décrites dans l'article 1 a),
  • avoir son siège social sur le territoire de la commune et / ou pratiquer leurs activités sportives dans les installations situées sur le territoire de la commune, sauf si celles-ci n'existent pas ou n'ont pu être mises à leur disposition,
  • ne pas avoir de but lucratif,
  • disposer d'un comité composé d'au moins trois membres, dont un·e président·e, un·e secrétaire et un·e trésorier·ère,
  • être affiliées à une fédération reconnue par l'Administration des Sports compétente (Adeps) ou le Comité Olympique.

Le Collège peut accorder aux associations sportives des dérogations sur base d'une demande motivée.

§ 2 Le Département de l'Education et des Loisirs - Service des Sports de la Ville envoie aux associations le formulaire de demande de subvention tel qu'il figure en annexe du présent règlement permettant de vérifier les conditions définies au § 1.

Art. 4

Une association sportive débutante peut être reconnue, même si elle ne répond pas aux conditions de l'article 3. Néanmoins, elle doit introduire un dossier de départ avec une proposition de programme et un budget.

Chapitre 3 : Dossier de demande de subside

Art. 5

Pour pouvoir obtenir des subventions, l'association sportive est tenue de fournir le formulaire de demande visé à l'article 3 dûment complété. Celui-ci est disponible à l’adresse : www.ville.namur.be/sports.

Y seront joints les documents suivants :

  • Un fichier anonymisé des membres (de l’année fonctionnelle écoulée) sous forme d’un tableau tel que repris ci-après contenant la localité, le nombre de pratiquant par tranche d’âge (moins de 18 ans et de plus de 55 ans), ainsi que le total des membres pratiquant habitant à Namur et le nombre total de membres pratiquant toutes catégories confondues :

Localités

Membres de moins de 18 ans

Membres de 55 ans et plus

Membres habitant Namur

Membres pratiquant toutes catégories confondues

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total

 

 

 

 

  • les copies des diplômes ou des brevets des membres affiliés au club (initiateur·rice, aide moniteur·rice, moniteur·rice, entraîneur·se),
  • le relevé des charges locatives de l’année fonctionnelle écoulée des équipes de jeunes de moins de 18 ans lors d'entraînement,
  • l'attestation d'affiliation à une fédération sportive reconnue par l'Administration des Sports compétente (Adeps) ou le Comité Olympique,
  • la copie de la facture de l'assurance en responsabilité civile et accidents corporels contractée au nom de l'association au profit de l'ensemble de ses membres, couvrant l'année fonctionnelle en cours et accompagnée de la preuve de son paiement. Dans le cas où cette assurance est souscrite par la fédération, cela sera indiqué sur le formulaire (case à cocher).

De plus, les associations fourniront les documents financiers suivants :

  • pour les ASBL, l'état des recettes et des dépenses ainsi que l’annexe (ces documents forment un tout) ou les bilan et compte de résultats de l'année fonctionnelle précédant la date d'introduction du dossier de subvention établis sur les documents réglementaires tels que définis par les dispositions légales relatives aux ASBL (Arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations, selon un des schémas établis au Titre III et IV de l’arrêté et de ses annexes 6 à 8 et suivant les dispositions des articles III.82 à III.95 du Code de droit économique du 28 février 2013), approuvés en Assemblée générale et revêtu du cachet marquant la preuve de leur dépôt au Greffe du tribunal de l’entreprise, ainsi qu'un budget de l'année fonctionnelle en cours,
  • pour les associations de fait, le compte des recettes et des dépenses de l'année fonctionnelle précédant la date d'introduction du dossier de subvention ou, à défaut, l'entièreté du journal des opérations ainsi qu'une situation financière de l'association ainsi qu'un budget de l'année fonctionnelle en cours,
  • une copie du dernier extrait de compte financier de l'année fonctionnelle précédente où apparaissent clairement la dénomination du club sportif et le solde du compte bancaire au dernier jour de l'année fonctionnelle ou, à défaut, un relevé d’identité bancaire.

Toutes les associations indiqueront sur le formulaire la date du dernier changement des statuts, règlement d'ordre intérieur et / ou composition de l’Organe d'administration. De plus, les ASBL indiqueront également la date de la dernière publication aux annexes du Moniteur belge.

Lors de l'introduction d'une première demande de subside, l'association fournira :

  • pour les ASBL, les statuts publiés en application du Code des sociétés et des associations du 23 mars 2019, Livre II, Chapitre III – Formalités de publicité, accompagnés du règlement d'ordre intérieur (si existant) et de la composition de l’Organe d'administration à la date de la demande de subvention,
  • pour les associations de fait, les statuts (si existant) et le règlement d'ordre intérieur (si existant),
  • la charte sportive dûment signée par tous les membres de l’Organe d'administration.

Art. 6

Les membres de l’Organe d'administration renseignés comme tels dans le formulaire de demande devront correspondre à ceux repris dans la composition de l’Organe d'administration publiée aux annexes du Moniteur belge et sous la forme prévue par l’Arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations, Livre Ier – Constitution et formalités de publicité.

Art. 7

Le formulaire de demande et ses annexes tels que prévus à l'article 5 ainsi que toutes pièces justificatives et renseignements estimés nécessaires par le club pour le calcul de la subvention et / ou pour l'examen des documents financiers doivent être transmis au Département de l'Education et des Loisirs - Service des Sports - au plus tard pour le 15 août.

Art. 8

Si des données incorrectes ont été fournies ou si l'association fait preuve de comportement peu sportif ou ne respecte pas les prescriptions communales, le Collège communal peut réclamer la restitution complète ou partielle de la subvention allouée et exclure l'association temporairement ou définitivement de toute reconnaissance et subvention.

Chapitre 4 : Calcul de la subvention

Art. 9

Dans les limites des crédits budgétaires, le Collège communal alloue aux associations sportives reconnues une subvention, qui se compose :

  • d'une subvention de base forfaitaire et
  • d'une subvention d'activités liées au dossier de demande décrit à l'article 5.

Pour les associations visées à l'article 4, seule une subvention de démarrage d'un montant maximal de 250,00 euros sera octroyée par le Collège.

Le Collège pourra fixer des subventions forfaitaires pour des associations ou catégories d'associations présentant un caractère particulier. Les subventions visées au présent règlement ne peuvent se cumuler sur un même exercice budgétaire avec des subsides de fonctionnement déjà reçus par ailleurs.

Art. 10

Toutes les pièces justificatives et renseignements demandés qui sont estimés nécessaires pour le calcul de la subvention et / ou pour l'examen des ressources doivent être fournis au Service des Sports en même temps que la demande de subvention.

Le montant de la subvention d'activités est calculé à partir du crédit budgétaire global diminué des subventions de démarrage et des subventions forfaitaires.

a) La subvention d'activités est calculée sur base des éléments fournis par les associations relatifs à l'année fonctionnelle précédant l'année de l'introduction de la demande et sera justifiée sur l'année fonctionnelle de l'octroi de la subvention.

La subvention d'activités de l'association est calculée sur base d'un système de points dont les critères sont :

  • les membres pratiquant de l'association habitant Namur de moins de 18 ans,
  • les membres pratiquant de l'association habitant Namur de plus de 55 ans,
  • les membres pratiquant de l'association habitant Namur,
  • les titres et expériences des membres de l'encadrement technique des membres de l'association sportive et leur participation à des formations reconnues par la Communauté française ou par leur fédération sportive et d'après les modalités ci-après :
  • Cadre sportif :
    • niveau 0 (animateur·rice) : coefficient de calcul: 1
    • niveau 1 (initiateur·rice) : coefficient de calcul: 2
    • niveau 2 (éducateur·rice) : coefficient de calcul: 3
    • niveau 3 (entraîneur·se) : coefficient de calcul: 4
  • les titres des membres de l'encadrement technique non explicitement visés ci-dessus feront l'objet d'une assimilation circonstanciée aux niveaux susmentionnés, sur proposition du Service des Sports,
  • les charges locatives de l’année fonctionnelle écoulée des équipes de jeunes jusqu'à 18 ans,
  • l'établissement du siège social sur le territoire de Namur;
  • les activités sportives visant à développer un projet sportif à destination de personnes handicapées.

L'octroi des points s'opère sur base de la grille figurant au dossier.

b) La subvention d'activités est calculée sur base d'un système de points de la manière suivante :

  • pour chaque association, le nombre de points est calculé sur base de son dossier,
  • les points obtenus pour toutes les associations sont additionnés, le montant tel que défini à l'alinéa 1er est divisé par le nombre de points ainsi obtenus,
  • la subvention d'activités de chaque association sportive est calculée en multipliant ce quotient par le nombre de points octroyés à chacune de celles-ci.

Chapitre 5 : Paiement de la subvention

Art. 11

La subvention est liquidée par virement sur un compte financier ouvert au nom de l'association sportive.

Au cas où le(s) compte(s) financier(s) n'est (ne sont) pas ouvert(s) au nom de l'association mais au nom d'un ou plusieurs de ses membres, celle-ci adressera à la Ville (Département de Gestion financière) une déclaration de créance autorisant la Ville à verser le montant de la subvention sur le compte bancaire ouvert au nom du (des) titulaire(s) du compte. L'association indiquera également les nom, prénom, adresse, lieu et date de naissance et fonction du (des) mandataire(s) du compte.

Chapitre 6 : Pièces justificatives

Art. 12

Les articles L 3331-1 à 8 du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation et circulaire du 30 mai 2013 (MB du 29 août 2013) relatifs à l'octroi et au contrôle de l'octroi et de l'utilisation de certaines subventions étant de complète application, des pièces justificatives seront demandées telles que définies ci-après.

Pour les associations ayant obtenu une subvention inférieure à 2.500,00 euros, aucune pièce justificative ne sera demandée. Toutefois, un contrôle ponctuel pourra être réalisé par le Département de Gestion financière.

Pour les associations ayant obtenu une subvention entre 2.500,00 euros et 9.999,99 euros, copie des factures (toutes les pages) justifiant l'utilisation de cette subvention sera demandée. Ces justificatifs devront concerner le fonctionnement du club. Ils seront composés de copies de factures adressées à l'association et concernent notamment les locations de salle (en l'absence de facture spécifique : copie du contrat et preuve de paiement), d'électricité, d'eau, de gaz, d'assurances, de vêtements sportifs, d'entretien d'installations sportives, d'achats d'équipements spécifiques utilisables dans un court laps de temps (est donc exclu l'achat de matériel d'une durée de vie supérieure à un an), de cotisations et assimilés, de formations de l'encadrement sportif,... (liste non limitative).

Les tickets de caisse, remboursements de frais divers ou autres non libellés ou adressés à l'association sportive devront obligatoirement être accompagnés d'une note de frais dûment signée par la personne ayant effectué la dépense au nom de l'association, ainsi que de la preuve du remboursement de cette dépense.

Pour les associations tenant une comptabilité en double, seuls les frais couvrant le prorata de l'année fonctionnelle seront pris en compte.

Toutes les factures transmises le seront dans leur intégralité et mentionneront clairement la dénomination du club.

Pour les associations ayant obtenu une subvention supérieure à 10.000,00 euros, les états de recettes et de dépenses et annexes (dont un état du patrimoine) ou bilan et compte de résultats, selon le cas, et le budget de l'année fonctionnelle suivante seront demandés.

Art. 13

Les pièces justificatives visées à l'article précédent devront être transmises exclusivement au Département de Gestion financière (D.G.F.) – Service Analyses Budgétaires et comptables et Entités consolidées, par courrier ou e-mail (dHV0ZWxsZUB2aWxsZS5uYW11ci5iZQ==) dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 30 jours suivant la fin de l'année fonctionnelle ou dans le délai fixé par le courrier de notification de l'octroi de la subvention. Le subside ne sera donc considéré comme justifié qu'à partir de la réception des justificatifs par le D.G.F.

Le non-respect du délai précité pourrait entraîner, sans qu'il ne soit nécessaire d'adresser un rappel, le remboursement de la subvention ainsi non justifiée.

Chapitre 7 : Disposition ponctuelle

Art. 14

La charte sportive sera signée par les membres de l’Organe d'administration existant et accompagnera la demande de subvention pour l'année 2022 et à chaque changement de législature communale.

L'association s'engage à remettre une copie de cette charte signée à chacun de ses membres dès leur affiliation.

Chapitre 8 : Dispositions finales

Art. 15

Chaque club subventionné sera invité à mettre en évidence auprès des médias le soutien de la Ville et sera convié d’intégrer dans ses courriers, invitations, affiches et publications, ... et lors de ses activités sportives, le logo de la Ville accompagné du logo du Service des Sports et la mention "avec le soutien de la Ville de Namur".

Les logos peuvent être obtenus sur demande auprès du Département des Services d'Appui - Service Reprographie (Tél. : 081/246.268 - cmVwcm9ncmFwaGllQHZpbGxlLm5hbXVyLmJl).

Art. 16

Le présent règlement est de stricte application.

Art. 17

Tout traitement de données à caractère personnel initié par la mise en œuvre du présent règlement est réalisé dans le respect de la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, notamment, le Règlement (UE) du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

En sa qualité de responsable de traitement, la Ville de Namur, représentée par le Collège communal, traite les données à caractère personnel collectées dans le respect des prescrits légaux précités.

Dans le cadre de la mise en œuvre du présent règlement toute personne consent au traitement de ses données à caractère personnel par la Ville de Namur.

Toute demande d’information et/ou d’accès aux données à caractère personnel traitées par la Ville de Namur est à adresser par courriel à l’adresse : ZHBvQHZpbGxlLm5hbXVyLmJl.

Art. 18

Le présent règlement abroge le règlement du Conseil communal du 22 mai 2014 portant sur le même objet.

Le présent règlement entre en vigueur dès le jour de sa publication par affichage conformément au prescrit des articles L 1133-1 et L 1133-2 du CDLD.

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