Art. 1 Application
Le présent règlement s’applique à toute personne physique ou morale qui occupe l'espace Galerie du Beffroi, situé rue du Beffroi, 13, 5000 Namur.
Art. 2 Conditions d’accès
Le service Culture est chargé de faire régner l’ordre, la discipline, la moralité et d’assurer le fonctionnement normal du service dans l’intérêt général. Il a le droit d’édicter des ordres dans les limites de ses compétences. Il assure la gestion et la surveillante du lieu. Les usagers sont tenus, sous peine d’exécution, de se conformer aux recommandations du personnel avec respect.
Le lieu est accessible suivant les modalités prévues dans le cadre de l’autorisation d’occupation qui aura été accordée.
Les utilisateurs sont tenus de respecter les conditions d’autorisation (horaire, lieux…).
L’horaire d’ouverture de la galerie est fixé comme suit:
- Du mardi au samedi de 11h à 18h et le dimanche et jours fériés de 12h à 18h.
- Du lundi 12h au mardi 12h pour le montage et démontage de l’exposition.
- Un seul vernissage sera accepté par exposition (aucune soirée pour les réservations de 4 jours). Les dates sont à convenir selon la disponibilité du personnel. Les participants au vernissage seront invités à quitter les lieux afin que le personnel puisse fermer la salle à 21h.
En cas de non-respect de cette disposition, une redevance par heure dépassée sera appliquée. Ce forfait est fixé dans le règlement-redevance relatif à la Galerie du Beffroi.
Le Collège peut décider de modifier les heures d’accès à la galerie et ordonner la fermeture provisoire des lieux pour toute raison qu’il juge utile et nécessaire.
Par délégation de celui-ci, le ou la responsable du service Culture peut autoriser une modification des horaires repris sur l’autorisation d’occupation.
Le service Culture se réserve le droit de refuser l’entrée aux personnes en état de malpropreté évidente, en état d’ivresse ou sous influence de stupéfiants. Il en est de même de toute personne dont le comportement manifeste son désir de troubler l’ordre et la bonne tenue des activités.
Art. 3 Lieux et activités concernées
L’espace mis à disposition concerne l’ensemble des salles : grande salle (blanche) et seconde salle (noire) de l’espace Beffroi aux fins d’y organiser des expositions.
Chaque utilisation de l'espace de la galerie sera précédée et succédée d’un état des lieux contradictoire, établi par l’utilisateur et le service Culture ou son représentant.
Le système d’accrochage existant dans les salles sera utilisé en priorité. L’utilisation de double-face, clous, vis sur ou dans les murs et cloisons des salles est interdite.
La configuration des expositions devra :
- respecter la nature et la scénographie des lieux ;
- tenir compte de l’espace disponible pour permettre la circulation du public et des services d’entretien ;
- tenir compte des activités compatibles avec les objectifs fixés par l’utilisateur et en accord avec celui-ci (par exemple : des animations).
Les usagers ou les visiteurs sont priés de ne commettre aucune imprudence qui pourrait attenter à leur propre sécurité ou à celle d’autrui et d’utiliser les lieux en bon père de famille.
En outre, tout utilisateur qui constaterait les dégâts, est tenu d’en informer sur le champ le service Culture ou son représentant.
La personne titulaire de l’autorisation ne peut en aucun cas concéder, céder ou sous-louer son droit à l’utilisation des lieux. A défaut, l’autorisation sera révoquée de plein droit et sans mise en demeure sur base des constatations effectuées par le service Culture ou son représentant. Le cessionnaire ou le concessionnaire ou le sous-locataire sera quant à lui exclu sur le champ de la salle et ne pourra prétendre à aucune indemnité.
Art. 4 Durée de l’occupation
L’utilisateur devra occuper les lieux selon l’une des plages fixées dans l’autorisation d’occupation.
Art. 5 Matériel mis à disposition
Le matériel (socles, cimaises, cadres, etc..) mis à disposition des usagers est utilisé sous leur responsabilité.
Le matériel sera rendu après utilisation dans l’état où il a été réceptionné.
La matériel mis à disposition sera précédé et succédé d’un constat d’état contradictoire, établi par l’utilisateur et le service Culture ou son représentant.
En cas de dégradation, de destruction ou vandalisme causé au matériel, mobilier, équipement ou installation, l’utilisateur procèdera lui-même aux réparations, remise en peinture et achats divers, à ses propres frais.
En outre, tout utilisateur qui constaterait les dégâts, est tenu d’en informer sur le champ le service Culture ou son représentant.
L’utilisateur est tenu également libérer les lieux de tout matériel ou mobilier qu’il apporterait le jour du montage et ce, dès la fin de la location.
Art. 6 Utilisation de la cuisine de Namur CentreVille
Pour l’occupation de la cuisine, l’utilisateur prend contact avec Namur Centre Ville pour obtenir leur autorisation soit par mail info@namurcentreville.be ou par téléphone +32 81 26 26 38.
La cuisine doit être remise en état tous les jours.
En ce qui concerne les réceptions, il est convenu que ce sont principalement des réceptions en rapport avec l’exposition et uniquement drink et zakouskis froids, pas d’installation de chauffe-plats ou autre dans la salle.
Art. 7 Redevances
§1. Le montant de la redevance, ainsi que les modalités de paiement et de remboursement en cas de désistement sont fixés dans le règlement-redevance relatif à la Galerie du Beffroi.
§2. La redevance d’occupation ne couvre pas :
- les droits d’auteur en cas de diffusion de musique : SABAM et rémunération équitable. Le demandeur procédera aux formalités requises notamment en ce qui concerne les déclarations que réclame la réglementation en la matière et prendra directement en charge, en dehors de toute intervention de la Ville, toutes dépenses en résultant, ainsi que toute amende qui lui serait infligée pour non-respect de la réglementation en cette matière.
- le gardiennage, qui ne pourra être assuré que par un service agréé, que réclameraient certains événements, qu’il soit prévu par le demandeur ou imposé par la Ville de Namur. Le demandeur en supportera directement les dépenses, en dehors de toute intervention de la Ville ;
- les frais d’assurance dont il est question à l’Art. 8 « Assurances ».
Art. 8 Assurances
§1. Quarante jours avant l’occupation, le demandeur est tenu de présenter au service Culture la preuve de la souscription à une assurance "Responsabilité Civile - Organisateur".
L’Administration communale décline toute responsabilité en cas de :
- Dommages causés aux biens et au matériel appartenant aux utilisateurs, aux spectateurs, et aux visiteurs.
- Dommages causés aux biens et aux personnes pour toute activité payante ou gratuite, dont la Ville n’est pas organisatrice ou partenaire. Les titulaires de l’autorisation sont donc invités à couvrir les risques inhérents à leur organisation en prenant une assurance "exposition" couvrant tous les risques de destruction totale ou partielle, de vol, de perte, de disparition et/ou de détérioration dus à toute circonstance fortuite que viendraient à subir les objets assurés.
Art. 9 Nettoyage et évacuation des déchets
§1 L’occupant est tenu:
- de ranger et d’entretenir l’espace sur base des instructions de la personne responsable de l’espace,
- de brosser l’espace et d’évacuer les déchets,
- de remettre le matériel utilisé dans l’état dans lequel il se trouvait lors de l’état des lieux d’entrée.
En cas de non-respect de cette disposition, une redevance complémentaire sera appliquée pour la remise en état des locaux. Celle-ci est fixée dans le règlement-redevance relatif aux musées communaux.
§2. L’utilisateur est tenu de se conformer au règlement général de police, notamment les dispositions visant à garantir la sécurité et la propreté, précisées à l’art 73.
Pour la gestion et l’évacuation des déchets, l’utilisateur se réfère aux dispositions reprise ci-dessous :
- la reprise des déchets par lui-même ;
- Les sacs-poubelles ne sont pas fournis par l’administration communale ;
- L’utilisateur doit utiliser les sacs poubelles réglementaires payants, tels que définis dans le règlement général de police. Ceux-ci sont déposés à l’endroit et suivant le timing horaire précisés par le gestionnaire des lieux ;
- Le tri des déchets est d’application. Il convient de respecter les consignes et le matériel de tri, ainsi que les lieux et timing horaire de dépôt ;
- Les PMC sont déposés dans les sacs bleus PMC ou les conteneurs bleus ;
- Les récipients en verre doivent être portés et déposés dans les bulles à verres dispersées sur le territoire de la Ville.
En cas de non-respect de cette disposition, une redevance complémentaire sera appliquée pour la remise en état des locaux. Celle-ci est fixée dans le règlement-redevance relatif à la Galerie du Beffroi.
Art. 10 Dispositions complémentaires
Il est interdit:
- De se livrer à des activités étrangères autres que celles pour laquelle l’autorisation d’utilisation a été octroyée ;
- De fumer dans les locaux ;
- D’accéder aux infrastructures avec des engins ou du matériel susceptible d’endommager les locaux ;
- D’accéder au local de stockage du matériel sans la présence d’un représentant sur site ;
- D’accéder au local des agents ;
- D’utiliser ou de déplacer du matériel sans l’autorisation du service Culture ou de son représentant sur site ;
- De toucher aux spots d’éclairage. L’orientation de ceux-ci est effectuée par le personnel attaché à la galerie ;
- D’accéder aux locaux techniques (chaufferie, cabine électrique, téléphonie…) ;
- De vendre de la nourriture ou des friandises ;
- D’obstruer ou de bloquer les portes d’accès et les sorties de secours ;
- D’utiliser le matériel a des activités non conformes ;
- De consommer de l’alimentation en dehors des plages horaires des vernissages.
Par délégation du Collège, la direction est autorisée à expulser tout utilisateur ou visiteur qui ne se conformerait pas au présent règlement.
En cas de première expulsion et de récidive, le service Culture est tenu de faire rapport au Collège sur les circonstances de la seconde expulsion et pourra proposer l’expulsion définitive de l’utilisateur ou du spectateur récalcitrant.
En cas de retard de paiement par l’utilisateur d’une quelconque facture consécutive à son utilisation des lieux, celui-ci ne pourra pas bénéficier d’une nouvelle autorisation d’occupation sans avoir apuré sa dette.
Art. 11 Médiation culturelle
Les groupes peuvent faire appel à la cellule de médiation culturelle afin d’avoir un accompagnement lors de leur visite.
§1er. Une réservation préalable est obligatoire pour les animations pédagogiques scolaires ou extra-scolaires et les anniversaires. Celle-ci doit être:
- adressée par mail à l’adresse galeriedubeffroi@ville.namur.be ou par téléphone au 081/22.84.76.
- réalisée minimum 15 jours à l’avance pour les activités pédagogiques.
§2. Les animations sont prises en charge et encadrées par le personnel de médiation du service de la Culture.
§4. La discipline du groupe reste sous l’entière responsabilité des accompagnants qui veillerons à la participation active des élèves et encouragerons l’écoute.
Dans le cadre des activités pédagogiques scolaires, il faut au moins deux personnes accompagnantes par groupe de 25 enfants maximum.
Les personnes à besoin spécifiques doivent bénéficier d’un accompagnant personnel.
§4. Les participants doivent avoir un comportement respectueux envers le personnel, les autres visiteurs et le matériel mis à leur disposition. Ils doivent éviter toute attitude agressive et suivre les consignes données.
Le service Culture se réserve le droit d’exclure un enfant ou un groupe d’enfants dont le comportement nuirait au bon déroulement des activités.
Dans ce cas, l’enfant est pris en charge : par une personne accompagnante dans le cadre des activités scolaires ;
§4. Les horaires des activités doivent être respectés scrupuleusement afin d’assurer le bon déroulement de celles-ci. Tout retard sera déduit du temps de l’animation.
Art. 12 Juridictions compétentes
En cas de litige, seules les juridictions civiles de Namur sont compétentes.
Art. 13 Données personnelles
Tout traitement de données à caractère personnel initié par la mise en œuvre du présent règlement est réalisé dans le respect de la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, notamment, le Règlement (UE) du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
En sa qualité de responsable de traitement, la Ville de Namur, représentée par le Collège communal, traite les données à caractère personnel collectées dans le respect des prescrits légaux précités.
Dans le cadre de la mise en œuvre du présent règlement toute personne consent au traitement de ses données à caractère personnel par la Ville de Namur.
Toute demande d’information et/ou d’accès aux données à caractère personnel traitées par la Ville de Namur est à adresser par courriel à l’adresse dpo@ville.namur.be.
Art. 14 Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur dès le jour de sa publication, conformément au prescrit des articles L1133-1 et L1133-2 du Code de la démocratie locale et de la Décentralisation.
